SMETA 2-Pillar e 4-Pillar — como definir o âmbito da auditoria em função do risco e dos requisitos do cliente

A diferença entre SMETA 2-Pillar e 4-Pillar não se resume ao número de perguntas nem ao volume de documentação. A modalidade 2-Pillar incide sobre as normas laborais e a saúde e segurança no trabalho. A modalidade 4-Pillar mantém esse âmbito e acrescenta as práticas ambientais e a ética empresarial. Alargar a auditoria implica, por isso, envolver outros processos, responsáveis pelos dados e fontes de evidência. O âmbito deve ser confirmado antes do início da preparação, porque uma escolha incorreta pode levar à avaliação de áreas que não correspondem ao requisito aplicável ou revelar lacunas que a organização já não terá tempo para corrigir.

Dois âmbitos, decisões diferentes

O SMETA é uma metodologia de auditoria ética e social da cadeia de fornecimento. Não é uma norma de sistema de gestão nem uma certificação comparável à certificação ISO. A auditoria avalia práticas e evidências relativas a uma instalação específica: condições de emprego, organização do trabalho, medidas técnicas de proteção, registos operacionais e aplicação efetiva das regras estabelecidas. A mera existência de uma política ou de um procedimento não determina o resultado, e uma avaliação positiva não corresponde à emissão de um certificado.

Uma auditoria mais abrangente não é automaticamente a melhor opção. Os requisitos do cliente, do responsável pelo programa de fornecedores ou as disposições contratuais continuam a ser determinantes. Um cliente pode exigir o 4-Pillar mesmo a uma instalação com risco ambiental reduzido, caso aplique critérios uniformes a todo o seu universo de fornecedores. Antes de iniciar a preparação, é necessário confirmar a versão da metodologia aplicável à data da auditoria, a modalidade exigida e a forma como a auditoria será gerida na plataforma Sedex.

Uma instalação pode ter processos organizados para os dossiês dos trabalhadores, o registo dos tempos de trabalho e o controlo de SST, mas não dispor de evidências coerentes sobre resíduos, consumo de recursos, conflitos de interesses ou comunicação de irregularidades. Se a preparação ficar exclusivamente a cargo dos recursos humanos e da SST, cobrirá apenas uma parte dos requisitos do 4-Pillar. O alargamento do âmbito exige a participação de outros responsáveis de processo e a verificação das práticas reais, não a simples inclusão de dois capítulos adicionais num procedimento.

Também é necessário definir as instalações, as atividades, o número de trabalhadores e as modalidades de contratação abrangidos pela avaliação, incluindo trabalho temporário e subcontratação, quando aplicável. O âmbito deve ser determinado a partir da encomenda, do contrato ou do portal do cliente, e não com base em pressupostos internos. Esta questão é particularmente relevante quando o SMETA funciona como uma auditoria de cliente. Para um enquadramento organizacional mais amplo, consulte Como preparar a empresa para uma auditoria de segunda parte num fornecedor estratégico?

O que é avaliado no 2-Pillar

O âmbito 2-Pillar abrange as normas laborais e a saúde e segurança no trabalho, mas não se limita à análise de regulamentos, procedimentos e processos individuais dos trabalhadores. Na área laboral, o auditor verifica a legalidade e a natureza voluntária do trabalho, os tempos de trabalho, as remunerações, a igualdade de tratamento, a liberdade de associação, a proibição do trabalho infantil e de práticas disciplinares inadmissíveis. O que conta é a organização efetiva do trabalho: quem executa as tarefas, com que vínculo, em que horário e segundo que regras é remunerado.

Numa instalação na Polónia, devem ser analisados com especial atenção os registos dos tempos de trabalho, as horas extraordinárias e os períodos de descanso, os descontos salariais, as férias, os contratos de natureza civil, o trabalho temporário e a legalidade do trabalho de cidadãos estrangeiros. Os dados de recursos humanos, processamento salarial e produção devem refletir o mesmo percurso laboral. Se o registo de acessos, o plano de turnos ou os dados de produção indicarem a presença de um trabalhador que não consta do registo de tempos de trabalho, a correção formal do documento de recursos humanos não elimina o risco. É, portanto, necessário designar um responsável pelos dados de recursos humanos e salários e definir como serão obtidas as informações junto das agências de trabalho temporário e de outras entidades que disponibilizem pessoal.

