Sedex SAQ -kysely: miten tiedot kerätään ja vastaukset sovitetaan yrityksen käytäntöihin

Sedex SAQ -kyselyä ei pidä täyttää yhden osaston voimin pelkästään menettelyohjeiden ja aiempien ilmoitusten perusteella. Vastausten on kuvattava arvioitavan yrityksen tai toimipaikan todellista toimintaa ja vastattava asiakirjoja, operatiivisia tietoja sekä henkilöstön käytäntöjä. SAQ:n valmistelu kannattaa siksi aloittaa soveltamisalan, tietojen omistajien ja näyttöä koskevien pelisääntöjen määrittelystä. Vasta tämän jälkeen tiedot voidaan koota, ristiriidat ratkaista, vastaukset hyväksyä ja havaittujen puutteiden korjaaminen suunnitella.

SAQ yrityksen toiminnan kuvana

Sedex SAQ on organisaation itsearviointi, ei sertifikaatti eikä yksinään osoitus vaatimusten täyttymisestä. Se kuvaa tietyn yrityksen tai toimipaikan ilmoittamaa toimintatapaa. Vastaanottaja voi verrata vastauksia asiakirjoihin, operatiivisiin tietoihin, henkilöstön haastatteluihin ja sosiaalisen vastuun auditoinnin tuloksiin. SAQ:n arvo ei perustu myönteisten vastausten määrään vaan siihen, kuinka johdonmukaisesti ilmoitukset, näyttö ja käytännön toiminta vastaavat toisiaan.

Työ on aloitettava vahvistamalla liiketoiminnallinen tavoite, vastausten vastaanottajat ja heidän vaatimuksensa. Samalla määritetään, kattaako arviointi oikeushenkilön, yksittäisen toimipaikan vai usean toimipaikan kokonaisuuden. Lisäksi on tarkistettava kyselyn ajantasainen versio ja päivä, jolloin se on julkaistu järjestelmässä. Lomake ja asiakkaiden odotukset voivat muuttua, joten aiempien vastausten kopioiminen ilman soveltamisalan uutta arviointia johtaa helposti ristiriitaisiin ilmoituksiin. Kokonaisuudella tulee olla yksi koordinaattori, mutta tietojen on tultava kunkin prosessin omistajalta.

SAQ tarkastelee toimintaa useasta näkökulmasta. Kysymykset voivat koskea työehtoja, työterveyttä ja -turvallisuutta, ympäristövaikutuksia sekä eettisiä toimintaperiaatteita. Tietoja tarvitaan siten henkilöstöhallinnolta, työsuojelusta, operatiiviselta johdolta, hankinnalta sekä ympäristö-, talous- ja vaatimustenmukaisuusasioista vastaavilta henkilöiltä. Laatuorganisaatio voi ohjata työskentelytapaa ja valvoa vastausten johdonmukaisuutta, mutta sen ei pidä korvata prosessien omistajia tai tulkita yksin käytäntöjä, joista se ei vastaa.

Henkilöstökoulutusta koskevissa ilmoituksissa on erotettava kolme tilannetta. Jos koulutukset on toteutettu ja ne voidaan osoittaa ajantasaisilla tallenteilla, vastauksella on vahva näyttöpohja. Jos käytäntö toimii mutta tallenteet ovat puutteellisia, tosiasiallinen tila on kuvattava ja koulutustietojen hallinta saatettava kuntoon. Jos toimintatapaa ei ole otettu käyttöön, sitä ei voi korvata toimintaperiaatteella tai suunnitelmalla. Tällöin tarvitaan johdon päätös, jossa määritetään korjaava toimenpide, määräaika ja vastuuhenkilö. Menettely tukee toimitusketjun asianmukaista huolellisuutta ja valmistautumista asiakkaan arviointiin myös laajemmassa yhteydessä, jota käsitellään artikkelissa Miten tiimi valmistellaan asiakasauditointiin, kun vaatimuksina ovat APQP, PPAP ja juurisyyanalyysi.

