EcoVadise hindamine: kuidas korrastada dokumendid ja tõendid enne küsimustiku täitmist

EcoVadise hindamiseks valmistumine ei tähenda võimalikult suure hulga poliitikate, aruannete ja registrite kogumist. Organisatsioon peab tõendama kooskõla hindamise ulatuse, võetud kohustuste, tegeliku töökorralduse, tegevust kinnitavate dokumenteeritud tõendite ja saavutatud tulemuste vahel. Kui dokumendid puudutavad teisi äriühinguid, andmed hõlmavad erinevaid perioode või protsessiomanikud tõlgendavad samu näitajaid erinevalt, ei anna ka mahukas failikogum usaldusväärset pilti tegelikust praktikast. Seetõttu tuleb esmalt kinnitada hinnatav üksus ja vastutuse jaotus, seejärel üles ehitada tõendusahel ning tõendite register ja alles viimases etapis asuda küsimustikku täitma.

Esmalt hindamise ulatus, seejärel dokumendid

EcoVadis hindab ettevõtte praktikaid konkreetse hindamisulatusega seotud teabe ja tõendite põhjal. Esimene samm on kontrollida platvormil märgitud üksust ning kinnitada hindamisega hõlmatud tegevuskohad, tegevusalad, töötajate arv, omandistruktuur ja organisatsioonilised seosed. Kontserni-, tegevuskoha- ja kohalikke dokumente ei saa käsitleda vastastikku asendatavatena, kui pole tõendatud, et need kehtivad hinnatavas üksuses ning kajastavad selle tegelikke praktikaid.

Ettevalmistuse üks peamisi otsuseid on hindamise organisatsiooniliste piiride määramine: kas see hõlmab kogu kontserni, konkreetset Eesti äriühingut või üksikut tegevuskohta. Samuti tuleb selgitada peakontori dokumentide ja Eesti üksuse tegeliku töökorralduse vahelist seost, sealhulgas kohaliku juhtkonna volitusi ning vastutust kohustuste täitmise eest. Organisatsiooni profiil mõjutab üksikute küsimuste asjakohasust. Teisest äriühingust või eelmisest hindamisest kopeeritud tõendipakett võib seetõttu jätta lünki või põhjustada vastuolusid esitatud väidete ja tegeliku tegevusulatuse vahel.

Ettevalmistust tasub alustada lühikese kohtumisega, kus osalevad juhtkonna esindaja ning keskkonna, töötingimuste ja inimõiguste, eetika ja kestlike hangete valdkonna omanikud. Kohtumisel tuleb:

• kinnitada hindamise organisatsiooniline ulatus,
• määrata ettevalmistuse koordinaator,
• jagada vastutus vastuste ja tõendite eest,
• leppida kokku materjalide lõpliku kontrolli kord.

Koordinaator vastutab ajakava ja terviku sidususe eest, kuid ei asenda protsessiomanikke faktide kinnitamisel. Iga valdkonna omanik peab otsustama, kas kirjeldatud praktika tegelikult toimib ja kas esitatud materjal dokumenteerib seda nõuetekohaselt.

Kontserni poliitika võib anda keskkonnategevusele sobiva suuna, kuid ei tõenda iseenesest selle rakendamist Eesti äriühingus. Üksus peab näitama, et dokument hõlmab teda, sellest on teavitatud, sellele on määratud kohalik omanik ning see väljendub tegevustes ja mõõdetavates tulemustes. Alles kohustuse, vastutuse, teostuse, mõõdiku ja tõendi sidumine terviklikuks ahelaks võimaldab eristada asjakohast dokumentatsiooni formaalsest lisast, mis tegelikku praktikat ei kinnita.

