SMETA auditas: kaip parengti įmonę, dokumentus ir darbuotojus nekuriant atitikties regimybės

Pasirengimas SMETA auditui nėra dokumentų sutvarkymas auditoriaus vizito dienai. Įmonė turi įrodyti, kad įdarbinimo sąlygos, darbo laikas, atlygis, darbuotojų sauga, skundų teikimo mechanizmai ir išorės darbuotojų priežiūra sudaro nuoseklią, realiai veikiančią sistemą. Auditorius lygina dokumentus su darbo vietoje stebima praktika, vadovybės paaiškinimais ir konfidencialiais darbuotojų atsakymais. Bet koks šių šaltinių neatitikimas mažina ir kitų įrodymų patikimumą. Todėl pasirengimą reikia pradėti nuo audito apimties patvirtinimo, faktinių procesų atkūrimo ir atsakomybės už nustatytų spragų pašalinimą paskirstymo. Tik tada tikslinga sisteminti dokumentus, rengti bandomąjį auditą ir organizuoti sklandžią vertinimo eigą.

SMETA vertina praktiką, o ne deklaracijas

SMETA yra tiekimo grandinėse taikoma etinio audito metodika. Tai nėra vadybos sistemos sertifikavimas, todėl po tokio audito neišduodamas atitiktį patvirtinantis sertifikatas. Ataskaitoje pateikiami konkrečios vietos, nustatytos apimties ir konkrečiu laikotarpiu atlikto vertinimo rezultatai. Verslo klientas šią ataskaitą naudoja tiekėjų priežiūrai ir tiekimo grandinės išsamaus patikrinimo procesuose.

Prieš pradedant pasirengimą vadovybė turėtų su klientu patvirtinti audito apimtį, vertinamą vietą, procesus ir darbuotojų grupes bei ataskaitos prieinamumo taisykles. Dviejų sričių auditas apima darbo praktiką ir darbuotojų saugą bei sveikatą. Keturių sričių auditas papildomai apima aplinkosaugą ir verslo etiką. Negalima daryti prielaidos, kad galios ankstesnio audito arba kito kliento nustatyta apimtis. Oficialioje „Sedex“ medžiagoje taip pat reikia patikrinti, kuri metodikos ir susijusių dokumentų versija galioja numatytą audito dieną.

Auditorius vertina ne vien tai, ar procedūros egzistuoja. Išvados daromos lyginant dokumentus, darbo sąlygų stebėjimo rezultatus, pokalbius su vadovybe ir konfidencialius interviu su darbuotojais. Jeigu darbo laiko apskaitoje valandos atrodo tinkamos, tačiau darbuotojai nurodo, kad pamainą pradeda anksčiau, o stebėjimas patvirtina, kad darbai atliekami dar neužregistravus atvykimo, formaliai tvarkingi įrašai praranda patikimumą. Panašių neatitikimų gali būti darbo užmokesčio, darbuotojų saugos ir sveikatos, įdarbinimo per tarpininkus, aplinkosaugos ir verslo etikos srityse.

Už pasirengimą turi atsakyti vadovai, turintys įgaliojimus šalinti neatitikimų priežastis, o ne vien kokybės ar personalo padalinys. Koordinavimas turi apimti veiklos valdymą, darbuotojų saugą ir sveikatą, personalą ir darbo užmokestį, pirkimus bei agentūrų darbuotojus prižiūrinčius asmenis. Pasirengimo logika panaši į aprašytą medžiagoje Kaip parengti įmonę antrosios šalies auditui pas pagrindinį tiekėją? SMETA rezultatai ir tolesni veiksmai gali turėti įtakos tiekėjo patvirtinimui ar jo statuso išlaikymui, tačiau pasekmės priklauso nuo kliento taisyklių ir sutartinių nuostatų.

Pirmiausia – apimtis ir atsakomybė

Pasirengimą SMETA auditui reikia valdyti kaip tarpfunkcinį projektą. Jo savininkas turi turėti vadovybės įgaliojimus, prieigą prie duomenų ir teisę eskaluoti rizikas. Tačiau koordinatorius nepakeičia procesų savininkų. Dalykinė atsakomybė tenka personalo ir darbo užmokesčio, darbuotojų saugos ir sveikatos, veiklos, aplinkosaugos, pirkimų ir administravimo funkcijoms bei darbo agentūras ir rangovus prižiūrintiems asmenims. Vadovybė turi patvirtinti apimtį, grafiką, ataskaitų teikimo principus ir korekciniams veiksmams reikalingus išteklius.

