Оценка EcoVadis: как да подредите документите и доказателствата преди попълване на въпросника

Подготовката за оценка EcoVadis не се свежда до събиране на възможно най-много политики, отчети и регистри. Организацията трябва да покаже съгласуваност между обхвата на оценката, поетите ангажименти, реалните практики, записите за тяхното изпълнение и постигнатите резултати. Ако документите се отнасят до други дружества, данните обхващат различни периоди, а собствениците на процеси тълкуват едни и същи показатели по различен начин, дори голям набор от приложения няма да представи надеждна картина на практиката. Затова подготовката трябва да започне с потвърждаване на оценяваното юридическо лице и разпределяне на отговорностите, след което да се изгради верига от доказателства и регистър на материалите. Едва тогава следва да се пристъпи към попълване на въпросника.

Първо определете обхвата, след това събирайте документите

EcoVadis оценява практиките на предприятието въз основа на информация и доказателства, свързани с конкретен обхват. Първата стъпка е да се провери посоченото в платформата юридическо лице и да се потвърдят включените обекти, видовете дейности, броят на служителите, структурата на собственост и организационните връзки. Документи на групово, производствено и местно ниво не могат да се използват като взаимозаменяеми, без да е доказано, че са приложими за оценяваното звено и отразяват действителните му практики.

Основното проектно решение е определянето на организационните граници на оценката: дали подготовката обхваща цялата група, конкретно дружество, регистрирано в България, или отделен обект. Трябва да се изясни и връзката между документите на централата и начина на работа на българското дружество, включително правомощията на местното ръководство и отговорността за изпълнение на поетите ангажименти. Профилът на организацията влияе върху значимостта на отделните въпроси. Поради това копирането на набор от доказателства от друго дружество или от предходна оценка може да остави пропуски или да доведе до противоречия между заявеното и реалния обхват на дейността.

Подготовката е добре да започне с кратка работна среща с представител на ръководството и собствениците на областите околна среда, труд и човешки права, етика и устойчиви обществени поръчки и снабдяване. На тази среща следва:

• да се утвърди организационният обхват на оценката,
• да се определи координатор на подготовката,
• да се разпределят отговорностите за отговорите и доказателствата,
• да се определи начинът за окончателна проверка на материалите.

Координаторът отговаря за графика и общата съгласуваност, но не замества собствениците на процеси при потвърждаването на фактите. Собственикът на съответната област трябва да прецени дали описаната практика действително се прилага и дали представеният материал я документира по подходящ начин.

Груповата политика може правилно да определя насоката на екологичното управление, но сама по себе си не доказва прилагането ѝ в българското дружество. Звеното трябва да покаже, че документът се отнася за него, че е комуникиран, че има определен местен собственик и че е преведен в конкретни действия и измерими резултати. Само последователността ангажимент, отговорност, изпълнение, показател и доказателство позволява да се разграничи адекватната документация от формално приложение, което не потвърждава реална практика.

Най-големият разход възниква между отделните функции

Обичайно основният проблем не е липсата на документация, а разпокъсаното ѝ съхранение между човешки ресурси, здравословни и безопасни условия на труд, околна среда, снабдяване, финанси, качество, съответствие и ръководство. Необходимото усилие нараства, когато не е ясно кой отговаря за дейността, кой притежава данните и кой може да потвърди тяхната достоверност. Допълнителни затруднения създават различните отчетни периоди, несъгласуваните определения на показателите, документите без дата или одобрение, материалите, съхранявани само в служебната електронна поща, както и несъответствията между политиката и оперативната практика.

Ролите трябва да бъдат разграничени целенасочено. Собственикът на дейността отговаря за начина на изпълнение на процеса, собственикът на данните — за източника, пълнотата и метода на изчисление, авторът на документа — за неговото изготвяне, а лицето, одобряващо отговора — за решението дали твърдението и доказателството съответстват на обхвата на оценката. Едно лице може да изпълнява няколко роли, но това не бива да се приема по подразбиране. Въпросите, които засягат няколко функции, изискват централен координатор, който следи сроковете и съгласуваността, а понякога и междуфункционален екип, когато решението зависи от знанията на няколко собственици на процеси.

