Η προετοιμασία για έλεγχο SMETA δεν είναι μια άσκηση τακτοποίησης εγγράφων λίγο πριν από την επίσκεψη. Η εγκατάσταση πρέπει να αποδεικνύει ότι οι όροι απασχόλησης, ο χρόνος εργασίας, οι αποδοχές, η ασφάλεια, οι μηχανισμοί υποβολής παραπόνων και η εποπτεία του εξωτερικού προσωπικού συνθέτουν ένα συνεκτικό σύστημα που λειτουργεί στην πράξη. Ο ελεγκτής αντιπαραβάλλει την τεκμηρίωση με όσα παρατηρεί στην εγκατάσταση, με τις εξηγήσεις της διοίκησης και με τις εμπιστευτικές δηλώσεις των εργαζομένων. Κάθε ασυμφωνία μεταξύ αυτών των πηγών αποδυναμώνει την αξιοπιστία των υπόλοιπων τεκμηρίων. Η προετοιμασία πρέπει, επομένως, να ξεκινά με επιβεβαίωση του πεδίου του ελέγχου, αποτύπωση των πραγματικών διεργασιών και σαφή ανάθεση ευθύνης για την αντιμετώπιση των κενών. Μόνο στη συνέχεια έχει νόημα η οργάνωση της τεκμηρίωσης, η διενέργεια δοκιμαστικού ελέγχου και η επιχειρησιακή προετοιμασία της εγκατάστασης.
Το SMETA αξιολογεί την πράξη, όχι τις δηλώσεις
Το SMETA είναι μεθοδολογία δεοντολογικού ελέγχου που χρησιμοποιείται στις εφοδιαστικές αλυσίδες. Δεν αποτελεί πιστοποίηση συστήματος διαχείρισης και δεν οδηγεί στην έκδοση πιστοποιητικού συμμόρφωσης. Η έκθεση παρουσιάζει ευρήματα που αφορούν συγκεκριμένη εγκατάσταση, συγκεκριμένο πεδίο και συγκεκριμένο χρόνο αξιολόγησης. Ο εμπορικός πελάτης την αξιοποιεί για την παρακολούθηση του προμηθευτή και για διαδικασίες δέουσας επιμέλειας στην εφοδιαστική αλυσίδα.
Πριν αρχίσει η προετοιμασία, η διοίκηση πρέπει να επιβεβαιώσει με τον πελάτη το πεδίο του ελέγχου, την εγκατάσταση, τις διεργασίες και τις ομάδες εργαζομένων που θα αξιολογηθούν, καθώς και τους κανόνες κοινοποίησης της έκθεσης. Ο έλεγχος δύο πυλώνων καλύπτει τις εργασιακές πρακτικές και την υγεία και ασφάλεια στην εργασία. Ο έλεγχος τεσσάρων πυλώνων επεκτείνεται στο περιβάλλον και την επιχειρηματική δεοντολογία. Το πεδίο δεν πρέπει να θεωρείται δεδομένο με βάση προηγούμενο έλεγχο ή τις απαιτήσεις άλλου πελάτη. Χρειάζεται επίσης να ελεγχθεί στο επίσημο υλικό της Sedex ποια έκδοση της μεθοδολογίας και των εγγράφων αναφοράς ισχύει κατά την ημερομηνία του ελέγχου.
Ο ελεγκτής δεν εξετάζει μόνο αν υπάρχουν διαδικασίες. Τα ευρήματα προκύπτουν από την αντιπαραβολή εγγράφων, επιτόπιων παρατηρήσεων, συζητήσεων με τη διοίκηση και εμπιστευτικών συνεντεύξεων με εργαζομένους. Εάν τα αρχεία εμφανίζουν ορθό χρόνο εργασίας, αλλά οι εργαζόμενοι αναφέρουν ότι ξεκινούν νωρίτερα και η επιτόπια παρατήρηση επιβεβαιώνει εργασία πριν από την καταγραφή εισόδου, τα τυπικά ορθά αρχεία χάνουν την αξιοπιστία τους. Αντίστοιχες αποκλίσεις μπορεί να αφορούν τις αποδοχές, την υγεία και ασφάλεια, την έμμεση απασχόληση, το περιβάλλον και την επιχειρηματική δεοντολογία.
