Systém už funguje,
vyžaduje si však
priebežné usporiadanie.
Administratívna podpora systémov manažérstva pomáha udržiavať poriadok v dokumentácii, aktuálnosť postupov a pripravenosť organizácie na ďalšie audity. Je určená firmám, ktoré nechcú dopustiť, aby systém existoval iba formálne a prestal podporovať reálne fungovanie procesov.
Prečo zavedený systém
prestáva fungovať v praxi?
Dokumentácia rýchlo stráca aktuálnosť
Po zavedení systému postupy, pracovné inštrukcie a formuláre často nereflektujú organizačné zmeny, nové povinnosti ani skutočný spôsob práce jednotlivých tímov.
Zodpovedná osoba aj manažment sú preťažení
Udržiavanie systému si vyžaduje pravidelné administratívne činnosti. V každodennej prevádzke však na ne často chýba čas, kapacita a dôslednosť.
Organizácia reaguje až pred auditom
V mnohých firmách sa systém začína upratovať až pred blížiacim sa dozorným alebo recertifikačným auditom. Výsledkom býva časový tlak, neprehľadnosť a nákladné opravy na poslednú chvíľu.
Systém stráca súlad medzi útvarmi
Jednotlivé časti organizácie sa vyvíjajú rôznym tempom. Dokumentácia, zodpovednosti a reálna prax sa preto postupne rozchádzajú a systém prestáva tvoriť funkčný celok.
Vznikajú medzery v riadení systému
Bez priebežnej administratívnej podpory možno ľahko prehliadnuť oblasti, ktoré vyžadujú aktualizáciu, nové záznamy alebo doplňujúce opatrenia pred externým posúdením.
Zanedbanie stojí viac ako pravidelná podpora
Odkladanie menších aktualizácií vedie k väčším problémom pred auditom a vyžaduje intenzívne nápravné zásahy práve v čase, keď organizácia potrebuje stabilitu.
Udržiavame systém,
ktorý má byť pripravený
Administratívna podpora nie je jednorazové „upratovanie dokumentov“ tesne pred auditom. Pomáhame udržiavať systém manažérstva v stave, ktorý zodpovedá reálnym procesom, poskytuje manažmentu použiteľné informácie a znižuje riziko nedostatkov pri dozorných a recertifikačných auditoch.
Rozsah podpory
- Aktualizácia existujúcich postupov, pracovných inštrukcií a formulárov
- Vypracovanie doplňujúcej systémovej dokumentácie
- Usporiadanie dokumentácie podľa aktuálneho fungovania organizácie
- Podpora vrcholového manažmentu a osoby zodpovednej za systém manažérstva
- Príprava organizácie na dozorný audit
- Príprava firmy na recertifikačný audit
- Odporúčania opatrení na udržiavanie a ďalší rozvoj systému
Čo získate
- Aktuálny systém: dokumentácia a pravidlá fungovania priebežne reflektujú zmeny v organizácii.
- Menej práce pod časovým tlakom: firma nemusí celý systém upratovať až tesne pred auditom.
- Vyššiu pripravenosť: organizácia má lepšie usporiadanú dokumentáciu a dôkazy pre dozorný aj recertifikačný audit.
- Odľahčenie interného tímu: manažment a zodpovedná osoba nemusia sami zabezpečovať celú administratívnu vrstvu systému.
- Lepšiu konzistentnosť: dokumentácia, zodpovednosti a reálna prax tvoria jeden prehľadný a riadený systém.
- Základ ďalšieho rozvoja: systém neslúži iba na udržanie certifikátu, ale účinnejšie podporuje sústavné zlepšovanie organizácie.
Požiadajte o bezplatnú
cenovú ponuku administratívnej podpory
Zanechajte nám kontakt. Náš procesný inžinier sa vám ozve do 24 hodín, uskutoční krátky úvodný rozhovor a pripraví cenovú ponuku administratívnej podpory systémov manažérstva podľa veľkosti vašej firmy.