Soveltamisala, roolit ja vastaamista koskevat säännöt

Ennen kysymysten jakamista on määritettävä virallisesti raportoiva yksikkö: yritys, tuotantolaitos, varasto, toimisto tai muu SAQ-profiiliin kuuluva toimipaikka. Soveltamisalassa on lisäksi ilmoitettava siihen sisältyvät henkilöstöryhmät ja työnteon muodot. Konsernitason tietoja voidaan käyttää tukevana lähteenä, mutta ne eivät korvaa arvioitavan toimipaikan omia tietoja. Numeerisille tiedoille on määritettävä yhteinen tarkastelujakso sekä asiakirjojen, koulutusten, riskinarviointien ja korjaavien toimenpiteiden ajantasaisuuden arvioinnissa käytettävä katkaisupäivä.

Vastuut on jaettava SAQ-koordinaattorin, sisältöalueiden omistajien, tarkastajien ja julkaisemisen hyväksyvän henkilön kesken. Koordinaattori vastaa kyselyn täydellisyydestä ja sisäisestä johdonmukaisuudesta, mutta hänen ei pidä laatia vastauksia henkilöstöhallinnon, työsuojelun, hankinnan tai operatiivisten toimintojen puolesta. Koordinointi voidaan hoitaa keskitetysti, mutta käytäntöjen ja tietojen vahvistamisen tulee tapahtua mahdollisimman lähellä arvioitavaa toimipaikkaa.

Ennen tietojen keräämistä on sovittava näyttöä koskevat säännöt. Lähdetallenteet ja transaktiotiedot on asetettava manuaalisten koosteiden edelle ja tosiasiallinen toiminta toimintaperiaatteissa esitetyn ilmoituksen edelle. Jokaisen poikkeuksen laajuus ja syy on yksilöitävä. Arviotiedolle on kuvattava menetelmä, omistaja ja hyväksyjä. Vastaus ”ei sovellu” edellyttää toiminnan soveltamisalaan perustuvaa perustelua; asiakirjan tai tiedon puuttuminen ei ole tällainen peruste.

Epäselvyydet on kirjattava avoimien kysymysten ja ristiriitojen rekisteriin. Jokaiselle asialle on määritettävä omistaja, määräaika, näyttö, päätös ja ratkaisusta vastaava henkilö. Näin ratkaisut eivät jää vain sähköposteihin tai keskusteluihin. Johdon hyväksyntää tarvitaan erityisesti silloin, kun vastaus vahvistaa toimintaperiaatteen, organisaation sitoumuksen, olennaisen poikkeuksen tai hyväksytyn arvion. Näiden periaatteiden siirtäminen uusille prosessinomistajille voidaan yhdistää aiheeseen Miten uuden laatuinsinöörin tai ISO-järjestelmävastaavan perehdytysprosessi rakennetaan.

Tietojen ja näytön kartoitus

SAQ:n lähdeaineisto on rakennettava kysymyskartan pohjalta eikä keräämällä kaikkia organisaatiossa saatavilla olevia asiakirjoja. Jokaiselle kysymykselle määritetään odotettu tieto, mittayksikkö, ensisijainen lähde, tietojen omistaja ja tietojen ajantasaisuuspäivä. Näyttörekisterin tulee yhdistää kysymyksen tunniste alustavaan vastaukseen, organisatoriseen soveltamisalaan, tarkastelujaksoon, tarkastuspäivään ja havaittuun puutteeseen. Tämä varmistaa tietojen jäljitettävyyden ja vähentää samojen arvojen toistuvaa siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Kartassa on erotettava toisistaan toimintaperiaatteet, menettelyt, toteutusta osoittavat tallenteet ja havaittava käytännön toiminta. Toimintaperiaate vahvistaa hyväksytyn linjauksen, menettely kuvaa toimintatavan, tallenne osoittaa tehdyn toimenpiteen ja käytäntö kertoo, toimiiko ratkaisu todellisuudessa. Kieltoa, velvoitetta tai sitoumusta koskeva asiakirja ei vielä osoita sen toimeenpanoa. Kysymyksestä riippuen näyttönä voidaan käyttää henkilöstö- ja palkkatietoja, työaikakirjauksia, työsuojelurekistereitä, riskinarviointeja, koulutustallenteita, ympäristölupia ja mittaustuloksia, valitus- ja tutkintarekistereitä, jatkotoimia sekä toimittajatietoja.