Την ευθύνη της προετοιμασίας πρέπει να αναλαμβάνει διοικητικό στέλεχος με αρμοδιότητα να εξαλείφει τα αίτια των αποκλίσεων και όχι αποκλειστικά το τμήμα ποιότητας ή ανθρώπινου δυναμικού. Ο συντονισμός πρέπει να καλύπτει τη λειτουργία της εγκατάστασης, την υγεία και ασφάλεια, το ανθρώπινο δυναμικό και τη μισθοδοσία, τις προμήθειες και όσους εποπτεύουν προσωπικό γραφείων προσωρινής απασχόλησης. Η λογική της προετοιμασίας είναι αντίστοιχη με την προσέγγιση που παρουσιάζεται στο άρθρο Πώς να προετοιμάσετε την επιχείρηση για έλεγχο δεύτερου μέρους σε βασικό προμηθευτή; Το αποτέλεσμα του SMETA και οι επακόλουθες ενέργειες μπορούν να επηρεάσουν την έγκριση ή τη διατήρηση του προμηθευτή, όμως οι συνέπειες εξαρτώνται από τους κανόνες του πελάτη και τους συμβατικούς όρους.
Πρώτα το πεδίο και οι αρμοδιότητες
Η προετοιμασία για SMETA πρέπει να οργανώνεται ως διατμηματικό έργο. Ο υπεύθυνος του έργου χρειάζεται εντολή από τη διοίκηση, πρόσβαση στα δεδομένα και δικαίωμα κλιμάκωσης των κινδύνων. Ο συντονιστής, ωστόσο, δεν υποκαθιστά τους ιδιοκτήτες των διεργασιών. Η ουσιαστική ευθύνη παραμένει στο ανθρώπινο δυναμικό και τη μισθοδοσία, στην υγεία και ασφάλεια, στη λειτουργία, στην περιβαλλοντική διαχείριση, στις προμήθειες, στη διοικητική υποστήριξη και στα πρόσωπα που εποπτεύουν τα γραφεία εργασίας και τους υπεργολάβους. Η διοίκηση πρέπει να εγκρίνει το πεδίο, το χρονοδιάγραμμα, τους κανόνες αναφοράς και τους πόρους για τις διορθωτικές ενέργειες.
| Πεδίο | Ιδιοκτήτης διεργασίας | Πηγές τεκμηρίων | Κύριος κίνδυνος | Προθεσμία ενέργειας |
|---|---|---|---|---|
| Απασχόληση και αποδοχές | Ανθρώπινο δυναμικό και μισθοδοσία | Συμβάσεις, φάκελοι προσωπικού, αρχεία χρόνου εργασίας, καταστάσεις μισθοδοσίας | Ασυμφωνία μεταξύ χρόνου εργασίας και αποδοχών | Πριν από την ολοκλήρωση της ανάλυσης κενών |
| Συνθήκες εργασίας | Υγεία και ασφάλεια και λειτουργία | Εκτιμήσεις κινδύνου, επιθεωρήσεις, παρατηρήσεις θέσεων εργασίας | Κίνδυνος για την υγεία ή τη ζωή | Αμέσως μετά τον εντοπισμό |
| Έμμεση απασχόληση | Προμήθειες και εποπτεία γραφείων εργασίας | Συμβάσεις, κατάλογοι προσωπικού, εκκαθαρίσεις, αρχεία εποπτείας | Έλλειψη ελέγχου των όρων απασχόλησης | Ανάλογα με τη σοβαρότητα και την έκταση του κενού |
| Παράπονα και δεοντολογία | Διοικητική υποστήριξη ή ορισμένη αρμόδια λειτουργία | Μητρώα αναφορών, διερευνήσεις, ενημέρωση εργαζομένων | Μη προσβάσιμος ή αναποτελεσματικός μηχανισμός | Πριν από την αξιολόγηση αποτελεσματικότητας |
Η ανάλυση κενών δεν μπορεί να περιορίζεται σε έλεγχο πληρότητας εγγράφων. Πρέπει να ανασυνθέτει την πραγματική ροή της πρόσληψης, της καταγραφής του χρόνου, του υπολογισμού των αποδοχών, της έγκρισης υπεργολάβων για εργασία, της υποβολής παραπόνων και της εποπτείας των συνθηκών σε κάθε βάρδια. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι μορφές απασχόλησης, ο αριθμός των φορέων που διαθέτουν προσωπικό, η εποχικότητα της παραγωγής και οι περίοδοι αυξημένων υπερωριών. Η πολυπλοκότητα αυτών των παραμέτρων, και όχι απλώς η ημερομηνία του ελέγχου, καθορίζει τον χρόνο που απαιτείται για ουσιαστική προετοιμασία.