O pilar de SST abrange a organização do controlo e as condições observáveis nos postos de trabalho. A avaliação inclui, entre outros aspetos, a atualidade e adequação das avaliações de riscos profissionais, a proteção de máquinas, a utilização de equipamentos de proteção, a desobstrução das vias de evacuação, a segurança contra incêndios, os primeiros socorros, a formação e a resposta a acidentes e quase-acidentes. Também devem ser verificados os registos de inspeção dos dispositivos de proteção e da correção de anomalias. A documentação que descreve um controlo eficaz perde credibilidade se, durante a visita às instalações, o auditor identificar neutralização de proteções, saídas bloqueadas ou não utilização dos equipamentos exigidos.

O auditor seleciona amostras documentais e confronta-as com a observação das instalações e com as declarações dos trabalhadores. Pode comparar dados sobre tempos de trabalho, salários, férias e períodos de descanso com registos de acesso, planos de turnos ou dados operacionais. Também pode confrontar os registos de formação e inspeção com as práticas nos postos de trabalho. Uma divergência entre fontes constitui um sinal de risco relevante, sobretudo quando é recorrente ou envolve trabalhadores temporários, estrangeiros ou pessoas colocadas por intermediários. Antes da auditoria, também devem ser definidas as regras de acesso do auditor à documentação e aos trabalhadores, tendo em conta a confidencialidade e a proteção de dados.

A preparação para o 2-Pillar não deve ser atribuída exclusivamente ao responsável da qualidade. Exige a colaboração dos recursos humanos e processamento salarial, SST, produção, manutenção, segurança patrimonial, agências e outras entidades que disponibilizem trabalhadores. Os responsáveis pelos processos devem acordar a estrutura do emprego por tipo de vínculo e intermediário, a responsabilidade pela integridade dos dados e o método de esclarecimento de divergências. Uma coordenação semelhante é necessária quando a organização analisa Como preparar a equipa para uma auditoria de cliente quando são exigidos APQP, PPAP e análise de causas.

O que o 4-Pillar acrescenta

A modalidade 4-Pillar alarga a auditoria a duas áreas distintas: gestão ambiental e ética empresarial. Não se trata de perguntas adicionais dirigidas apenas ao responsável pelo sistema, mas de domínios que exigem o envolvimento de outros responsáveis de processo e o acesso a diferentes fontes de evidência. A preparação deve resultar do perfil de atividade da instalação, dos requisitos do cliente e da distribuição efetiva de responsabilidades, em vez de consistir na ampliação mecânica da lista documental utilizada no 2-Pillar.

O pilar ambiental abrange a forma como a instalação identifica os requisitos e controla o seu impacto no ambiente. Em função da atividade, a avaliação pode incluir o consumo de energia, água e outros recursos, a gestão de resíduos, emissões, efluentes, substâncias químicas e a resposta a derrames ou outros incidentes ambientais. O ponto de partida deve ser um registo dos requisitos aplicáveis à instalação, que inclua decisões, licenças, comunicações, medições e obrigações de reporte.

A existência de documentos não comprova, por si só, a conformidade. A instalação deve demonstrar o controlo das condições estabelecidas nas decisões ou licenças, dos prazos, das responsabilidades, dos resultados das medições e das ações tomadas quando é identificado um desvio. O auditor pode confrontar as condições aplicáveis com os registos de resíduos, os resultados das medições ou os dados de consumo de recursos, verificando quem analisa os excedentes ou variações atípicas. Um sistema de gestão ambiental implementado pode estruturar este controlo, mas não substitui as evidências do seu funcionamento eficaz.

O pilar da ética empresarial também não se esgota num código de conduta. Abrange os mecanismos destinados a prevenir a corrupção, os conflitos de interesses, a fraude e as retaliações, bem como os canais de denúncia, a condução de investigações e a sensibilização dos trabalhadores. O funcionamento desses mecanismos pode ser evidenciado, entre outros elementos, pelo estado das denúncias, pelos registos de formação, pelas declarações de conflitos de interesses e pelas diligências de investigação documentadas, sempre com respeito pela confidencialidade. Um canal de denúncia meramente formal, sem responsável pelo processo, critérios de classificação dos casos e proteção dos denunciantes, constitui uma evidência fraca.

A avaliação baseia-se nos requisitos legais aplicáveis e nas condições de exercício da atividade no local em causa. Pode, contudo, considerar também as expectativas do cliente e a eficácia dos mecanismos internos. A preparação para o 4-Pillar requer, por conseguinte, o envolvimento dos responsáveis pelo ambiente, compras, finanças, vendas, conformidade, gestão de denúncias e investigações, bem como da direção que decide sobre situações de conflito. É necessário designar o responsável pelo registo de requisitos ambientais e o responsável pelo processo de denúncia, definindo as respetivas competências, regras de confidencialidade e vias de escalonamento.

