EcoVadis vertinimas: kaip sutvarkyti dokumentus ir įrodymus prieš pildant klausimyną

Pasirengimas EcoVadis vertinimui nėra kuo didesnio politikų, ataskaitų ir registrų kiekio surinkimas. Organizacija turi parodyti nuoseklų ryšį tarp vertinimo apimties, prisiimtų įsipareigojimų, realiai taikomų veiklos metodų, jų vykdymą patvirtinančių įrašų ir pasiektų rezultatų. Jei dokumentai susiję su kitomis įmonėmis, duomenys apima skirtingus laikotarpius, o procesų savininkai tuos pačius rodiklius supranta nevienodai, net ir gausus priedų rinkinys nesudarys patikimo faktinės praktikos vaizdo. Todėl pirmiausia reikia patvirtinti vertinamą juridinį ar organizacinį vienetą ir paskirstyti atsakomybę, tada sukurti įrodymų grandinę bei medžiagos registrą ir tik paskutiniame etape pildyti klausimyną.

Pirmiausia – vertinimo apimtis, tik tada – dokumentai

EcoVadis įmonės praktiką vertina remdamasi konkrečiai vertinimo apimčiai priskiriama informacija ir įrodymais. Todėl pirmasis žingsnis – patikrinti platformoje nurodytą subjektą ir patvirtinti, kokios veiklos vietos, veiklos rūšys, darbuotojų skaičius, nuosavybės struktūra ir organizaciniai ryšiai patenka į vertinimo apimtį. Grupės, atskiros gamyklos ir vietos padalinio dokumentų negalima naudoti kaip lygiaverčių neįrodžius, kad jie galioja vertinamame vienete ir atitinka jo faktinę praktiką.

Esminis projekto sprendimas – nustatyti organizacines vertinimo ribas: ar pasirengimas apima visą grupę, konkrečią Lenkijoje registruotą bendrovę, ar vieną gamyklą. Taip pat būtina išsiaiškinti, kaip centrinės būstinės dokumentai siejasi su Lenkijos padalinio veikla, įskaitant vietos vadovybės įgaliojimus ir atsakomybę už prisiimtų įsipareigojimų vykdymą. Organizacijos profilis lemia atskirų klausimų reikšmingumą. Todėl nukopijavus kitos grupės įmonės arba ankstesnio vertinimo įrodymų rinkinį gali likti spragų arba atsirasti prieštaravimų tarp deklaracijų ir realios veiklos apimties.

Pasirengimą verta pradėti trumpu susitikimu, kuriame dalyvautų vadovybės atstovas ir aplinkosaugos, darbo praktikos bei žmogaus teisių, etikos ir tvariųjų pirkimų sričių savininkai. Per susitikimą reikėtų:

• patvirtinti organizacinę vertinimo apimtį,
• paskirti pasirengimo koordinatorių,
• priskirti atsakomybę už atsakymus ir įrodymus,
• nustatyti galutinio medžiagos patikrinimo tvarką.

Koordinatorius atsako už terminus ir viso rinkinio nuoseklumą, tačiau negali pakeisti procesų savininkų, kai reikia patvirtinti faktus. Būtent atitinkamos srities savininkas turi nuspręsti, ar aprašyta praktika iš tiesų taikoma ir ar pateikta medžiaga ją tinkamai pagrindžia.

Grupės aplinkosaugos politika gali tinkamai nustatyti veiklos kryptį, tačiau vien jos nepakanka įrodyti, kad reikalavimai įgyvendinti Lenkijos bendrovėje. Padalinys turi parodyti, kad dokumentas jam taikomas, yra tinkamai komunikuotas, turi vietoje paskirtą savininką ir yra susietas su konkrečiais veiksmais bei išmatuojamais rezultatais. Tik grandinė, apimanti įsipareigojimą, atsakomybę, vykdymą, rodiklį ir įrodymą, leidžia atskirti tinkamą dokumentaciją nuo formalaus priedo, kuris realios praktikos nepatvirtina.