Οι προτεραιότητες πρέπει να καθορίζονται με βάση τον κίνδυνο για τους ανθρώπους, τον νομικό κίνδυνο, την έκταση του ζητήματος και τον χρόνο που απαιτείται για μόνιμη εξάλειψη της αιτίας. Η αισθητική της τεκμηρίωσης δεν μπορεί να προηγείται της ασφάλειας ή των δικαιωμάτων των εργαζομένων. Κάθε ενέργεια πρέπει να καταγράφεται σε μητρώο που περιλαμβάνει υπεύθυνο, προθεσμία, αποδεικτικό υλοποίησης και τρόπο επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας. Οι ανέφικτες προθεσμίες πρέπει να κλιμακώνονται και όχι να αποκρύπτονται.
Η συμμετοχή της επιχειρησιακής διοίκησης είναι απαραίτητη, επειδή οι αποφάσεις για τη στελέχωση, τις υπερωρίες, την παραγωγικότητα και τις προθεσμίες παράδοσης μπορεί να δημιουργούν τις συνθήκες που οδηγούν σε αποκλίσεις. Εάν το πρόγραμμα παραγωγής επιβάλλει εργασία αντίθετη προς τους συμφωνημένους κανόνες, η διόρθωση ενός εντύπου δεν λύνει το πρόβλημα. Η διοίκηση πρέπει να αποφασίσει για τους πόρους, την οργάνωση της εργασίας ή τις δεσμεύσεις προς τον πελάτη. Η κατανομή ρόλων αξίζει να καθοριστεί με την ίδια σαφήνεια που περιγράφεται στο άρθρο Πώς να σχεδιάσετε τη διαδικασία ένταξης νέου μηχανικού ποιότητας ή εκπροσώπου ISO.
Η πραγματική εικόνα της εγκατάστασης πρέπει να επιβεβαιώνει τα αρχεία
Η προπαρασκευαστική επιθεώρηση πρέπει να ακολουθεί τη διαδρομή του εργαζομένου και όχι την αντιπροσωπευτική διαδρομή των επισκεπτών. Πρέπει να περιλαμβάνει την είσοδο στην εγκατάσταση, τα αποδυτήρια, τη διαδρομή προς τη θέση εργασίας, τον χώρο παραγωγής ή άλλο σημείο παροχής εργασίας, τους χώρους υγιεινής και ανάπαυσης, τις αποθήκες, τους διαδρόμους κυκλοφορίας και τις εξόδους κινδύνου. Εάν ο εργοδότης ή ο μεσάζων παρέχει στέγαση, πρέπει να καλύπτεται και αυτή. Το δείγμα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις βάρδιες, τους χώρους αυξημένου κινδύνου, τις απομακρυσμένες θέσεις και τις περιοχές που χρησιμοποιεί εξωτερικό προσωπικό. Σκοπός δεν είναι να ελεγχθεί η τάξη κατά τη διάρκεια μιας προαναγγελθείσας επίσκεψης, αλλά να διαπιστωθεί αν οι καθημερινές συνθήκες συμφωνούν με όσα καταγράφονται.
Κατά την επιθεώρηση πρέπει να αξιολογούνται τα προστατευτικά των μηχανών, η ελεύθερη πρόσβαση στις οδούς κυκλοφορίας και διαφυγής, η πυροπροστασία, η αποθήκευση και επισήμανση επικίνδυνων ουσιών, η διαθεσιμότητα και χρήση μέσων ατομικής προστασίας, ο εξοπλισμός πρώτων βοηθειών και η σαφήνεια της σήμανσης. Η απλή ύπαρξη εξοπλισμού δεν αποδεικνύει την αποτελεσματικότητα των μέτρων προστασίας. Οι παρατηρήσεις πρέπει να αντιπαραβάλλονται με τις ισχύουσες εκτιμήσεις επαγγελματικού κινδύνου, τα αρχεία εκπαίδευσης, ατυχημάτων και παρ’ ολίγον συμβάντων, καθώς και με τις επιθεωρήσεις και μετρήσεις που απαιτούνται στη συγκεκριμένη εγκατάσταση.