Onde aumentam o custo e o risco

O esforço de preparação para o SMETA não aumenta proporcionalmente ao número de pilares ou de perguntas. Os custos mais elevados surgem quando os dados estão dispersos por vários departamentos, as responsabilidades não são claras e as práticas da instalação divergem dos procedimentos. Antes de selecionar o auditor, importa estimar não apenas a extensão da documentação, mas também o número de processos e respetivos responsáveis, a integridade e coerência dos registos nas amostras selecionadas e o tempo necessário para eliminar as causas das divergências.

A modalidade 4-Pillar aumenta as interdependências entre recursos humanos, produção, SST, ambiente, compras, finanças e conformidade. Entregar toda a preparação ao departamento da qualidade conduz frequentemente a atrasos ou à apresentação de evidências formalmente completas, mas incapazes de demonstrar que os mecanismos definidos funcionam na prática.

A avaliação de lacunas deve distinguir as deficiências que podem ser resolvidas através da clarificação de responsabilidades e da organização dos registos dos problemas que exigem alterações na organização do trabalho ou nas infraestruturas. Entre os casos mais exigentes encontram-se as horas extraordinárias sistemáticas resultantes do planeamento da capacidade produtiva, as incoerências salariais, as proteções inadequadas de máquinas, as deficiências de segurança contra incêndios, a gestão incorreta de substâncias e o incumprimento das condições estabelecidas em decisões ou licenças ambientais. Estes problemas não se resolvem com a redação de um procedimento ou uma ação de formação pontual.

A direção deve decidir que lacunas têm de ser eliminadas antes da auditoria devido ao risco para as pessoas, à conformidade legal ou aos requisitos do cliente. Deve também determinar quais podem ser abrangidas por um plano de ações credível, com prazo, responsável e financiamento assegurado, caso a natureza do requisito e a posição do cliente o permitam.

Um problema recorrente não é a falta de documentos, mas a integridade dos dados de auditoria. A instalação pode dispor de todos os procedimentos relativos ao tempo de trabalho, enquanto o plano de produção e o registo de arranque da linha indicam trabalho não refletido nos registos de presença. Na área ambiental, um sinal equivalente é a divergência entre o registo de resíduos produzidos, as existências em armazém e a documentação de encaminhamento. O auditor avalia se é possível reconstituir o percurso real do processo, não a apresentação estética do registo. Corrigir uma não conformidade exige, portanto, analisar as fontes de dados, reconciliar os registos entre sistemas e eliminar o mecanismo que gera as divergências.

É aconselhável dividir o orçamento de preparação entre avaliação de lacunas, ações organizacionais, adaptações técnicas, formação, regularização de registos e uma reserva para ações corretivas após a auditoria. Não existe fundamento para assumir um preço único para o 2-Pillar ou o 4-Pillar: o custo técnico depende do estado das instalações e dos processos, enquanto o custo organizacional depende da maturidade dos controlos. Podem, contudo, ser utilizados indicadores como a percentagem de registos completos e coerentes na amostra, o tempo durante o qual os desvios permanecem sem resolução e o número de processos sem um responsável claramente definido. Uma lógica semelhante de distribuição de custos é apresentada no artigo Quanto custa implementar a NIS2 e a uKSC — como preparar o orçamento de auditoria, documentação, formação e medidas de segurança sem erros dispendiosos. No caso do SMETA, essa lógica deve ser aplicada às lacunas laborais, de SST, ambientais e éticas efetivamente existentes na instalação.

Como definir o âmbito e preparar a auditoria

A definição do âmbito deve começar pela confirmação inequívoca do objetivo da auditoria, do destinatário dos resultados, das instalações avaliadas e da modalidade 2-Pillar ou 4-Pillar. Também é necessário identificar a versão aplicável da metodologia, os requisitos adicionais do cliente e as regras de partilha dos resultados. Só depois se devem designar o coordenador da preparação, os responsáveis pelas diferentes áreas e os critérios de prontidão.

Se o cliente exigir o 4-Pillar, a convicção interna de que os riscos ambientais ou éticos são reduzidos não justifica limitar o âmbito. Quando o cliente deixa a escolha ao fornecedor, a decisão deve basear-se no perfil de atividade e na capacidade real de controlo da organização.

Os requisitos devem ser associados aos processos, instalações, fontes de dados e responsáveis. Uma matriz pode classificar cada requisito como cumprido, parcialmente cumprido, não cumprido ou não aplicável, devendo esta última classificação ser objetivamente fundamentada. A avaliação de lacunas não pode limitar-se a um questionário de autoavaliação. Deve combinar a análise de documentos e registos com a observação das instalações e entrevistas aos trabalhadores e responsáveis pelos processos. Esta abordagem permite distinguir a ausência isolada de uma evidência de uma supervisão ineficaz ou de uma prática contrária às regras estabelecidas.