Suurim kulu tekib osakondade kokkupuutepunktides

Enamasti ei ole suurim probleem dokumentide puudumine, vaid nende hajutatus personali-, töötervishoiu ja tööohutuse, keskkonna-, ostu-, finants-, kvaliteedi-, vastavus- ja juhtimisfunktsioonide vahel. Töömaht kasvab, kui pole selge, kes vastutab tegevuse eest, kelle valduses on andmed ning kellel on õigus nende õigsust kinnitada. Täiendavaid raskusi põhjustavad erinevad aruandeperioodid, näitajate erinevad määratlused, kuupäeva või kinnituseta dokumendid, ainult töötajate e-postkastides säilitatavad materjalid ning lahknevused poliitikate ja operatiivse praktika vahel.

Rollid tuleb teadlikult lahutada. Tegevuse omanik vastutab protsessi elluviimise viisi eest, andmeomanik andmeallika, täielikkuse ja arvutusmeetodi eest, dokumendi koostaja selle ettevalmistamise eest ning vastuse kinnitaja otsustab, kas väide ja tõend vastavad hindamise ulatusele. Üks inimene võib täita mitut rolli, kuid seda ei tohi vaikimisi eeldada. Valdkondadeülesed küsimused vajavad keskset koordinaatorit, kes jälgib tähtaegu ja sidusust. Kui otsus sõltub mitme protsessiomaniku teadmistest, võib vaja minna ka valdkondadeülest töörühma.

Vastutusmaatriks peab hõlmama iga küsimust või sidusat teemade rühma, materjali esitamise tähtaega, kvaliteedikontrolli ja otsust tõendi kasutamise kohta. Kui üks materjal puudutab mitut valdkonda, jääb see ühe andmeomaniku kontrolli alla, kuid iga tegevuse omanik kinnitab selle asjakohasust oma valdkonnas. Näitaja määratluse, andmeperioodi või allika usaldusväärsusega seotud erimeelsused peab lahendama määratud kinnitaja, mitte lisasid koondav töötaja.

Selline vastutuse jaotus toetab ka dokumenteeritud teabe ohjamist: selle abil saab määrata kehtiva versiooni, seisukuupäeva, kohaldamisala ja kinnitamise staatuse. Valdkondadeülese vastutuse põhimõtteid käsitleb põhjalikumalt materjal Kuidas korrastada vastutust ettevõttes, kui kvaliteet sõltub korraga mitmest osakonnast. EcoVadise ettevalmistamisel tähendab see praktikas lühemat kooskõlastusringi ja väiksemat riski esitada vormiliselt korrektseid, kuid omavahel vastuolus olevaid andmeid.

Ehitage üles tõendusahel

Iga materjali tuleb hinnata neljatasandilise tõendusahela osana: poliitikas sõnastatud kohustus, protsessis määratud rakendusviis, tegevuse toimumist kinnitav dokumenteeritud tõend ning näitajaga mõõdetav tulemus. Poliitika määrab suuna, kuid ei tõenda rakendamist. Protseduur, juhend, otsustuskriteerium või kontrollimehhanism näitab, kuidas kohustus on muudetud tegevuseks. Registrid, protokollid, aruanded, koolitustulemused, tarnijahinnangud ja keskkonnaandmed kinnitavad mehhanismi kasutamist. Näitaja võimaldab hinnata tegevuse ulatust, järjepidevust ja tulemust.

Tõendit tuleb kontrollida konkreetse küsimusega seotuse, õige üksuse ja vastusega hõlmatud perioodi suhtes. Olulised on ka allika jälgitavus, väljaandmise või läbivaatamise kuupäev, kinnitamine, loetavus ning dokumendi sisu vastavus küsimustikus esitatud väitele. Tulemusandmetel peavad olema märgitud periood, allikas ja koondamise viis ning kirjete valim peab vastama protsessi ulatusele ja sagedusele.

Osaliselt asjakohast dokumenti tohib kasutada ainult selles osas, mida see tegelikult kinnitab. Vastuse selgitusega ei tohi dokumendi tõendusväärtust kunstlikult laiendada. Üks dokument võib toetada mitut vastust, kui selle ulatus on iga vastuse puhul sobiv ja tõendatav tegevus on üheselt tuvastatav.