Didžiausios sąnaudos atsiranda funkcijų sandūroje

Dažniausia problema yra ne dokumentų trūkumas, o jų išskaidymas tarp žmogiškųjų išteklių, darbuotojų saugos ir sveikatos, aplinkosaugos, pirkimų, finansų, kokybės, atitikties ir vadovybės funkcijų. Darbo sąnaudos didėja, kai neaišku, kas atsako už veiksmą, kas valdo duomenis ir kas gali patvirtinti jų teisingumą. Papildomų sunkumų kelia nesutampantys ataskaitiniai laikotarpiai, skirtingos rodiklių apibrėžtys, dokumentai be datos ar patvirtinimo, tik darbuotojų elektroniniame pašte saugoma medžiaga ir neatitiktis tarp politikos bei operacinės praktikos.

Vaidmenis reikia atskirti sąmoningai. Veiklos savininkas atsako už proceso vykdymą, duomenų savininkas – už šaltinį, išsamumą ir skaičiavimo metodą, dokumento rengėjas – už jo parengimą, o atsakymą tvirtinantis asmuo – už sprendimą, ar deklaracija ir įrodymas atitinka vertinimo apimtį. Vienas asmuo gali atlikti kelis vaidmenis, tačiau to negalima laikyti savaime suprantamu dalyku. Tarpfunkciniams klausimams būtinas centrinis koordinatorius, prižiūrintis terminus ir nuoseklumą. Kai sprendimui reikia kelių procesų savininkų kompetencijos, gali būti reikalinga ir tarpdisciplininė komanda.

Atsakomybės matrica turėtų apimti kiekvieną klausimą arba logišką teminę klausimų grupę, medžiagos pateikimo terminą, kokybės kontrolę ir sprendimą dėl įrodymo naudojimo. Jei vienas dokumentas susijęs su keliomis sritimis, jį turėtų valdyti vienas duomenų savininkas, o atskirų veiklų savininkai turėtų patvirtinti jo tinkamumą savo sričiai. Ginčus dėl rodiklio apibrėžties, duomenų laikotarpio ar šaltinio patikimumo turi spręsti paskirtas tvirtintojas, o ne priedus komplektuojantis darbuotojas.

Toks vaidmenų paskirstymas taip pat padeda valdyti dokumentuotą informaciją: nustatyti galiojančią versiją, ataskaitinę datą, taikymo sritį ir patvirtinimo būseną. Tarpfunkcinės atsakomybės principai plačiau aptariami medžiagoje Kaip sutvarkyti atsakomybę įmonėje, kai kokybė vienu metu priklauso nuo kelių padalinių. Rengiantis EcoVadis vertinimui praktinis tokio paskirstymo rezultatas – trumpesnė derinimo grandinė ir mažesnė rizika pateikti formaliai teisingus, tačiau tarpusavyje nesuderintus duomenis.

Sukurkite įrodymų grandinę

Kiekvieną medžiagos vienetą reikia vertinti kaip keturių lygių grandinės dalį: politikoje įtvirtintas įsipareigojimas, procese nustatytas įgyvendinimo būdas, įrašas, patvirtinantis veiksmo atlikimą, ir rodikliu matuojamas rezultatas. Politika nustato kryptį, bet pati savaime neįrodo įgyvendinimo. Procedūra, instrukcija, sprendimų kriterijai arba kontrolės mechanizmas parodo, kaip įsipareigojimas perkeltas į praktinę veiklą. Registrai, protokolai, ataskaitos, mokymų rezultatai, tiekėjų vertinimai ir aplinkosaugos duomenys patvirtina, kad mechanizmas taikomas. Rodiklis leidžia įvertinti veiklos mastą, tęstinumą ir rezultatą.

Įrodymą reikia patikrinti pagal jo ryšį su konkrečiu klausimu, tinkamą subjektą ir atsakyme nurodytą laikotarpį. Taip pat svarbūs šaltinio atsekamumas, išleidimo arba peržiūros data, patvirtinimas, įskaitomumas ir dokumento turinio atitiktis klausimyne pateiktai deklaracijai. Rezultatų duomenyse turi būti nurodytas laikotarpis, šaltinis ir suvestinės sudarymo metodas, o įrašų imtis turi atitikti proceso apimtį ir vykdymo dažnumą.

Iš dalies tinkamą dokumentą galima naudoti tik tiek, kiek jis realiai patvirtina teiginį. Atsakymo paaiškinimu negalima išplėsti jo įrodomosios reikšmės. Vienas dokumentas gali pagrįsti kelis atsakymus, jei kiekvienu atveju išlaikoma tinkama apimtis ir aiškiai nurodyta, kokį veiksmą jis patvirtina.