Spragų analizė negali apsiriboti dokumentų išsamumo patikrinimu. Ji turi atkurti faktinę įdarbinimo, darbo laiko registravimo, atlygio apskaičiavimo, rangovų leidimo dirbti, skundų pateikimo ir sąlygų skirtingose pamainose priežiūros eigą. Reikia įvertinti įdarbinimo formas, darbuotojus siunčiančių subjektų skaičių, gamybos sezoniškumą ir padidėjusio viršvalandinio darbo laikotarpius. Sąžiningam pasirengimui reikalingą laiką lemia šių aplinkybių sudėtingumas, o ne vien audito data.

Prioritetai turi būti nustatomi pagal pavojų žmonėms, teisinę riziką, reiškinio mastą ir laiką, kurio reikia tvariai pašalinti priežastį. Tvarkinga dokumentų forma negali būti svarbesnė už saugą ar darbuotojų teises. Kiekvienas veiksmas turi būti įtrauktas į registrą, nurodant atsakingą asmenį, terminą, įvykdymo įrodymą ir veiksmingumo patikrinimo būdą. Neįgyvendinamus terminus reikia eskaluoti, o ne slėpti.

Veiklos vadovų dalyvavimas būtinas, nes sprendimai dėl darbuotojų skaičiaus, viršvalandžių, našumo ir pristatymo terminų gali sudaryti sąlygas neatitikimams. Jeigu gamybos planas verčia dirbti nesilaikant nustatytų taisyklių, formos pataisymas problemos neišspręs. Vadovybė turi priimti sprendimą dėl išteklių, darbo organizavimo arba įsipareigojimų klientui. Vaidmenis verta apibrėžti taip pat aiškiai, kaip nurodyta medžiagoje Kaip parengti naujo kokybės inžinieriaus arba ISO vadybos sistemos atstovo įvedimo procesą.

Faktinės sąlygos turi patvirtinti įrašus

Parengiamąją apžiūrą reikia atlikti darbuotojo maršrutu, o ne reprezentaciniu svečių keliu. Ji turi apimti patekimą į įmonės teritoriją, persirengimo patalpas, kelią iki darbo vietos, gamybos salę ar kitą darbo vietą, sanitarines ir poilsio patalpas, sandėlius, judėjimo kelius ir avarinius išėjimus. Jeigu darbdavys ar tarpininkas suteikia apgyvendinimą, turi būti įvertinta ir ši sritis. Imtis turėtų apimti visas pamainas, padidintos rizikos vietas, nuo pagrindinių judėjimo srautų nutolusias darbo vietas ir išorės personalo naudojamas zonas. Tikslas nėra patikrinti tvarką iš anksto paskelbto vizito metu. Reikia nustatyti, ar kasdienės sąlygos atitinka dokumentuose aprašytą praktiką.

Apžiūros metu būtina įvertinti mašinų apsaugus, judėjimo ir evakuacijos kelių praeinamumą, priešgaisrinę saugą, pavojingų medžiagų laikymą ir ženklinimą, asmeninių apsaugos priemonių prieinamumą ir naudojimą, pirmosios pagalbos priemones bei ženklų aiškumą. Vien įrangos buvimas nepatvirtina apsaugos priemonių veiksmingumo. Stebėjimo rezultatus reikia palyginti su aktualiais profesinės rizikos vertinimais, mokymų, nelaimingų atsitikimų ir pavojingų incidentų registrais bei konkrečiai įmonei privalomų patikrų ir matavimų rezultatais.

Kiekvienas techninis trūkumas turi turėti atsakingą asmenį ir realų pašalinimo terminą. Iki galutinio pašalinimo reikia taikyti laikiną riziką mažinančią priemonę. Jeigu ji neužtikrina saugos, tinkamas sprendimas gali būti laikinas proceso sustabdymas, o ne termino perkėlimas registre.

Darbo sąlygas taip pat reikia palyginti su gamybos planu. Numatytas darbuotojų skaičius ir pamainų organizavimas gali atrodyti tinkami, nors faktinis darbo krūvis lemia viršvalandžius, pertraukų trumpinimą ar vengimą, reikiamų įgaliojimų neturinčių asmenų paskyrimą arba realaus instruktavimo pakeitimą parašu. Todėl analizė turi apimti faktinį pamainų darbuotojų skaičių, viršvalandžius, neatvykimus ir išorės subjektų darbuotojų dalyvavimą.