Матрицата на отговорностите трябва да обхваща всеки въпрос или логически свързана тематична група, срока за предоставяне на материала, контрола на качеството и решението за използване на доказателството. Ако един материал се отнася до няколко области, той остава под контрола на един собственик на данните, а собствениците на съответните дейности потвърждават неговата приложимост. Споровете относно определението на показателя, периода на данните или надеждността на източника трябва да се решават от определеното одобряващо лице, а не от служителя, който комплектова приложенията.

Това разпределение подпомага и контрола на документираната информация: позволява да се установят действащата версия, граничната дата, приложимият обхват и статусът на одобрение. Принципите на междуфункционалната отговорност са разгледани по-подробно в материала Как да подредите отговорностите в компанията, когато качеството зависи едновременно от няколко отдела. При подготовката за EcoVadis практическият резултат е по-кратък процес на съгласуване и по-нисък риск от представяне на данни, които са формално правилни, но взаимно несъвместими.

Изградете верига от доказателства

Всеки материал трябва да се оценява като част от четиристепенна верига: ангажимент, заложен в политика; начин на изпълнение, определен в процес; запис, потвърждаващ изпълнението; и резултат, измерен чрез показател. Политиката задава посоката, но не доказва прилагането. Процедурата, инструкцията, критериите за вземане на решения или механизмът за контрол показват как ангажиментът е превърнат в действие. Регистрите, протоколите, отчетите, резултатите от обучения, оценките на доставчици и екологичните данни потвърждават прилагането на механизма. Показателят позволява да се оцени мащабът, устойчивостта и резултатът от дейността.

Доказателството трябва да се провери за връзка с конкретния въпрос, правилното юридическо лице и периода, обхванат от отговора. Значение имат също проследимостта на източника, датата на издаване или преглед, одобрението, четливостта и съответствието между съдържанието на документа и твърдението във въпросника. Данните за резултатите трябва да посочват периода, източника и начина на обобщаване, а извадките от записи трябва да са представителни за обхвата и честотата на процеса.

Частично приложим документ може да се използва само за това, което действително потвърждава. Неговото значение не трябва да се разширява чрез пояснения в отговора. Един документ може да подкрепя няколко отговора, ако за всеки от тях запазва правилния обхват и недвусмислено показва коя дейност потвърждава.

Кодексът за доставчици доказва, че са определени очаквания, но все още не показва, че устойчивото снабдяване функционира на практика. Може да са необходими критерии за квалификация, свързани с екологични, трудови или етични рискове, резултати от оценки, записи за решенията при възлагане и действия при установени несъответствия или повишен риск. Процесът за квалификация на доставчик — от запитването за оферта до одобрението: как да ограничите риска при снабдяване трябва да оставя проследима следа, която свързва изискването, оценката, решението и последващия контрол. Самото наличие на формуляр за оценка не е достатъчно, ако не е ясно за кой доставчик се отнася, кога е приложен и как е повлиял върху решението.

Доказателства не трябва да се създават единствено за целите на въпросника. Ако прегледът установи реален пропуск, трябва да се планира механизъм за изпълнение, да се определи отговорник и да започне събиране на записи от действително извършваната дейност. Нова политика без реално прилагане остава декларация, а документ, създаден със задна дата, намалява достоверността на целия набор от материали.

Чувствителната информация може да бъде анонимизирана, при условие че не се премахват елементи, необходими за установяване на организацията, датата, хода и резултата от дейността. Стойността на материала се определя преди всичко от последователната йерархия на документацията и проследимостта на записите, а не от броя на приложенията.

Управлявайте хранилище, а не просто папка с приложения

Материалите за оценката EcoVadis трябва да се управляват чрез регистър на доказателствата, а не само да се съхраняват в папки. Регистърът свързва конкретния въпрос и проекта на отговор с документа, неговия собственик, периода, приложимия обхват и статуса на проверка. Така се вижда кои твърдения са подкрепени, къде има пропуск и кой отговаря за изясняването му. Обикновената файлова структура не осигурява такава проследимост, независимо колко подробно е организирана.