A auditoria simulada deve reproduzir o percurso da avaliação real. Para um trabalhador selecionado, é necessário verificar a coerência entre o contrato, o registo dos tempos de trabalho, o horário, o recibo salarial e o comprovativo do pagamento, seguindo-se a verificação das condições no respetivo posto de trabalho. No 4-Pillar, deve igualmente ser possível relacionar um aspeto ambiental ou risco ético concreto com a responsabilidade atribuída, o método de controlo e o registo que demonstra a sua aplicação. A coerência entre documentos, observações e entrevistas é mais relevante do que a simples existência de todos os procedimentos.

As ações preparatórias devem ser definidas em função da relevância do risco, da causa do problema e da viabilidade. Cada ação deve ter um prazo, um responsável e uma evidência de execução definida. Um documento criado apenas para a auditoria não substitui a implementação nem os registos produzidos ao longo do período de aplicação. O intervalo entre a avaliação de lacunas e a auditoria deve ser adequado à natureza das alterações: clarificar responsabilidades exige um esforço diferente da modificação de proteções, da reorganização dos tempos de trabalho ou da implementação de controlos ambientais.

As ações e evidências devem ser aprovadas pelo responsável do processo e, nos casos com impacto significativo no risco, nos recursos ou na conformidade legal, também pelo membro competente da direção. O artigo Preparação para uma auditoria ISO: guia passo a passo pode servir de referência, mas a preparação para o SMETA não deve ser conduzida como um projeto de certificação de um sistema de gestão.

Antes da auditoria, a equipa deve testar o acesso aos dados, as respostas dos responsáveis pelos processos, a organização da visita às instalações e as condições para a realização de entrevistas confidenciais aos trabalhadores. O critério de prontidão não deve ser “a documentação está completa”, mas sim “o requisito está implementado, o responsável consegue explicá-lo e os registos e observações confirmam a mesma prática”. Como apoio, pode ser utilizado o artigo Como preparar a empresa para uma auditoria de segunda parte num fornecedor estratégico?, especialmente para definir as responsabilidades pela gestão da visita e pela disponibilização das evidências.

O âmbito deve corresponder ao requisito e ao risco

A modalidade 2-Pillar é adequada quando corresponde ao requisito do destinatário e ao objetivo da avaliação. Isso não significa que as obrigações ambientais ou os princípios de conduta empresarial ética deixem de se aplicar à organização. Continuam sujeitos a controlos próprios decorrentes da legislação, das obrigações contratuais e das regras adotadas. Por sua vez, o 4-Pillar proporciona uma visão mais abrangente do risco do fornecedor, mas exige a participação efetiva dos processos ambientais, de compras, financeiros e de prevenção da fraude.

Antes de contratar a auditoria, a direção deve aprovar a modalidade, a instalação avaliada, os responsáveis pelos processos, o orçamento para as ações técnicas, as regras de escalonamento e o método de acompanhamento das ações pós-auditoria. A decisão deve basear-se em três fatores:

• requisitos do cliente ou do programa de fornecedores,
• perfil de risco operacional da instalação,
• capacidade da organização para demonstrar um controlo eficaz.

A análise apresentada em O que é uma análise SWOT? pode ajudar a estruturar o contexto, mas não substitui a avaliação de riscos nem a análise das evidências.

Se a instalação optar pelo 4-Pillar apesar de ainda não ter atribuído responsabilidades pelos aspetos ambientais ou pelo risco de corrupção nas compras, a auditoria mais abrangente não cria o problema: revela uma falha de controlo já existente. A direção deve então determinar que lacunas exigem intervenção antes da auditoria, quais podem ser abrangidas por um plano de ações corretivas e quais requerem uma aceitação formal do risco residual. Estas decisões devem ser articuladas com a revisão pela gestão e com os sistemas de gestão existentes, em vez de serem mantidas num registo separado e sem responsáveis.

O relatório SMETA apresenta a conformidade e as práticas verificadas num local e num momento determinados; não é um certificado. O seu valor depende da qualidade das evidências, da eliminação das causas das não conformidades e da sustentabilidade das alterações. Entre auditorias, a prontidão pode ser acompanhada pelo número de ações em aberto, segmentadas por relevância e prazo, pela percentagem de ações cuja eficácia foi verificada e pela recorrência das constatações em avaliações sucessivas. O encerramento formal de uma tarefa não demonstra, por si só, que o risco foi controlado.