Vertinami ne tik įmonės darbuotojai, bet ir laikinieji bei darbuotojai migrantai, apsaugos, valymo, vidinės logistikos, valgyklos personalas ir kitos įmonės teritorijoje dirbančios grupės. Veiklos rizika nesibaigia ties įmonės darbo užmokesčio žiniaraščiu. Prižiūrint rangovus reikia nustatyti, kas leidžia jiems pradėti darbą, tikrina kvalifikaciją ir reaguoja į nukrypimus.

Darbuotojų saugos ir sveikatos veiksmas negali būti laikomas veiksmingai užbaigtu, jeigu mašinos apsaugas egzistuoja tik patikrinimo protokole, darbuotojai jį apeina atlikdami įprastą darbą, o vadovai toleruoja nukrypimą siekdami išlaikyti našumą. Toks atvejis vienu metu rodo techninį trūkumą, neveiksmingą priežiūrą, netinkamus gamybos tikslus ir organizacinę toleranciją. Problemos pašalinimą patvirtintų tvarus techninis sprendimas, darbo stebėjimas po jo įdiegimo ir įrodymas, kad planas bei darbuotojų skaičius nebeskatina apeiti apsaugos.

Panašus įrodymų nuoseklumo principas taikomas medžiagoje Tiekėjo auditas branduolinės energetikos sektoriuje: kas tikrinama ir kaip pasirengti kvalifikavimui. Deklaracijos ir protokolai išlieka vertingi tik tada, kai juos patvirtina faktinis darbo atlikimo būdas.

Dokumentai turi sudaryti vieną nuoseklų vaizdą

Dokumentų nereikėtų sisteminti vien pagal padalinius, nes auditorius atkuria konkretaus darbuotojo įdarbinimo ir darbo istoriją, o ne įmonės organizacinę struktūrą. Atrinktiems darbuotojams reikia susieti įrodymus apie atranką, sutartį ir teisėtą įdarbinimą, darbo laiką, atlyginimą ir išskaitas, atostogas, mokymus, sveikatos patikrinimus, skundų pateikimą ir darbo santykių pabaigą. Toks požiūris atskleidžia spragas, kurių nematyti atskirai tikrinant personalo, darbo užmokesčio, darbuotojų saugos ir sveikatos bei gamybos dokumentus.

Ypatingos kontrolės reikia darbo agentūrų dokumentams. Formalus jų valdytojas gali būti išorės subjektas, tačiau įmonė turi užtikrinti, kad būtų prieinami įrodymai, reikalingi jos teritorijoje taikomoms darbo sąlygoms pagrįsti.

Dokumentų imtis turi apimti skirtingų pamainų, padalinių ir įdarbinimo formų darbuotojus, įskaitant laikinuosius darbuotojus, taip pat įprasto ir padidėjusio darbo krūvio laikotarpius. Kiekvieno darbuotojo sutartis ir įdarbinant sutartos sąlygos lyginamos su grafikais, įėjimo ir išėjimo įrašais, darbo laiko apskaita, darbo užmokesčio žiniaraščiais, bankinių pervedimų patvirtinimais ir, kai taikoma, agentūros dokumentais. Atrinkus tik tvarkingas bylas arba paskutinį ramų mėnesį, gaunamas patogus, bet nereprezentatyvus vaizdas. Todėl įrašų saugojimo laikotarpį ir prieinamumą reikia planuoti taip, kad būtų galima atkurti visą tikrinamą laikotarpį, o ne tik dabartinę situaciją.

Reikšmingiausi neatitikimai dažniausiai atsiranda skirtingų sistemų sandūroje. Patekimo kontrolės sistema gali rodyti buvimą darbo vietoje ne darbo laiko apskaitos valandomis, gamybos planas gali reikalauti grafiko neatitinkančio darbuotojų skaičiaus, o vienetinio atlygio ar premijų skaičiavimas gali nesutapti su personalo ir darbo užmokesčio duomenimis bei viršvalandžių įrašais. Viena teisinga ataskaita nepanaikina prieštaravimų tarp skirtingų šaltinių.

Kiekvieną skirtumą reikia registruoti, nurodant jo priežastį, korekciją ir poveikį darbuotojui, ypač mokėtinam atlygiui, poilsiui, atostogoms ar išskaitoms. Pavyzdžiui, vėlyvą išėjimą iš įmonės gali lemti laukimas, kol atvyks transportas, tačiau tokį paaiškinimą būtina patvirtinti ir jo negalima automatiškai taikyti visiems atvejams.

