Het systeem functioneert,
maar vraagt om
doorlopende beheersing.
Administratieve ondersteuning helpt uw organisatie de managementsysteemdocumentatie op orde, procedures actueel en de organisatie voorbereid op volgende audits te houden. Deze dienstverlening is bedoeld voor bedrijven die willen voorkomen dat hun systeem alleen formeel bestaat en niet langer aansluit op de operationele praktijk.
Waarom een ingevoerd systeem
in de praktijk aan werking verliest
Documentatie raakt snel verouderd
Na de invoering van een systeem houden procedures, instructies en formulieren vaak geen gelijke tred met organisatorische wijzigingen, nieuwe verantwoordelijkheden en de feitelijke werkwijze van teams.
Directie en systeemcoördinator zijn overbelast
Een managementsysteem vraagt om terugkerend beheer. In de dagelijkse praktijk ontbreekt het hiervoor vaak aan tijd, capaciteit en consequente opvolging.
De organisatie komt pas vóór de audit in actie
Veel bedrijven beginnen het systeem pas op orde te brengen wanneer een controle- of hercertificatieaudit nadert. Dit leidt tot tijdsdruk, versnipperde acties en kostbare correcties.
Samenhang tussen afdelingen neemt af
Organisatieonderdelen ontwikkelen zich niet altijd in hetzelfde tempo. Daardoor kunnen documentatie, verantwoordelijkheden en de feitelijke uitvoering uiteen gaan lopen.
Er ontstaan hiaten in de beheersing van het systeem
Zonder doorlopende administratieve ondersteuning worden noodzakelijke actualisaties, ontbrekende registraties en aanvullende voorbereidingen op externe beoordelingen gemakkelijk over het hoofd gezien.
Achterstallig beheer kost meer dan structurele ondersteuning
Het uitstellen van beperkte actualisaties vergroot de problemen in de aanloop naar een audit en maakt intensieve herstelacties noodzakelijk op een moment dat de organisatie juist stabiliteit nodig heeft.
Wij houden het systeem
aantoonbaar gereed
Administratieve ondersteuning is meer dan vlak vóór een audit de documentatie opruimen. Wij helpen uw organisatie het managementsysteem in overeenstemming te houden met de feitelijke processen, de directie te voorzien van bruikbare informatie en het risico op tekortkomingen tijdens controle- en hercertificatieaudits te beperken.
Omvang van de ondersteuning
- Actualiseren van bestaande procedures, instructies en formulieren
- Opstellen van aanvullende managementsysteemdocumentatie
- Structureren van documentatie op basis van de actuele werkwijze van de organisatie
- Ondersteuning van de directie en de managementsysteemcoördinator
- Voorbereiden van de organisatie op de controleaudit
- Voorbereiden van het bedrijf op de hercertificatieaudit
- Aanbevelingen voor het onderhouden en verder ontwikkelen van het systeem
Wat levert het op?
- Een actueel systeem: documentatie en werkafspraken blijven aansluiten op veranderingen binnen de organisatie.
- Minder werk onder tijdsdruk: de organisatie hoeft niet pas vlak vóór een audit alles op orde te brengen.
- Betere auditgereedheid: de organisatie is beter voorbereid op controle- en hercertificatieaudits.
- Minder belasting voor het team: de directie en systeemcoördinator hoeven niet zelfstandig het volledige administratieve beheer te bewaken.
- Meer samenhang: documentatie, verantwoordelijkheden en de operationele praktijk vormen één beheerst systeem.
- Een basis voor verdere ontwikkeling: het systeem ondersteunt niet alleen het behoud van het certificaat, maar ook de verdere verbetering van de organisatie.
Vraag een vrijblijvende
offerte voor administratieve ondersteuning aan
Laat uw contactgegevens achter. Onze procesingenieur belt u binnen 24 uur terug, bespreekt kort uw situatie en stelt een offerte op voor administratieve ondersteuning van uw managementsysteem, afgestemd op de omvang van uw bedrijf.