Tiekėjų elgesio kodeksas patvirtina, kad lūkesčiai yra nustatyti, tačiau dar neįrodo, jog tvariųjų pirkimų praktika realiai veikia. Gali reikėti kvalifikavimo kriterijų, apimančių aplinkosaugos, darbo ar etikos rizikas, vertinimų rezultatų, pirkimo sprendimų įrašų ir veiksmų, kurių imtasi nustačius neatitiktį arba padidėjusią riziką. Tiekėjo kvalifikavimo procesas nuo užklausos pateikimo iki patvirtinimo – kaip sumažinti pirkimo riziką turi palikti atsekamą pėdsaką, susiejantį reikalavimą, vertinimą, sprendimą ir tolesnę priežiūrą. Vien vertinimo formos nepakanka, jei neaišku, kuriam tiekėjui ji buvo taikyta, kada tai padaryta ir kokią įtaką vertinimas turėjo sprendimui.

Įrodymų nereikėtų kurti vien klausimynui. Jei peržiūra atskleidžia realią spragą, būtina suplanuoti įgyvendinimo mechanizmą, paskirti atsakomybę ir pradėti rinkti faktinės veiklos įrašus. Nauja politika be įgyvendinimo lieka deklaracija, o atgaline data parengtas dokumentas mažina viso įrodymų rinkinio patikimumą.

Jautrią informaciją galima anonimizuoti, jei nepašalinami elementai, būtini subjektui, datai, veiksmų eigai ir rezultatui nustatyti. Medžiagos vertę pirmiausia lemia nuosekli dokumentacijos hierarchija ir įrašų atsekamumas, o ne priedų skaičius.

Įrodymų registras vietoj priedų rinkinio

EcoVadis vertinimui skirta medžiaga turėtų būti valdoma naudojant įrodymų registrą, o ne tik laikoma aplankuose. Registras susieja konkretų klausimą ir atsakymo projektą su dokumentu, savininku, laikotarpiu, taikymo apimtimi ir patikrinimo būsena. Jis parodo, kurie teiginiai yra pagrįsti, kur liko spraga ir kas atsako už jos išaiškinimą. Paprastas failų katalogas tokio atsekamumo neužtikrina, net jei jo struktūra labai išsami.

Kiekviename registro įraše turėtų būti bent dokumento pavadinimas, teminė sritis, subjektas ir vieta, versijos numeris, patvirtinimo data, galiojimo arba duomenų laikotarpis, savininkas, konfidencialumo lygis ir kalba. Laukų apimtį reikia pritaikyti prie organizacijos sudėtingumo, tačiau jos negalima sumažinti tiek, kad būtų neįmanoma įvertinti medžiagos aktualumo ir tinkamumo.

Šaltinio versiją verta atskirti nuo pateikimui parengtos kopijos, ypač kai dokumentą reikia anonimizuoti, išversti, atrinkti atskirus puslapius arba pažymėti reikšmingas dalis. Tai leidžia išsaugoti šaltinio vientisumą ir kartu pateikti tik atsakymui pagrįsti būtiną medžiagą.

Dokumento būsena turi būti nustatoma pagal jo tinkamumo įvertinimą, o ne vien pagal tai, kad failas buvo rastas. Praktiškai galima taikyti tokias būsenas:

• parengtas,
• reikia patikrinti,
• netinkamas,
• neaktualus,
• įrodymo nėra,
• taisomasis veiksmas vykdomas.

Aplinkosaugos ataskaita gali būti aktuali ir patvirtinta, tačiau vis tiek netinkama, jei apima kitą įmonę arba gamyklą nei vertinamasis subjektas. Įrašų skaičius pagal atskiras būsenas ir metaduomenų išsamumas leidžia matuoti vidinių darbų pažangą, tačiau tai nėra prognozuojamo vertinimo rezultato matas.

Saugyklai reikia nustatyti vieną pagrindinę laikymo vietą, versijų valdymo taisykles ir prieigos teises. Dublikatus, darbines versijas ir skenuotus dokumentus be datos, savininko arba šaltinio identifikatoriaus reikia pašalinti arba aiškiai pažymėti. Prieš pateikiant medžiagą būtina patikrinti, ar joje nėra asmens duomenų, komercinių paslapčių ar sutartimis saugomos informacijos. Anonimizuojant ši informacija turi būti apsaugota, tačiau būtina išlaikyti įrodymui įvertinti reikalingus elementus. Prieiga prie šaltinio versijų gali būti siauresnė nei prie pateikimui parengtų kopijų.