Tarnijate tegevusjuhend kinnitab ootuste kehtestamist, kuid ei tõenda veel kestlike hangete toimimist. Vaja võib olla keskkonna-, töötingimuste või eetiliste riskidega seotud kvalifitseerimiskriteeriume, hindamistulemusi, ostuotsuste dokumente ning tuvastatud mittevastavuste või kõrgendatud riskide korral võetud meetmete tõendeid. Tarnija kvalifitseerimise protsess hinnapäringust heakskiiduni – kuidas vähendada osturiske peab jätma jälje, mis seob nõude, hindamise, otsuse ja edasise järelevalve. Hindamisvormi olemasolust üksi ei piisa, kui pole teada, millise tarnija suhtes ja millal seda kasutati ning kuidas see otsust mõjutas.

Tõendeid ei tohi luua üksnes küsimustiku tarbeks. Kui ülevaatus toob välja tegeliku lünga, tuleb kavandada rakendusmehhanism, määrata vastutaja ja alustada tegelikust tegevusest tekkivate kirjete kogumist. Uus poliitika jääb ilma rakendamiseta deklaratsiooniks ning tagantjärele koostatud dokument vähendab kogu tõendikogumi usaldusväärsust.

Tundlikku teavet võib anonüümida tingimusel, et ei eemaldata elemente, mida on vaja üksuse, kuupäeva, tegevuse käigu ja tulemuse kindlakstegemiseks. Materjali väärtuse määravad eelkõige dokumentatsiooni sidus hierarhia ja kirjete jälgitavus, mitte lisade arv.

Lisade kogumi asemel hallatav tõendirepositoorium

EcoVadise hindamise materjale tuleb hallata tõendiregistri abil, mitte üksnes kaustades säilitada. Register seob konkreetse küsimuse ja vastuse kavandi dokumendi, omaniku, perioodi, kohaldamisala ning kontrollistaatusega. See näitab, millised väited on tõendatud, kus esineb lünk ja kes vastutab selle selgitamise eest. Failikataloog üksi sellist jälgitavust ei taga, isegi kui selle struktuur on põhjalik.

Iga registrikirje peaks sisaldama vähemalt dokumendi nimetust, teemavaldkonda, üksust ja tegevuskohta, versiooninumbrit, kinnitamise kuupäeva, kehtivus- või andmeperioodi, omanikku, konfidentsiaalsustaset ja keelt. Väljade ulatus tuleb kohandada organisatsiooni keerukusega, kuid seda ei tohi piirata viisil, mis takistab materjali ajakohasuse ja asjakohasuse hindamist.

Algversioon tasub eraldada lisamiseks ettevalmistatud koopiast, eriti kui materjali tuleb anonüümida, tõlkida, sellest lehekülgi välja võtta või asjakohaseid lõike tähistada. Nii säilib allika terviklikkus ja samal ajal saab esitada ainult vastuse tõendamiseks vajaliku materjali.

Dokumendi staatus peab tulenema selle kasutuskõlblikkuse hindamisest, mitte üksnes faili leidmisest. Praktiline liigitus on:

• valmis,
• vajab kontrolli,
• ei ole asjakohane,
• aegunud,
• tõend puudub,
• parendustegevus on pooleli.

Keskkonnaaruanne võib olla ajakohane ja kinnitatud, kuid siiski ebasobiv, kui see hõlmab hinnatavast erinevat äriühingut või tegevuskohta. Eri staatusega kirjete arv ja metaandmete täielikkus aitavad mõõta sisemise ettevalmistuse edenemist, kuid ei näita prognoositavat hindamistulemust.

Repositoorium vajab üht kindlaksmääratud säilituskohta, versioonihalduse reegleid ja juurdepääsuõigusi. Duplikaadid, tööversioonid ning kuupäeva, omaniku või allika tunnuseta skannid tuleb eemaldada või üheselt märgistada. Enne materjali esitamist tuleb kontrollida, kas see sisaldab isikuandmeid, ärisaladust või lepinguga kaitstud teavet. Anonüümimine peab seda teavet kaitsma, kuid säilitama tõendi hindamiseks vajalikud elemendid. Algversioonidele võib rakendada rangemaid juurdepääsuõigusi kui lisamiseks ettevalmistatud koopiatele.