Κάθε τεχνική βλάβη πρέπει να έχει υπεύθυνο και ρεαλιστική προθεσμία αποκατάστασης. Μέχρι τότε χρειάζεται προσωρινό μέτρο που περιορίζει τον κίνδυνο. Εάν το μέτρο αυτό δεν εξασφαλίζει την ασφάλεια, η ορθή απόφαση μπορεί να είναι η προσωρινή διακοπή της διεργασίας και όχι η μετάθεση της προθεσμίας στο μητρώο.
Οι συνθήκες εργασίας πρέπει επίσης να συγκρίνονται με το πρόγραμμα παραγωγής. Η προβλεπόμενη στελέχωση και η οργάνωση των βαρδιών μπορεί να φαίνονται ορθές, ενώ ο πραγματικός φόρτος οδηγεί σε υπερωρίες, συντόμευση ή παράκαμψη διαλειμμάτων, απασχόληση ατόμων χωρίς τις απαιτούμενες εξουσιοδοτήσεις ή αντικατάσταση της ουσιαστικής καθοδήγησης με μια υπογραφή. Η ανάλυση πρέπει, συνεπώς, να καλύπτει την πραγματική στελέχωση των βαρδιών, τη χρήση υπερωριών, τις απουσίες και την παρουσία εξωτερικών συνεργατών.
Η αξιολόγηση δεν αφορά μόνο το άμεσα απασχολούμενο προσωπικό. Καλύπτει επίσης προσωρινούς και μετανάστες εργαζομένους, υπηρεσίες φύλαξης και καθαρισμού, εσωτερική εφοδιαστική, εστίαση και άλλες ομάδες που εργάζονται στην εγκατάσταση. Ο επιχειρησιακός κίνδυνος δεν σταματά στη μισθοδοσία της επιχείρησης. Για την εποπτεία των αναδόχων πρέπει να είναι σαφές ποιος εγκρίνει την έναρξη της εργασίας τους, ποιος ελέγχει τα προσόντα τους και ποιος αντιδρά στις αποκλίσεις.
Μια ενέργεια στον τομέα της υγείας και ασφάλειας δεν μπορεί να θεωρηθεί αποτελεσματικά ολοκληρωμένη όταν η προστατευτική διάταξη ενός μηχανήματος υπάρχει μόνο στο πρακτικό, οι εργαζόμενοι την παρακάμπτουν στην καθημερινή εργασία και η εποπτεία ανέχεται την απόκλιση για να διατηρείται η παραγωγικότητα. Η περίπτωση αυτή υποδηλώνει ταυτόχρονα τεχνική αστοχία, αναποτελεσματική εποπτεία, προβληματικούς παραγωγικούς στόχους και οργανωτική ανοχή. Απόδειξη επίλυσης θα αποτελέσουν η μόνιμη τεχνική λύση, η παρατήρηση της εργασίας μετά την εφαρμογή της και η επιβεβαίωση ότι το πρόγραμμα και η στελέχωση δεν επιβάλλουν εκ νέου την παράκαμψη της διάταξης ασφαλείας.
Παρόμοια αρχή συνοχής των τεκμηρίων εφαρμόζεται στο άρθρο Έλεγχος προμηθευτή στην πυρηνική ενέργεια — τι εξετάζεται και πώς προετοιμάζεται η επιχείρηση πριν από την αξιολόγηση. Οι δηλώσεις και τα πρακτικά διατηρούν την αξία τους μόνο όταν επιβεβαιώνονται από τον πραγματικό τρόπο εκτέλεσης της εργασίας.
