Systém je již zavedený,
ale vyžaduje
průběžné udržování pořádku.
Administrativní podpora systémů managementu pomáhá udržovat dokumentaci přehlednou, postupy aktuální a organizaci připravenou na další audity. Je určena firmám, které nechtějí připustit, aby systém existoval pouze formálně a přestal fungovat v každodenní praxi.
Proč zavedený systém
přestává fungovat v praxi?
Dokumentace rychle zastarává
Po zavedení systému postupy, pracovní instrukce a formuláře často nereflektují organizační změny, nové povinnosti ani skutečný způsob práce jednotlivých týmů.
Odpovědná osoba i vedení jsou přetíženi
Udržování systému vyžaduje pravidelné administrativní činnosti. V běžném provozu však často chybí čas, kapacity a důslednost potřebné k jejich průběžnému zajištění.
Organizace reaguje až před auditem
V mnoha firmách začíná systematická kontrola a aktualizace systému až ve chvíli, kdy se blíží dozorový nebo recertifikační audit. Výsledkem bývá časový tlak, nejasnosti a nákladné opravy.
Systém ztrácí provázanost napříč útvary
Jednotlivé oblasti organizace se vyvíjejí různým tempem. Dokumentace, přidělené odpovědnosti a skutečná provozní praxe se proto mohou postupně rozcházet.
Vznikají mezery v řízení systému
Bez průběžné administrativní podpory lze snadno přehlédnout oblasti vyžadující aktualizaci, nové záznamy nebo další opatření potřebná k přípravě na externí posouzení.
Zanedbaná údržba stojí více než pravidelná podpora
Odkládání drobných aktualizací vede před auditem k rozsáhlejším problémům a nutnosti intenzivních nápravných kroků právě v době, kdy organizace potřebuje stabilní provoz.
Udržujeme systém,
který má být připravený
Administrativní podpora nespočívá v jednorázovém „úklidu dokumentace“ těsně před auditem. Pomáháme udržovat systém managementu v souladu se skutečnými procesy, poskytovat vedení potřebné podklady a omezovat riziko problémů při dozorových a recertifikačních auditech.
Rozsah podpory
- Aktualizace stávajících postupů, pracovních instrukcí a formulářů
- Zpracování doplňující dokumentace systému managementu
- Uspořádání dokumentace podle aktuálního fungování organizace
- Podpora vrcholového vedení a osoby odpovědné za systém managementu
- Příprava organizace na dozorový audit
- Příprava firmy na recertifikační audit
- Doporučení opatření pro udržování a další rozvoj systému
Co získáte
- Aktuální systém: dokumentace a pravidla fungování průběžně reagují na změny v organizaci.
- Méně práce pod tlakem: firma nemusí celý systém dávat do pořádku až bezprostředně před auditem.
- Vyšší připravenost: organizace má lepší podmínky pro absolvování dozorového nebo recertifikačního auditu.
- Odlehčení internímu týmu: vedení ani odpovědná osoba nemusí samostatně zajišťovat celou administrativní vrstvu systému.
- Lepší provázanost: dokumentace, odpovědnosti a provozní praxe tvoří jeden přehledně řízený celek.
- Základ pro další rozvoj: systém neslouží pouze k udržení certifikace, ale účinněji podporuje další zlepšování organizace.
Vyžádejte si bezplatnou
kalkulaci administrativní podpory
Zanechte nám kontakt. Náš procesní inženýr vám zavolá do 24 hodin, provede krátkou vstupní konzultaci a připraví kalkulaci administrativní podpory systému managementu podle velikosti vaší firmy.