Всяка позиция в регистъра трябва да съдържа най-малко наименование на документа, тематична област, юридическо лице и обект, номер на версията, дата на одобрение, период на валидност или период на данните, собственик, ниво на поверителност и език. Полетата трябва да се съобразят със сложността на организацията, но не бива да се ограничават така, че да възпрепятстват оценката на актуалността и приложимостта на материала.

Изходната версия е добре да се отдели от копието, подготвено за прикачване, особено когато са необходими анонимизиране, превод, извличане на определени страници или обозначаване на релевантните части. Това запазва целостта на източника и същевременно позволява да се предостави само материалът, необходим за потвърждаване на отговора.

Статусът на документа трябва да отразява оценката на неговата пригодност, а не само факта, че файлът е намерен. Практична класификация е:

• готов,
• изисква проверка,
• неприложим,
• неактуален,
• липсва доказателство,
• коригиращо действие в процес на изпълнение.

Един екологичен отчет може да е актуален и одобрен, но въпреки това да е неприложим, ако обхваща друго дружество или обект. Броят на позициите по статус и пълнотата на метаданните позволяват да се измерва напредъкът на вътрешната подготовка, но не са показател за очаквания резултат от оценката.

За хранилището трябва да има определено единно място за съхранение, правила за версиониране и права за достъп. Дубликатите, работните версии и сканираните документи без дата, собственик или идентификатор на източника трябва да се премахват или ясно да се обозначават. Преди предоставяне трябва да се провери дали документът съдържа лични данни, търговска тайна или информация, защитена с договор. Анонимизирането трябва да защитава тази информация, без да премахва елементите, необходими за оценка на доказателството. Достъпът до изходните версии може да бъде по-ограничен от достъпа до копията, подготвени за прикачване.

Съгласуваността на хранилището зависи и от единното наименование на процесите, ролите и показателите. Един и същ показател не трябва да се среща под различни имена, ако това затруднява сравнението между периодите или идентифицирането на източника. Принципите, разгледани по-подробно в материала Как да подредите речника на термините по качество в компанията, така че всички да разбират едно и също, помагат да се ограничат разминаванията между отговора, документацията и оперативните записи.

Направете пробен преглед преди попълването на въпросника

Преди да започне работата в платформата, трябва да се извърши пробен преглед въпрос по въпрос. Всеки отговор и свързаните с него доказателства следва да бъдат оценени от лице, което не е подготвяло съответния материал. Това може да бъде представител на друга функция, вътрешен одитор или независим външен експерт. Изборът зависи от сложността на организацията, наличните компетентности и нивото на безпристрастност, което може да бъде осигурено вътрешно.

Задачата на проверяващия не е да редактира стила, а да оспори предположенията на автора и да провери дали представената верига от ангажимент, действие, показател и доказателство е разбираема без контекстуалните знания на служителите в организацията.

Всеки отговор трябва да премине през пет проверки:

• дали се отнася до правилното юридическо лице и обхвата на оценката,
• дали приложеният документ действително потвърждава заявената дейност,
• дали периодът на данните съответства на посочения в отговора период,
• дали останалите отговори и материали не съдържат противоречива информация,
• дали външно лице ще разбере значението на доказателството без допълнителни устни обяснения.

Резултатът от прегледа трябва да бъде регистър на несъответствията между отговорите, документите и източниците на данни, а не обща оценка на готовността. Полезно е също да се провери извадка от документи и записи, подбрана по предварително определени вътрешни критерии и обхващаща различни периоди, обекти или видове операции.

Числовите данни изискват специална проверка. Стойностите за заетост, потребление на ресурси, емисии, трудови злополуки или покупки могат едновременно да присъстват в екологични, кадрови, финансови и групови отчети, но да обхващат различни периоди, мерни единици или дружества. Преди използването им стойността трябва да бъде съгласувана със собственика на данните, като се посочат източникът, методът на изчисление и обхватът на консолидация.

Броят на служителите, отчетен от човешки ресурси към края на годината, не е задължително да съответства на средносписъчния състав, използван в груповото отчитане. Следователно еднаквото наименование на показателите не е достатъчно основание данните да се приемат за съпоставими.