Määritelmät on yhdenmukaistettava ennen tietojen yhdistämistä. ”Henkilöstömäärä” voi tarkoittaa tietyn päivän henkilömäärää, tarkastelujakson keskiarvoa tai henkilötyövuosien määrää. ”Ulkopuolinen työntekijä” voi kattaa vuokratyöntekijät, alihankkijoiden henkilöstön tai vain toimipaikassa jatkuvasti työskentelevät henkilöt. Henkilöstöhallinto, työsuojelu ja operatiiviset toiminnot voivat myös luokitella tapaturman, valituksen tai suoritetun koulutuksen eri tavoin. Koulutettujen määrä ei ole luotettava, jos yksi osasto hyväksyy pelkän osallistumisen ja toinen edellyttää vahvistettua oppimistulosta tai vaadittua pätevyyttä. Määritelmä, viitepäivä ja hyväksymisperuste on dokumentoitava ennen tietojen poimintaa.

Jos lähteet ovat ristiriidassa, etusijalle asetetaan hallitusti ylläpidetty ensisijainen lähde, joka on mahdollisimman lähellä tapahtumaa. Henkilöstöjärjestelmän, paikallisen luettelon ja manuaalisen yhteenvedon väliset erot on selvitettävä, eikä niitä pidä ratkaista laskemalla keskiarvoa. Arviotietoja voidaan käyttää vain, jos lomake ja kysymyksen luonne sen sallivat. Tällöin laskentamenetelmä, oletukset ja hyväksyntä on säilytettävä. Puutteita kannattaa käsitellä ongelmina, joiden syy ja tarvittavat toimet selvitetään artikkelissa A3-ongelmanratkaisu – miten laaditaan yksi lomake, joka ohjaa tiimiä ratkaisuun kuvatun logiikan mukaisesti.

Riittävä näyttö ei välttämättä tarkoita henkilöstöasiakirjojen, palkkalistojen tai tutkinta-aineiston täydellisiä kopioita. SAQ:ta varten tulee valmistella vain vastauksen vahvistamiseksi tarvittava aineisto. Samalla on huolehdittava käyttöoikeuksien hallinnasta sekä henkilötietojen ja arkaluonteisten tietojen anonymisoinnista silloin, kun henkilöiden tunnistaminen ei ole arvioinnin kannalta tarpeen. Rekisterissä on ilmoitettava tallennuspaikka ja säilytysperiaatteet ilman lähdeaineistojen tarpeetonta kopiointia. Ennen asiakirjojen luovuttamista on varmistettava, ettei anonymisointi poista päivämäärän, toimipaikan, toimenpiteen toteutuksen tai tuloksen arvioinnissa tarvittavia tietoja.

Vastausten johdonmukaisuuden tarkastaminen

SAQ:n tarkastuksen tulee kattaa neljä näkökulmaa: vastausten keskinäinen logiikka, arvojen vastaavuus lähdeasiakirjoihin, tietojen jatkuvuus tarkastelujaksosta toiseen sekä ilmoitusten vastaavuus toimipaikan käytäntöihin. Pelkkä kenttien täyttämisen tarkistus ei riitä. Vastaus voi olla annettu, mutta se voi silti olla ristiriidassa kyselyn toisen osan kanssa, vanhentunut tai paikkansapitävä vain osassa organisaatiota. Vakavimpia ovat soveltamisalaa, prosessiin kuuluvia henkilöstöryhmiä ja käyttöönoton tilaa koskevat ristiriidat, koska ne muuttavat useiden vastausten merkitystä samanaikaisesti.

Tarkastuksen perustana on audit trail eli näyttöketju, joka johtaa SAQ:n kentästä tiettyyn lähteeseen, tietojen omistajaan ja laskentatapaan. Numeerisista arvoista on säilytettävä täsmäytys lähdejärjestelmään, ja sanallisiin vastauksiin on liitettävä asiakirja, tallenne tai havaittu käytäntö. Sisäisenä valmiusmittarina voidaan käyttää sellaisten kysymysten määrää, joilta puuttuu omistaja, lähde tai vahvistus. Ristiriidat kirjataan päätöksineen, perusteluineen ja hyväksyjineen sen sijaan, että ne peitettäisiin muokkaamalla sanamuotoa ilman syyn selvittämistä.