Repositooriumi sidusus sõltub ka protsesside, rollide ja mõõdikute ühtsest nimetamisest. Sama näitaja ei tohiks esineda eri nimetuste all, kui see raskendab perioodide võrdlemist või allika tuvastamist. Materjalis Kuidas korrastada ettevõtte kvaliteedimõistete sõnastik nii, et kõik mõistaksid termineid ühtemoodi kirjeldatud põhimõtted aitavad vähendada lahknevusi vastuste, dokumentatsiooni ja operatiivsete kirjete vahel.

Prooviülevaatus enne küsimustiku täitmist

Enne platvormil töö alustamist tuleb teha küsimusepõhine prooviülevaatus. Iga vastust koos sellele määratud tõenditega peaks hindama inimene, kes ei ole asjaomast materjali koostanud. Selleks võib olla teise funktsiooni esindaja, siseaudiitor või sõltumatu välisekspert. Valik sõltub organisatsiooni keerukusest, olemasolevast pädevusest ja ettevõttesiseselt saavutatavast erapooletuse tasemest.

Ülevaataja ülesanne ei ole teksti stiili parandada, vaid seada koostaja eeldused küsimärgi alla ja kontrollida, kas kohustuse, tegevuse, mõõdiku ja tõendi ahel on arusaadav ka ilma ettevõtte töötajate taustateadmisteta.

Iga vastus peab läbima viis kontrolli:

• kas see puudutab õiget üksust ja hindamisulatust,
• kas lisatud dokument tõendab tegelikult väidetud tegevust,
• kas andmeperiood vastab vastuses nimetatud perioodile,
• kas teised vastused ja materjalid ei sisalda vastuolulist teavet,
• kas väline hindaja mõistab tõendi tähendust ilma täiendavate suuliste selgitusteta.

Ülevaatuse väljund peab olema vastuste, dokumentide ja andmeallikate lahknevuste register, mitte üldsõnaline valmisolekuhinnang. Kasulik on kasutada ka sisemiselt kokkulepitud kriteeriumide alusel valitud dokumentide ja kirjete valimit, mis hõlmab erinevaid perioode, tegevuskohti või toiminguliike.

Eriti hoolikalt tuleb kontrollida arvandmeid. Töötajate arvu, ressursitarbimise, heitkoguste, tööõnnetuste või ostude näitajad võivad korraga esineda keskkonna-, personali-, finants- ja kontserniaruannetes, kuid hõlmata erinevaid perioode, üksusi või äriühinguid. Enne nende kasutamist tuleb väärtus andmeomanikuga kooskõlastada ning märkida allikas, arvutusmeetod ja konsolideerimise ulatus.

Personalifunktsiooni esitatud töötajate arv aasta lõpu seisuga ei pruugi vastata kontserniaruandluses kasutatud aasta keskmisele töötajate arvule. Seega ei piisa andmete võrreldavaks tunnistamiseks üksnes näitajate nimetuste kokkulangevusest.

Tuvastatud lünka ei tohi varjata väitega praktika kohta, mida organisatsioon ei suuda tõendada. Määrata tuleb risk, tegevuse omanik ja tähtaeg ning seejärel otsustada, kas puudus takistab küsimustiku esitamist või saab selle lisada parendusplaani. Otsuse aluseks peab olema lünga mõju vastuse usaldusväärsusele, mitte võimalus kiiresti uus dokument koostada. Seejuures tuleb eristada organisatsiooni töökorralduse parandamist küsimustiku tehnilisest täitmisest.

Selliselt korraldatud valmisolekuülevaatus sarnaneb metoodiliselt materjalis EVS EN ISO 9001 eelaudit – kuidas hinnata organisatsiooni valmisolekut usaldusväärselt ja liigsete kuludeta kirjeldatud lähenemisega, kuigi hindamise ulatus ja kriteeriumid on erinevad.