Saugyklos nuoseklumas taip pat priklauso nuo vienodų procesų, vaidmenų ir rodiklių pavadinimų. Tas pats rodiklis neturėtų būti vadinamas skirtingai, jei dėl to sunku palyginti laikotarpius arba nustatyti šaltinį. Medžiagoje Kaip sutvarkyti įmonės kokybės terminų žodyną, kad visi juos suprastų vienodai išsamiau aprašyti principai padeda mažinti neatitikimus tarp atsakymų, dokumentacijos ir operacinių įrašų.

Bandomoji peržiūra prieš pildant klausimyną

Prieš pradedant darbą platformoje reikėtų atlikti bandomąją peržiūrą – klausimas po klausimo. Kiekvieną atsakymą ir jam priskirtus įrodymus turėtų įvertinti asmuo, kuris tos medžiagos nerengė. Tai gali būti kitos funkcijos atstovas, vidaus auditorius arba nepriklausomas išorės ekspertas. Pasirinkimas priklauso nuo organizacijos sudėtingumo, turimų kompetencijų ir viduje pasiekiamo nešališkumo lygio.

Peržiūrą atliekančio asmens užduotis – ne redaguoti stilių, o patikrinti rengėjo prielaidas ir įvertinti, ar pateikta įsipareigojimo, veiksmo, rodiklio ir įrodymo grandinė yra suprantama neturint įmonės darbuotojams prieinamų kontekstinių žinių.

Kiekvienam atsakymui reikėtų taikyti penkis testus:

• ar jis susijęs su tinkamu subjektu ir vertinimo apimtimi,
• ar pridėtas dokumentas iš tikrųjų patvirtina deklaruojamą veiksmą,
• ar duomenų laikotarpis atitinka atsakyme nurodytą laikotarpį,
• ar kituose atsakymuose ir medžiagoje nėra prieštaraujančios informacijos,
• ar išorinis asmuo supras įrodymo reikšmę be papildomų žodinių paaiškinimų.

Peržiūros rezultatas turėtų būti atsakymų, dokumentų ir duomenų šaltinių neatitikimų registras, o ne bendro pobūdžio pasirengimo įvertinimas. Taip pat naudinga pagal viduje nustatytus kriterijus atrinkti dokumentų ir įrašų imtį, apimančią skirtingus laikotarpius, vietas arba operacijų rūšis.

Ypač kruopščiai reikia tikrinti skaitinius duomenis. Darbuotojų skaičiaus, išteklių sunaudojimo, emisijų, nelaimingų atsitikimų ar pirkimų duomenys gali būti pateikiami aplinkosaugos, personalo, finansinėse ir grupės ataskaitose, tačiau apimti skirtingus laikotarpius, vienetus ar bendroves. Prieš juos naudojant reikia suderinti reikšmę su duomenų savininku ir nurodyti šaltinį, skaičiavimo metodą bei konsolidavimo apimtį.

Personalo funkcijos nurodytas darbuotojų skaičius metų pabaigoje nebūtinai sutaps su grupės atskaitomybėje naudojamu vidutiniu darbuotojų skaičiumi. Todėl vienodi rodiklių pavadinimai dar nereiškia, kad duomenys yra palyginami.

Nustatytos spragos negalima pridengti deklaracija apie praktiką, kurios organizacija nepajėgia patvirtinti. Reikia nustatyti riziką, paskirti veiksmo savininką ir terminą, o tada nuspręsti, ar dėl trūkumo klausimyno siųsti negalima, ar jis gali būti įtrauktas į tobulinimo planą. Sprendimo kriterijus – spragos reikšmingumas atsakymo patikimumui, o ne galimybė greitai parengti dokumentą. Taip pat būtina atskirti organizacijos veiklos tobulinimą nuo techninio klausimyno pildymo.

Taip suprantama pasirengimo peržiūra metodiniu požiūriu panaši į medžiagoje Pradinis auditas prieš LST EN ISO 9001 – kaip patikimai įvertinti organizacijos pasirengimą be perteklinių sąnaudų aprašytą metodą, nors vertinimo apimtis ir kriterijai skiriasi.