Kartu reikia patikrinti politikų, procedūrų, rizikos vertinimų, leidimų, patikrų, mokymų registrų ir skundų teikimo mechanizmų aktualumą. Galiojančių dokumentų sąraše turi būti nurodytas savininkas ir peržiūros terminas. Tačiau nereikia kurti instrukcijų, kurių įmonė faktiškai netaiko. Nenaudojamas dokumentas didina deklaruojamos ir faktinės praktikos neatitikimo riziką bei mažina įrašų patikimumą.

Prieiga prie bylų turi būti organizuota laikantis konfidencialumo ir asmens duomenų apsaugos principų. Auditą aptarnaujantis asmuo turi žinoti, kur yra įrodymas, kas gali jį pateikti, kokia apimtimi jį leidžiama parodyti ir kaip konkretus įrašas sukuriamas. Tai taikoma tiek įmonėje saugomoms byloms, tiek agentūrų ar kitų paslaugų teikėjų valdomiems duomenims. Panaši įrodymų disciplina svarbi visur, kur vertinama formali atitiktis ir šaltinių patikimumas. Tai iliustruoja medžiaga Privalomas KSC auditas: kurie pagrindiniai subjektai turi pasirengti pirmajam atitikties vertinimui.

Darbuotojus reikia informuoti, o ne mokyti atsakymų

Darbuotojų parengimas SMETA auditui turi mažinti organizacinį neapibrėžtumą, bet nedaryti įtakos jų atsakymų turiniui. Darbuotojai turėtų iš anksto žinoti audito tikslą, numatomą eigą ir galimybę dalyvauti konfidencialiame pokalbyje su auditoriumi. Pranešime turi būti aiškiai patvirtinta, kad atviras atsakymas, pranešimas apie problemą ar atsisakymas aptarti su darbu nesusijusius klausimus nesukels neigiamų pasekmių.

Informacija turi būti teikiama visoms pamainoms prieinamais kanalais ir darbuotojams iš tiesų suprantamomis kalbomis. Jeigu dalis darbuotojų nepakankamai moka lietuvių kalbą, reikia įvertinti vertėjo poreikį ir užtikrinti jo nešališkumą bei konfidencialumą.

Negalima organizuoti bandomųjų pokalbių, per kuriuos darbuotojai mokomi konkrečių atsakymų, arba atrinkti tik „patikimais“ laikomus asmenis. Tokie veiksmai atitikties nesustiprina. Jie trukdo įvertinti faktines sąlygas ir gali būti suprasti kaip spaudimas. Darbuotojų atsakymų, personalo įrašų ir vadovų praktikos neatitikimas rodo silpną priežiūrą arba neveiksmingą komunikaciją. Spaudimas darbuotojams sukuria atskirą etinę riziką, ypač sprendžiant darbo užmokesčio, darbo laiko, skundų ir vadovų elgesio klausimus.

Prieš auditą reikia tikrinti ne tai, ar darbuotojai moka pakartoti procedūrų turinį, bet ar geba jomis naudotis. Darbuotojas turi suprasti atlygio ir viršvalandžių apskaičiavimo principus, atostogų suteikimo tvarką, pagrindinius darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimus bei prieinamus skundų ir pranešimų apie pažeidimus kanalus. Praktinis patikrinimas – paklausti, kur ir kaip galima pranešti apie problemą, kas nagrinėja pranešimą ir ar darbuotojas žino, kad atsakomieji veiksmai draudžiami.

Vadovybė turėtų analizuoti skundų kanalų naudojimą ir atsakymų savalaikiškumą, neatskleisdama pranešėjų duomenų. Vien skundų nebuvimas neįrodo, kad mechanizmas veikia tinkamai. Tai gali reikšti ir tai, kad kanalas nežinomas arba laikomas nesaugiu.

Vadovus reikia parengti dalykiškai paaiškinti procesų eigą, duomenų šaltinius, išimtis ir atliktus korekcinius veiksmus. Vadovas turi žinoti, kas tvirtina grafiką, iš kur gaunami darbo laiko duomenys, kaip nagrinėjami nukrypimai ir kur saugomas korekcijos įvykdymo patvirtinimas. Atsakymas „nežinau, patikrinsiu“ yra patikimesnis už spėjimą, išimties slėpimą ar nepagrįstą pažadą. Vadovų pasirengimas turi apimti bent jų atsakomybę už darbo laiką, darbo užmokestį, darbuotojų saugą ir sveikatą, pranešimų nagrinėjimą ir atsakomųjų veiksmų draudimą.