Η τεκμηρίωση πρέπει να δίνει μία ενιαία εικόνα
Τα έγγραφα δεν πρέπει να οργανώνονται αποκλειστικά ανά τμήμα, επειδή ο ελεγκτής ανασυνθέτει τον κύκλο απασχόλησης συγκεκριμένου εργαζομένου και όχι το οργανόγραμμα της εγκατάστασης. Για επιλεγμένους εργαζομένους πρέπει να συνδέονται τα τεκμήρια που αφορούν την πρόσληψη, τη σύμβαση και τη νομιμότητα της απασχόλησης, τον χρόνο εργασίας, τις αποδοχές και τις κρατήσεις, τις άδειες, την εκπαίδευση, τις ιατρικές εξετάσεις, την υποβολή παραπόνων και τη λύση της εργασιακής σχέσης. Αυτή η διάταξη αποκαλύπτει κενά που δεν είναι ορατά σε χωριστά αρχεία ανθρώπινου δυναμικού, μισθοδοσίας, υγείας και ασφάλειας και παραγωγής.
Ιδιαίτερη εποπτεία απαιτεί η τεκμηρίωση των γραφείων προσωρινής απασχόλησης. Τυπικός κάτοχος των αρχείων μπορεί να είναι εξωτερικός φορέας, όμως η εγκατάσταση πρέπει να διασφαλίζει τη διαθεσιμότητα των τεκμηρίων που απαιτούνται για την απόδειξη των συνθηκών εργασίας στις εγκαταστάσεις της.
Το δείγμα εγγράφων πρέπει να περιλαμβάνει άτομα από διαφορετικές βάρδιες, τμήματα και μορφές απασχόλησης, συμπεριλαμβανομένων των προσωρινά απασχολουμένων, καθώς και περιόδους κανονικού και αυξημένου φόρτου. Για κάθε άτομο συγκρίνονται η σύμβαση και οι συμφωνημένοι όροι πρόσληψης με τα προγράμματα, τα αρχεία εισόδου και εξόδου, την καταγραφή του χρόνου εργασίας, τις καταστάσεις μισθοδοσίας, τις επιβεβαιώσεις τραπεζικών πληρωμών και, όπου εφαρμόζεται, τα έγγραφα του γραφείου εργασίας. Η επιλογή μόνο πλήρων φακέλων ή του τελευταίου ήρεμου μήνα δίνει μια βολική αλλά μη αντιπροσωπευτική εικόνα. Η περίοδος τήρησης και η διαθεσιμότητα των αρχείων πρέπει να σχεδιάζονται έτσι ώστε να μπορεί να ανασυσταθεί ολόκληρη η εξεταζόμενη περίοδος και όχι μόνο η τρέχουσα κατάσταση.
Οι σοβαρότερες αποκλίσεις εμφανίζονται συνήθως στις διεπαφές μεταξύ συστημάτων. Το σύστημα ελέγχου πρόσβασης μπορεί να δείχνει παρουσία εκτός καταγεγραμμένου χρόνου εργασίας, το πρόγραμμα παραγωγής μπορεί να απαιτεί στελέχωση που δεν συμφωνεί με το πρόγραμμα βαρδιών και ο υπολογισμός αποδοχών βάσει τεμαχίου ή επιδόματος μπορεί να μην αντιστοιχεί στα στοιχεία ανθρώπινου δυναμικού, μισθοδοσίας και υπερωριών. Μία μεμονωμένη ορθή αναφορά δεν αναιρεί τις αντιφάσεις μεταξύ πηγών.
Κάθε διαφορά πρέπει να καταγράφεται σε μητρώο, μαζί με την αιτία, τη διόρθωση και την επίδρασή της στον εργαζόμενο, ιδίως στις οφειλόμενες αποδοχές, την ανάπαυση, την άδεια ή τις κρατήσεις. Για παράδειγμα, μια καθυστερημένη έξοδος από την εγκατάσταση μπορεί να οφείλεται σε αναμονή μεταφοράς, αλλά αυτή η εξήγηση χρειάζεται επιβεβαίωση και δεν μπορεί να εφαρμόζεται αυτομάτως σε όλες τις περιπτώσεις.