Установеният пропуск не трябва да се прикрива с твърдение за практика, която организацията не може да докаже. Необходимо е да се определят рискът, собственикът на действието и срокът, след което да се реши дали липсата възпрепятства изпращането на въпросника, или може да бъде включена в план за подобрение. Решението трябва да се основава на значението на пропуска за достоверността на отговора, а не на това колко лесно може бързо да бъде създаден документ. Същевременно трябва ясно да се разграничат подобряването на начина на работа на организацията и техническото попълване на въпросника.

Разбиран по този начин, прегледът на готовността е методически сходен с подхода, описан в материала Предварителен одит преди BDS EN ISO 9001 — как обективно да оцените готовността на организацията без излишни разходи, въпреки че обхватът и критериите на двете оценки са различни.

Окончателната проверка трябва да обхване всяко приложение: име на файла, посочване на юридическото лице и периода, четливост, ниво на поверителност, правилна версия и недвусмислена връзка с отговора. След анонимизиране или извличане на отделни страници документът трябва да запази характеристиките, които позволяват да се установят неговият произход и значение. Решението за започване на въвеждането на информация в платформата трябва да се основава на приключването на критичните несъответствия и приемането на оставащите пропуски с определени отговорници и срокове.

Управлявайте оценката като цикъл

Систематизираната подготовка за EcoVadis не означава създаване на повече политики, процедури и справки. Целта е съгласуваност между обхвата на оценяваната организация, отговорностите, реалното изпълнение, записите, които го потвърждават, и постигнатия резултат. Въпросникът трябва да използва информация, генерирана от действащите процеси, а не да задейства еднократно създаване на доказателства. Това намалява риска при следващата оценка организацията да използва различни определения на показателите, отчетни периоди или обхвати на консолидация.

Прегледът на доказателствата е добре да бъде включен в съществуващия управленски календар. Организацията трябва да определи собствени срокове за преглед на политиките, рисковете, целите, действията, показателите, обученията и практиките по снабдяване, като отчита честотата на промените и наличността на данните. Между отделните оценки трябва да се поддържат преди всичко онези екологични, социални, етични и свързани със снабдяването показатели, за които определенията, източниците и собствениците са еднозначно установени. Тенденцията има значение само когато стойностите за последователните периоди са съпоставими.

Резултатите могат да бъдат разглеждани по време на прегледа от ръководството или в равностоен управленски формат, без да се създава отделен процес единствено за EcoVadis. Ръководството утвърждава ангажиментите, решава въпроси по междуфункционални пропуски, осигурява ресурси и преглежда резултатите. Координаторът поддържа графика, регистъра на доказателствата и съгласуваността на отговорите, но не замества собствениците на процеси, които отговарят за човешките ресурси, околната среда, снабдяването, етиката или съответствието.

Изискванията към доставчиците трябва да бъдат видими в критериите за квалификация, договорите, периодичните оценки и решенията за коригиращи действия. Практическо развитие на този подход е представено в материала „Процесът за квалификация на доставчик — от запитването за оферта до одобрението: как да ограничите риска при снабдяване“. При доставчици с повишен риск допълващ инструмент може да бъде Одит на доставчик преди подписване на договор — как да ограничите рисковете за качеството и сроковете.

EcoVadis може да бъде свързан с действащите системи за управление, прегледите на риска, контрола на съответствието, вътрешните одити и оценяването на доставчици. Тази интеграция намалява дублирането на записи и улеснява доказването на последователност в действията. Оценката EcoVadis обаче не трябва да се приравнява на сертификация на система за управление или на одит за съответствие, тъй като целите, критериите и начинът на представяне на резултатите са различни.

Зрелият управленски цикъл не приключва с изпращането на въпросника. Той трябва да води до решения относно пропуските, актуализиране на действията и последваща проверка дали поетите ангажименти дават измерими резултати. Така подготовката за следващата оценка не изисква възстановяване на документацията отначало, а използва доказателства, създавани в рамките на текущото управление на организацията.