Ristiriidat tulevat usein näkyviin vasta eri osa-alueiden tietoja verrattaessa. Toimintaperiaate voi muodollisesti kattaa kaikki työntekijät, vaikka koulutustallenteet osoittavat perehdytyksen vain osalle henkilöstöstä. Ilmoituskanava voi olla kuvattu menettelyssä, mutta työntekijät eivät tiedä, mistä se löytyy tai voiko sitä käyttää luottamuksellisesti. Henkilöstömäärä ei välttämättä vastaa työaika-, työturvallisuuskoulutus- tai tapaturmatietoja, etenkin jos vuokratyöntekijät tai alihankkijan palveluksessa olevat henkilöt on jätetty pois. Tällaisissa tapauksissa on määritettävä vastauksen oikea soveltamisala eikä valittava edullisinta lukua.

SAQ voidaan tarkastaa ilman täysimittaista sisäistä auditointia käyttämällä ristiintarkastusta ja rajattua auditointiotantaa. Lähdealueesta riippumattoman henkilön tulee jäljittää valitut vastaukset lomakkeelta tallenteisiin, verrata tietoja kahdesta toisistaan riippumattomasta lähteestä sekä peilata niitä pieneen asiakirja- ja henkilöstöotokseen. Otannassa on huomioitava erilaiset työnteon muodot, työvuorot, toimipaikat ja kohonneen riskin ajanjaksot. Tarkastajan riippumattomuudella on käytännön merkitystä: prosessin omistaja tuntee suunnitellun toimintamallin, mutta ei välttämättä havaitse poikkeamia, jotka ulkopuolinen tarkastaja näkee. Samanlainen näyttöketjun hallinta on tärkeää myös aiheessa ISO 22163 raideliikennealalla: kuinka kauan IRIS-järjestelmän käyttöönotto kestää ja miten yritys valmistellaan auditointiin.

Viimeinen vaihe on kielen tarkastus. Ilmaisut ”kaikki”, ”aina” ja ”kaikissa toimipaikoissa” ovat perusteltuja vain, jos näyttö kattaa koko ilmoitetun soveltamisalan. Jos prosessissa on poikkeuksia, ne ja niiden käsittelytapa on tuotava vastauksessa esiin. Hyväksyttyä suunnitelmaa, käynnistettyä käyttöönottoa tai tilattua koulutusta ei saa kuvata jo toimivana ratkaisuna. Saavutetun tilan ja suunnitellun toimenpiteen erottaminen suojaa SAQ:n luotettavuutta ja mahdollistaa edistymisen todentamisen myöhemmin.

Puutteet, riskit ja ehdolliset vastaukset

SAQ-katselmuksessa havaittu puute on luokiteltava, sillä kaikki puutteet eivät tarkoita samaa ongelmaa. On erotettava toisistaan:

• puuttuvat tiedot,
• ristiriitaiset tallenteet,
• muodollisesti vahvistettu mutta käyttöön ottamaton periaate,
• todellinen operatiivinen poikkeama,
• oikeudellista tai sopimuksellista tulkintaa edellyttävä kysymys.

Puute- tai toimenpiderekisterissä on ilmoitettava havaitsemispäivä, puutteen piiriin kuuluvat henkilöt, prosessit tai toimipaikat, omistaja, toimenpiteen määräaika ja sulkemiseen vaadittava näyttö. Jos ratkaisu riippuu sovellettavasta lainsäädännöstä, työehdoista tai asiakasvelvoitteista, tarvitaan oikeudellinen tai sopimuksellinen arvio. Asiaa ei pidä ratkaista sisäisesti valitsemalla organisaatiolle sopivin tulkinta.

Priorisoinnin tulee perustua mahdolliseen vaikutukseen ihmisiin, ympäristöön, vaatimusten täyttymiseen ja organisaation uskottavuuteen asiakkaan silmissä. Korjaamisen helppous voi vaikuttaa aikatauluun, mutta sen ei pidä määrittää ongelman merkittävyyttä. Puutteen on estettävä SAQ:n lähettäminen, jos luotettavaa vastausta ei voida määrittää, kyse on olennaisesta riskistä tai ilmoitus olisi harhaanjohtava. Muissa tapauksissa johto voi hyväksyä tilapäisen riskin, kunhan päätöksen perusteet ja vastauksen rajoitukset kuvataan avoimesti.