Παράλληλα, πρέπει να ελέγχονται η επικαιρότητα των πολιτικών, των διαδικασιών, των εκτιμήσεων κινδύνου, των αδειών, των επιθεωρήσεων, των αρχείων εκπαίδευσης και των μηχανισμών παραπόνων. Ο κατάλογος των ισχυόντων εγγράφων πρέπει να ορίζει τον υπεύθυνο και την ημερομηνία ανασκόπησης. Δεν πρέπει, ωστόσο, να δημιουργούνται οδηγίες που η εγκατάσταση δεν εφαρμόζει στην πράξη. Ένα ανενεργό έγγραφο αυξάνει τον κίνδυνο απόκλισης μεταξύ του δηλωμένου και του πραγματικού τρόπου λειτουργίας και υπονομεύει την αξιοπιστία των αρχείων.
Η πρόσβαση στους φακέλους πρέπει να προετοιμάζεται με σεβασμό στην εμπιστευτικότητα και την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Το άτομο που υποστηρίζει τον έλεγχο πρέπει να γνωρίζει πού βρίσκεται κάθε τεκμήριο, ποιος μπορεί να το διαθέσει, σε ποια έκταση επιτρέπεται να παρουσιαστεί και με ποιον τρόπο δημιουργείται το συγκεκριμένο αρχείο. Αυτό αφορά τόσο τα εσωτερικά αρχεία όσο και τα δεδομένα που τηρούν γραφεία εργασίας ή άλλοι πάροχοι υπηρεσιών. Αντίστοιχη πειθαρχία ως προς τα τεκμήρια είναι κρίσιμη όπου αξιολογούνται η τυπική συμμόρφωση και η αξιοπιστία των πηγών, όπως παρουσιάζεται στο άρθρο Υποχρεωτικός έλεγχος KSC: ποιοι βασικοί φορείς πρέπει να προετοιμαστούν για την πρώτη αξιολόγηση συμμόρφωσης.
Οι εργαζόμενοι ενημερώνονται — δεν καθοδηγούνται στις απαντήσεις
Η προετοιμασία των εργαζομένων για έλεγχο SMETA πρέπει να μειώνει την οργανωτική αβεβαιότητα και όχι να επηρεάζει το περιεχόμενο των δηλώσεών τους. Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει εκ των προτέρων τον σκοπό του ελέγχου, την προβλεπόμενη πορεία του και τη δυνατότητα συμμετοχής σε εμπιστευτική συνέντευξη με τον ελεγκτή. Η ενημέρωση πρέπει να επιβεβαιώνει σαφώς ότι η ειλικρινής δήλωση, η αναφορά προβλήματος ή η άρνηση συζήτησης θεμάτων άσχετων με την εργασία δεν θα έχουν αρνητικές συνέπειες.
Οι πληροφορίες πρέπει να μεταδίδονται μέσω διαύλων προσβάσιμων σε όλες τις βάρδιες και σε γλώσσες που οι εργαζόμενοι κατανοούν πραγματικά. Εάν μέρος του προσωπικού δεν διαθέτει επαρκή γνώση της γλώσσας που χρησιμοποιείται στην εγκατάσταση, πρέπει να αξιολογείται η ανάγκη διερμηνέα και να διασφαλίζονται η αμεροληψία και η εμπιστευτικότητά του.
Δεν πρέπει να πραγματοποιούνται δοκιμαστικές συνεντεύξεις με απομνημόνευση απαντήσεων ούτε να επιλέγονται αποκλειστικά άτομα που θεωρούνται «ασφαλή». Τέτοιες πρακτικές δεν ενισχύουν τη συμμόρφωση. Δυσχεραίνουν την αξιολόγηση των πραγματικών συνθηκών και μπορεί να εκληφθούν ως άσκηση πίεσης. Η απόκλιση μεταξύ των δηλώσεων των εργαζομένων, των αρχείων προσωπικού και της πρακτικής των προϊσταμένων υποδηλώνει ανεπαρκή εποπτεία ή αναποτελεσματική επικοινωνία. Η άσκηση πίεσης στους εργαζομένους δημιουργεί επιπλέον δεοντολογικό κίνδυνο, ιδίως σε ζητήματα αποδοχών, χρόνου εργασίας, παραπόνων και συμπεριφοράς των προϊσταμένων.