Lõppkontroll peab hõlmama iga lisa: faili nime, üksuse ja perioodi märkimist, loetavust, konfidentsiaalsustaset, õiget versiooni ning üheselt mõistetavat seost vastusega. Ka anonüümitud või valitud lehekülgedeks eraldatud dokumendil peavad säilima tunnused, mille alusel saab kindlaks teha selle päritolu ja tähenduse. Platvormile andmete sisestamise alustamise otsus tuleb teha pärast kriitiliste lahknevuste kõrvaldamist ning allesjäänud lünkade aktsepteerimist koos määratud omanike ja tähtaegadega.

Hindamine kui juhtimistsükkel

EcoVadise ettevalmistuse korrastamine ei tähenda suurema hulga poliitikate, protseduuride ja aruannete koostamist. Eesmärk on tagada kooskõla hinnatava organisatsiooni ulatuse, vastutuse, tegeliku tegevuse, teostust kinnitava kirje ja saavutatud tulemuse vahel. Küsimustikus tuleks kasutada protsesside tavapärase toimimise käigus tekkivat teavet, mitte alustada tõendite ajutist loomist. See vähendab riski, et järgmise hindamise ajal kasutatakse teistsuguseid näitajate määratlusi, aruandeperioode või konsolideerimispiire.

Tõendite ülevaatus tasub siduda olemasoleva juhtimiskalendriga. Organisatsioon peaks määrama oma tähtajad poliitikate, riskide, eesmärkide, tegevuste, näitajate, koolituste ja hankepraktikate läbivaatamiseks, võttes arvesse muudatuste sagedust ning andmete kättesaadavust. Hindamiste vahel tuleb järjepidevalt hallata eelkõige neid keskkonna-, sotsiaal-, eetika- ja hankenäitajaid, mille määratlused, allikad ja omanikud on üheselt kokku lepitud. Trend on tähenduslik ainult siis, kui järjestikused väärtused on võrreldavad.

Tulemusi saab käsitleda juhtkonnapoolsel ülevaatusel või samaväärsel otsustusfoorumil, loomata eraldi töövoogu ainult EcoVadise jaoks. Juhtkond kinnitab kohustused, lahendab valdkondadeülesed lüngad, tagab ressursid ja vaatab tulemused üle. Koordinaator haldab ajakava, tõendiregistrit ja vastuste sidusust, kuid ei asenda personali-, keskkonna-, ostu-, eetika- ega vastavusprotsesside omanikke.

Tarnijatele esitatavad nõuded peavad kajastuma kvalifitseerimiskriteeriumides, lepingutes, perioodilistes hindamistes ja korrigeerivate tegevuste otsustes. Selle lähenemise praktilist rakendamist kirjeldab materjal „Tarnija kvalifitseerimise protsess hinnapäringust heakskiiduni – kuidas vähendada osturiske“. Kõrgema riskitasemega tarnijate puhul võib seda täiendada tarnija audit enne lepingu sõlmimist – kuidas vähendada kvaliteedi- ja tarneriske.

EcoVadise saab siduda olemasolevate juhtimissüsteemide, riskide ülevaatuste, vastavuskontrolli, siseauditite ja tarnijate hindamisega. Selline lõimimine vähendab kirjete dubleerimist ja lihtsustab tegevuste järjepidevuse tõendamist. EcoVadise hindamist ei tohi siiski samastada juhtimissüsteemi sertifitseerimise ega vastavusauditiga, sest nende eesmärk, kriteeriumid ja tulemuse esitamise viis on erinevad.

Küps juhtimistsükkel ei lõpe küsimustiku esitamisega. See peab viima otsusteni lünkade kohta, tegevuste ajakohastamiseni ja uue kontrollini, kas võetud kohustused annavad mõõdetavaid tulemusi. Sel juhul ei nõua järgmine hindamine dokumentatsiooni taastamist algusest, vaid põhineb organisatsiooni igapäevase juhtimise käigus tekkivatel tõenditel.