Galutinė kontrolė turėtų apimti kiekvieną priedą: failo pavadinimą, subjekto ir laikotarpio nuorodą, įskaitomumą, konfidencialumo lygį, tinkamą versiją ir aiškią sąsają su atsakymu. Po anonimizavimo arba puslapių atrinkimo dokumente vis tiek turi likti požymių, leidžiančių nustatyti jo kilmę ir reikšmę. Sprendimą pradėti kelti informaciją į platformą reikėtų priimti uždarius kritinius neatitikimus ir patvirtinus likusias spragas kartu su paskirtais savininkais bei terminais.

Vertinimas kaip valdymo ciklo dalis

Struktūruotas pasirengimas EcoVadis vertinimui nereiškia, kad reikia kurti daugiau politikų, procedūrų ir suvestinių. Tikslas – užtikrinti nuoseklų ryšį tarp vertinamos organizacijos apimties, atsakomybės, realios veiklos, vykdymą patvirtinančio įrašo ir pasiekto rezultato. Klausimynas turėtų remtis procesuose natūraliai atsirandančia informacija, o ne skatinti vienkartinį įrodymų kūrimą. Tai mažina riziką, kad per kitą vertinimą organizacija taikys kitokias rodiklių apibrėžtis, ataskaitinius laikotarpius ar konsolidavimo apimtis.

Įrodymų peržiūrą verta įtraukti į esamą valdymo kalendorių. Organizacija turėtų nustatyti savo politikų, rizikų, tikslų, veiksmų, rodiklių, mokymų ir pirkimo praktikos peržiūros terminus, atsižvelgdama į pokyčių dažnumą ir duomenų prieinamumą. Tarp vertinimų pirmiausia reikėtų nuosekliai prižiūrėti tuos aplinkosaugos, socialinius, etikos ir pirkimų rodiklius, kurių apibrėžtys, šaltiniai ir savininkai yra aiškiai nustatyti. Tendencija yra prasminga tik tada, kai vėlesnės reikšmės išlieka palyginamos.

Rezultatus galima aptarti per vadovybinę vertinamąją analizę arba lygiavertį sprendimų priėmimo forumą, nekuriant atskiro proceso vien EcoVadis reikmėms. Vadovybė tvirtina įsipareigojimus, sprendžia tarp funkcijų kylančias spragas, skiria išteklius ir peržiūri rezultatus. Koordinatorius valdo terminus, įrodymų registrą ir atsakymų nuoseklumą, tačiau nepakeičia už žmogiškuosius išteklius, aplinkosaugą, pirkimus, etiką ar atitiktį atsakingų procesų savininkų.

Reikalavimai tiekėjams turėtų atsispindėti kvalifikavimo kriterijuose, sutartyse, periodiniuose vertinimuose ir sprendimuose dėl korekcinių veiksmų. Praktinis šio požiūrio išplėtojimas pateiktas medžiagoje „Tiekėjo kvalifikavimo procesas nuo užklausos pateikimo iki patvirtinimo – kaip sumažinti pirkimo riziką“. Didesnės rizikos tiekėjams papildomai gali būti taikomas Tiekėjo auditas prieš pasirašant sutartį – kaip sumažinti kokybės ir terminų riziką.

EcoVadis galima susieti su jau veikiančiomis vadybos sistemomis, rizikos peržiūromis, atitikties priežiūra, vidaus auditais ir tiekėjų vertinimu. Tokia integracija mažina įrašų dubliavimą ir padeda parodyti veiksmų tęstinumą. Vis dėlto EcoVadis vertinimo negalima tapatinti su vadybos sistemos sertifikavimu ar atitikties auditu, nes skiriasi jų tikslai, kriterijai ir rezultatų pateikimo būdas.

Brandus ciklas nesibaigia klausimyno pateikimu. Jis turi lemti sprendimus dėl spragų, veiksmų atnaujinimą ir pakartotinį patikrinimą, ar prisiimti įsipareigojimai duoda išmatuojamų rezultatų. Tuomet rengiantis kitam vertinimui dokumentacijos nebereikia atkurti nuo pradžių – galima remtis įrodymais, kurie nuolat kaupiami vykdant kasdienį organizacijos valdymą.