Πριν από τον έλεγχο δεν πρέπει να εξετάζεται αν οι εργαζόμενοι μπορούν να επαναλάβουν το περιεχόμενο των διαδικασιών, αλλά αν γνωρίζουν πώς να τις χρησιμοποιούν. Κάθε εργαζόμενος πρέπει να κατανοεί τον τρόπο υπολογισμού των αποδοχών και των υπερωριών, τους κανόνες λήψης άδειας, τις βασικές απαιτήσεις υγείας και ασφάλειας και τους διαθέσιμους διαύλους παραπόνων και αναφοράς παραβάσεων. Πρακτική δοκιμή αποτελεί η ερώτηση πού και πώς μπορεί να αναφερθεί ένα πρόβλημα, ποιος εξετάζει την αναφορά και αν ο εργαζόμενος γνωρίζει την απαγόρευση αντιποίνων.
Η διοίκηση πρέπει να αναλύει τη χρήση των διαύλων παραπόνων και την έγκαιρη παροχή απαντήσεων χωρίς να αποκαλύπτει τα στοιχεία των αναφερόντων. Η απουσία αναφορών δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι ο μηχανισμός λειτουργεί σωστά. Μπορεί επίσης να σημαίνει ότι ο δίαυλος είναι άγνωστος ή θεωρείται επισφαλής.
Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να είναι έτοιμα να εξηγούν με πραγματικά στοιχεία τη ροή των διεργασιών, τις πηγές δεδομένων, τις εξαιρέσεις και τις διορθωτικές ενέργειες που έχουν ληφθεί. Ο προϊστάμενος πρέπει να γνωρίζει ποιος εγκρίνει το πρόγραμμα, από πού προέρχονται τα δεδομένα χρόνου εργασίας, πώς αντιμετωπίζονται οι αποκλίσεις και πού βρίσκεται το αποδεικτικό ολοκλήρωσης της διόρθωσης. Η απάντηση «δεν γνωρίζω, θα το ελέγξω» είναι πιο αξιόπιστη από μια εικασία, την απόκρυψη μιας εξαίρεσης ή μια υπόσχεση χωρίς τεκμηρίωση. Η προετοιμασία των προϊσταμένων πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον την ευθύνη τους για τον χρόνο εργασίας, τις αποδοχές, την υγεία και ασφάλεια, τη διαχείριση αναφορών και την απαγόρευση αντιποίνων.
Η προσέγγιση αυτή ανταποκρίνεται στην αρχή της συνεπούς λειτουργίας που περιγράφεται στο άρθρο Πώς να προετοιμάσετε την ομάδα για έλεγχο πελάτη όταν απαιτούνται APQP, PPAP και ανάλυση αιτίων. Κάθε άτομο γνωρίζει τον ρόλο του, μπορεί να υποδείξει την πηγή των πληροφοριών και δεν αναλαμβάνει την ευθύνη του ιδιοκτήτη μιας άλλης διεργασίας. Αυτό δεν σημαίνει σκηνοθεσία των απαντήσεων. Στον έλεγχο SMETA, αξιοπιστία υπάρχει όταν οι αυθόρμητες μαρτυρίες των εργαζομένων, οι εξηγήσεις της διοίκησης και τα αρχεία του οργανισμού περιγράφουν τον ίδιο τρόπο λειτουργίας.
Δοκιμαστικός έλεγχος και ενέργειες μετά την αξιολόγηση
Ο δοκιμαστικός έλεγχος πρέπει να αναπαράγει τον τρόπο συλλογής τεκμηρίων στο SMETA: ανασκόπηση εγγράφων, επιτόπια επιθεώρηση και εμπιστευτικές συνεντεύξεις με εργαζομένους. Σκοπός του δεν είναι να επιβεβαιώσει μια προκαθορισμένη εικόνα συμμόρφωσης, αλλά να εντοπίσει αποκλίσεις μεταξύ αρχείων, πρακτικής και μαρτυριών των ανθρώπων που εκτελούν την εργασία. Μεγαλύτερη αξία έχει η αξιολόγηση από άτομο ανεξάρτητο από τις εξεταζόμενες διεργασίες.