Toks pasirengimas atitinka nuoseklaus veikimo principą, aprašytą medžiagoje Kaip parengti komandą kliento auditui, kai taikomi APQP, PPAP ir priežasčių analizės reikalavimai. Kiekvienas asmuo žino savo vaidmenį, gali nurodyti informacijos šaltinį ir neperima proceso savininko atsakomybės. Tačiau tai nereiškia, kad atsakymai turi būti surežisuoti. SMETA audito metu patikimumas atsiranda tada, kai laisvai pateikiami darbuotojų atsakymai, vadovybės paaiškinimai ir organizacijos įrašai apibūdina tą patį veikimo būdą.

Bandomasis auditas ir veiksmai po audito

Bandomasis auditas turi atkartoti SMETA audito įrodymų rinkimo būdą: dokumentų peržiūrą, įmonės apžiūrą ir konfidencialius pokalbius su darbuotojais. Jo tikslas nėra patvirtinti iš anksto numatytą atitiktį. Reikia nustatyti dokumentų, faktinės praktikos ir darbuotojų pateikiamos informacijos neatitikimus. Didesnę vertę paprastai suteikia nuo vertinamų procesų nepriklausomo asmens atliekamas vertinimas.

Įmonės pasirengimo negalima vertinti vien pagal užbaigtų užduočių skaičių. Vertinimo pagrindas yra neišspręstų rizikų reikšmingumas, įrodymų išsamumas ir veiksmų rezultatyvumas. Naudinga matuoti dokumentų gavimo trukmę, nepaaiškintų neatitikimų skaičių ir didelės rizikos veiksmų, užbaigtų patvirtinus jų veiksmingumą, dalį.

Bandomojo audito rezultatai yra pagrindas vadovybės sprendimui: palikti numatytą audito datą, taikyti laikinas apsaugos priemones ar derinti audito perkėlimą. Kiekviena reikšminga rizika turi turėti savininką, poveikio vertinimą ir dokumentuotą sprendimą. Grafiką verta rengti pagal kelis scenarijus, kaip parodyta medžiagoje Kaip parengti įmonę LST EN ISO 9001 sertifikavimui per 90, 180 ar 270 dienų: realūs scenarijai.

Iki audito dienos reikia paskirti kontaktinius asmenis, suderinti patekimo į įmonę ir judėjimo jos teritorijoje taisykles, parengti prieigą prie dokumentų ir nustatyti, kaip bus greitai gaunami papildomi įrašai. Taip pat reikia parengti vietą konfidencialiems pokalbiams, užtikrinti vertėjo dalyvavimą, jeigu jis būtinas, ir auditoriams pateikti galiojančias saugos taisykles.

Praktinis organizacinio pasirengimo bandymas – per bandomąjį auditą paprašyti kelių skirtingų laikotarpių ir padalinių įrašų. Jeigu jiems gauti reikia improvizuoti, rankiniu būdu derinti prieštaringus duomenis ar pasitelkti vieną nepakeičiamą darbuotoją, įmonė dar neturi stabilios įrodymų valdymo sistemos.

Žinomų problemų negalima slėpti. Patikimas atsakymas turi apibūdinti faktinę padėtį, pritaikytą laikiną apsaugos priemonę, priežasties analizės rezultatą ir realų ilgalaikio sprendimo planą. Terminas turi būti nustatomas pagal turimus išteklius ir darbų apimtį, o ne pagal lūkestį kuo greičiau užbaigti nustatytą neatitiktį.

Po audito būtina aiškiai atskirti korekciją nuo korekcinio veiksmo. Vieno įrašo pataisymas arba vietinio trūkumo pašalinimas nepakeičia pagrindinės priežasties nustatymo, problemos masto įvertinimo ir patikrinimo, ar ji nepasikartoja kituose padaliniuose arba laikotarpiuose. Veiksmų po audito plane turi būti nurodyta priežastis, apimtis, savininkas, terminas ir veiksmingumo įrodymas. Veiksmas gali būti užbaigtas tik patvirtinus tvarų pokytį, o ne vien deklaravus, kad užduotis atlikta.