Keskeneräinen tila on esitettävä sellaisena kuin se on kyselyn hyväksymispäivänä. Suunniteltu tai käynnistetty toimenpide kuvataan erikseen, ja sille nimetään omistaja, määräaika ja vaikuttavuuden todentamistapa. Tiloissa on erotettava vaiheet: suunniteltu, aloitettu, käyttöönotettu ja todennettu. Näyttöketjua ei saa täydentää jälkikäteen laadituilla takautuvilla asiakirjoilla, eikä vastausta pidä perustaa yksinomaan esihenkilön vakuutukseen siitä, että käytäntöä noudatetaan. Näytön puuttuminen on ratkaistava havainto, ei toimituksellinen ongelma. Menettely vastaa korjaavien toimenpiteiden logiikkaa ja on yhdenmukainen artikkelin Miten reklamaatioiden, auditointien, SPC:n ja FMEA:n tiedot yhdistetään yhdeksi jatkuvan parantamisen malliksi kanssa.

Yritys voi esimerkiksi ilmoittaa, että valituskanava on kaikkien työtä tekevien henkilöiden käytettävissä. Katselmus vahvistaa menettelyn olemassaolon, mutta ei osoita, että vuokratyöntekijöille olisi kerrottu ilmoittamistavasta, luottamuksellisuudesta ja vastatoimien kiellosta. Tällöin ilmoitusta yleisestä saatavuudesta ei pidä säilyttää. SAQ-vastaus on korjattava, puuttuvalle henkilöstöryhmälle on annettava tiedot ja haastatteluilla tai tallenneotannalla on varmistettava, että mekanismi on tosiasiallisesti saatavilla ja ymmärretty. Puute voidaan sulkea vasta vaikuttavuuden todentamisen jälkeen, ei tiedotteen julkaisuhetkellä.

SAQ:n hyväksyntä ja ylläpito

Ennen SAQ:n julkaisemista on tehtävä virallinen katselmus, jossa tarkastetaan vastausten täydellisyys, ajantasaisuus ja keskinäinen johdonmukaisuus, poikkeusten ratkaisut sekä vastaavuus asiakkaan edellyttämään organisatoriseen ja tiedolliseen soveltamisalaan. Samalla on varmistettava, kohdistuuko luovutettaviin tietoihin tietoturvaan, henkilötietojen suojaan tai sopimusvelvoitteisiin perustuvia rajoituksia. Johdon hyväksyntä ei saa olla vain tekninen lupa lähettää lomake. Hyväksyjän tulee tuntea olennaiset puutteet, hyväksytyt riskit ja vielä avoinna olevat toimenpiteet.

Julkaisun jälkeen on säilytettävä hyväksytty vastausversio, käytettyjen lähteiden rekisteri, hyväksymispäivä ja keskeisten laskelmien perusteet. Tallenteeseen on sisällytettävä myös versionumero, seuraava katselmuspäivä sekä avoimien toimenpiteiden luettelo tiloineen ja odotettuine vaikuttavuusnäyttöineen. Näin ilmoitusten perusteet voidaan jäljittää auditoinnissa, ja seuraavassa päivityksessä vältetään tietojen laskeminen eri oletuksilla.

SAQ:n ylläpidon omistajan on hallittava julkaistuihin vastauksiin vaikuttavien muutosten rekisteriä. Määräaikainen katselmus ei riitä, jos toiminnan profiili, henkilöstörakenne, toimipaikka, olennainen asiakasvaatimus tai lupien soveltamisala muuttuu ennen seuraavaa katselmusta tai jos tapahtuu vakava operatiivinen poikkeama. Uuden toimipaikan käynnistäminen tai vuokratyöntekijöiden osuuden merkittävä kasvu edellyttää tietojen soveltamisalan ja ilmoitettujen käytäntöjen uutta tarkastamista, vaikka määräaikaiskatselmuksen ajankohta ei olisi vielä käsillä.

SAQ:ssa havaitut puutteet on liitettävä organisaation nykyiseen muutostenhallintaan, korjaavien toimenpiteiden prosessiin ja johdon katselmukseen sen sijaan, että niitä hallittaisiin erillisellä, vain Sedexiä varten laaditulla luettelolla. Prioriteettien on perustuttava riskiin, ja toimenpiteen sulkeminen edellyttää vaikuttavuuden vahvistamista pelkän tehtävän suorittamisen sijaan. Hyödyllinen aikataulurakenne esitellään artikkelissa Miten laaditaan laadunkehityssuunnitelma 3, 6 ja 12 kuukaudelle? Näin kysely säilyy hallittuna tallenteena organisaation tilasta eikä vain lähetyspäivänä ajantasaisena historiallisena kuvana.