Η ετοιμότητα της εγκατάστασης δεν πρέπει να μετράται μόνο με τον αριθμό των κλεισμένων ενεργειών. Η αξιολόγηση βασίζεται στη σοβαρότητα των ανεπίλυτων κινδύνων, στην πληρότητα των τεκμηρίων και στην αποτελεσματικότητα των ενεργειών. Χρήσιμοι δείκτες είναι ο χρόνος ανάκτησης εγγράφων, ο αριθμός των ανεξήγητων αποκλίσεων και το ποσοστό ενεργειών υψηλού κινδύνου που έχουν ολοκληρωθεί με επιβεβαίωση αποτελεσματικότητας.
Το αποτέλεσμα του δοκιμαστικού ελέγχου αποτελεί βάση για διοικητική απόφαση: διατήρηση της ημερομηνίας του ελέγχου, εφαρμογή προσωρινών μέτρων ή συμφωνία για μετάθεσή του. Κάθε σημαντικός κίνδυνος πρέπει να έχει υπεύθυνο, αξιολόγηση επίπτωσης και τεκμηριωμένη απόφαση. Το χρονοδιάγραμμα είναι σκόπιμο να περιλαμβάνει εναλλακτικά σενάρια, όπως παρουσιάζεται στο άρθρο Πώς να προετοιμάσετε την επιχείρηση για πιστοποίηση ELOT EN ISO 9001 σε 90, 180 και 270 ημέρες — ρεαλιστικά σενάρια.
Πριν από την ημέρα του ελέγχου πρέπει να οριστούν τα πρόσωπα επικοινωνίας, να καθοριστούν οι κανόνες εισόδου και μετακίνησης στην εγκατάσταση, να προετοιμαστεί η πρόσβαση στην τεκμηρίωση και να προβλεφθεί τρόπος ταχείας ανάκτησης πρόσθετων αρχείων. Πρέπει επίσης να διατίθεται κατάλληλος χώρος για εμπιστευτικές συνεντεύξεις, διερμηνέας όταν απαιτείται, και να γνωστοποιούνται στους ελεγκτές οι ισχύοντες κανόνες ασφάλειας.
Πρακτική δοκιμή της οργάνωσης είναι να ζητηθούν, κατά τον δοκιμαστικό έλεγχο, αρκετά αρχεία από διαφορετικές περιόδους και τμήματα. Εάν η ανάκτησή τους απαιτεί αυτοσχεδιασμό, χειροκίνητη συμφωνία αντιφατικών δεδομένων ή τη συμμετοχή ενός αναντικατάστατου προσώπου, η εγκατάσταση δεν διαθέτει ακόμη σταθερό σύστημα τεκμηρίων.
Τα γνωστά προβλήματα δεν πρέπει να αποκρύπτονται. Μια αξιόπιστη απάντηση παρουσιάζει την πραγματική κατάσταση, το προσωρινό μέτρο που εφαρμόστηκε, το αποτέλεσμα της ανάλυσης αιτίων και ένα ρεαλιστικό σχέδιο μόνιμης επίλυσης. Η προθεσμία πρέπει να προκύπτει από τους διαθέσιμους πόρους και την έκταση των εργασιών και όχι από την επιθυμία γρήγορου κλεισίματος του ευρήματος.
Μετά τον έλεγχο πρέπει να γίνεται σαφής διάκριση μεταξύ διόρθωσης και διορθωτικής ενέργειας. Η διόρθωση ενός μεμονωμένου αρχείου ή η άρση μιας τοπικής απόκλισης δεν αντικαθιστά τον προσδιορισμό της βασικής αιτίας, την αξιολόγηση της έκτασης του προβλήματος ή τον έλεγχο αν αυτό εμφανίζεται και σε άλλα τμήματα ή χρονικές περιόδους. Το σχέδιο ενεργειών μετά τον έλεγχο πρέπει να προσδιορίζει την αιτία, την έκταση, τον υπεύθυνο, την προθεσμία και το αποδεικτικό αποτελεσματικότητας. Μια ενέργεια μπορεί να κλείσει μόνο αφού επιβεβαιωθεί η διατηρήσιμη αλλαγή και όχι με απλή δήλωση ότι η εργασία ολοκληρώθηκε.
Masz pytania? Porozmawiajmy.
Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań.
