Ερωτηματολόγιο Sedex SAQ: συλλογή δεδομένων και συνεπείς απαντήσεις βάσει της πραγματικής λειτουργίας

Το ερωτηματολόγιο Sedex SAQ δεν πρέπει να συμπληρώνεται από ένα μόνο τμήμα με βάση διαδικασίες και παλαιότερες δηλώσεις. Οι απαντήσεις οφείλουν να αποτυπώνουν τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της συγκεκριμένης νομικής οντότητας ή εγκατάστασης και να συμφωνούν με τα έγγραφα, τα λειτουργικά δεδομένα και την καθημερινή πρακτική των εργαζομένων. Επομένως, η προετοιμασία του SAQ πρέπει να ξεκινά με τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής, των υπευθύνων για τα δεδομένα και των κανόνων τεκμηρίωσης. Μόνο στη συνέχεια μπορούν να συλλεχθούν οι πληροφορίες, να επιλυθούν οι αποκλίσεις, να εγκριθούν οι απαντήσεις και να προγραμματιστεί η αντιμετώπιση των κενών που εντοπίστηκαν.

Το SAQ ως αποτύπωση της πραγματικής λειτουργίας της επιχείρησης

Το Sedex SAQ αποτελεί αυτοαξιολόγηση του οργανισμού και όχι πιστοποιητικό ή αυτοτελές αποδεικτικό συμμόρφωσης. Παρουσιάζει τον δηλωμένο τρόπο λειτουργίας μιας συγκεκριμένης νομικής οντότητας ή εγκατάστασης. Ο αποδέκτης μπορεί να συγκρίνει τις απαντήσεις με έγγραφα, λειτουργικά δεδομένα, συνεντεύξεις εργαζομένων και αποτελέσματα κοινωνικού ελέγχου. Η αξία του SAQ δεν προκύπτει από τον αριθμό των θετικών απαντήσεων, αλλά από τη συνέπεια μεταξύ δηλώσεων, τεκμηρίων και πραγματικής πρακτικής.

Η εργασία πρέπει να αρχίζει με την επιβεβαίωση του επιχειρηματικού σκοπού, των αποδεκτών των απαντήσεων και των απαιτήσεών τους. Χρειάζεται να διευκρινιστεί αν το πεδίο καλύπτει μία νομική οντότητα, μία εγκατάσταση ή ομάδα εγκαταστάσεων και, στη συνέχεια, να ελεγχθούν η ισχύουσα έκδοση του ερωτηματολογίου και η ημερομηνία διάθεσής του στο σύστημα. Η φόρμα και οι απαιτήσεις των πελατών ενδέχεται να αλλάζουν. Γι’ αυτό, η αντιγραφή παλαιότερων απαντήσεων χωρίς νέα αξιολόγηση του πεδίου οδηγεί σε ασυνεπείς δηλώσεις. Τον συνολικό συντονισμό πρέπει να αναλαμβάνει ένα πρόσωπο, αλλά τα δεδομένα πρέπει να παρέχονται από τους αντίστοιχους ιδιοκτήτες διεργασιών.

Το SAQ έχει διατμηματικό χαρακτήρα. Οι ερωτήσεις μπορεί να αφορούν τις συνθήκες απασχόλησης, την υγεία και ασφάλεια στην εργασία, τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις και τη δεοντολογία. Κατά συνέπεια, οι πληροφορίες πρέπει να προέρχονται από το ανθρώπινο δυναμικό, την ΥΑΕ, τις λειτουργίες, τις προμήθειες, καθώς και από τους υπευθύνους για το περιβάλλον, τα οικονομικά και τη συμμόρφωση. Το τμήμα ποιότητας μπορεί να εποπτεύει τη μεθοδολογία και τη συνοχή των απαντήσεων, δεν πρέπει όμως να υποκαθιστά τους ιδιοκτήτες των διεργασιών ούτε να ερμηνεύει μόνο του πρακτικές για τις οποίες δεν έχει αρμοδιότητα.

Μια δήλωση σχετικά με την εκπαίδευση των εργαζομένων απαιτεί σαφή διάκριση μεταξύ τριών καταστάσεων. Όταν η εκπαίδευση πραγματοποιείται και τεκμηριώνεται με επικαιροποιημένα αρχεία, η απάντηση έχει ισχυρή αποδεικτική βάση. Όταν η πρακτική εφαρμόζεται αλλά τα αρχεία είναι ελλιπή, πρέπει να περιγραφεί η πραγματική κατάσταση και να οργανωθεί σωστά η σχετική τεκμηρίωση. Όταν η προβλεπόμενη λύση δεν έχει εφαρμοστεί, δεν επιτρέπεται να υποκαθίσταται από μια πολιτική ή ένα σχέδιο. Απαιτείται διοικητική απόφαση που να καθορίζει τη διορθωτική ενέργεια, την προθεσμία και την ευθύνη. Αυτή η προσέγγιση υποστηρίζει τη δέουσα επιμέλεια στην εφοδιαστική αλυσίδα και την προετοιμασία για αξιολόγηση πελάτη, μεταξύ άλλων στο ευρύτερο πλαίσιο που περιγράφεται στο άρθρο Πώς να προετοιμάσετε την ομάδα για έλεγχο πελάτη όταν απαιτούνται APQP, PPAP και ανάλυση αιτιών.

Πεδίο, ρόλοι και κανόνες απάντησης

Πριν από την κατανομή των ερωτήσεων πρέπει να οριστεί επίσημα η μονάδα αναφοράς: εταιρεία, εργοστάσιο, αποθήκη, γραφείο ή άλλη εγκατάσταση που καλύπτεται από το προφίλ SAQ. Το πεδίο πρέπει επίσης να προσδιορίζει τις κατηγορίες προσώπων και τις μορφές απασχόλησης που περιλαμβάνονται. Τα εταιρικά δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν επικουρικά, αλλά δεν υποκαθιστούν τα δεδομένα της εγκατάστασης που αξιολογείται. Πρέπει επίσης να καθοριστούν κοινή περίοδος αναφοράς για τις αριθμητικές τιμές και καταληκτική ημερομηνία για την αξιολόγηση της επικαιρότητας εγγράφων, εκπαιδεύσεων, εκτιμήσεων κινδύνου και διορθωτικών ενεργειών.

Οι αρμοδιότητες πρέπει να κατανέμονται μεταξύ του συντονιστή SAQ, των ιδιοκτητών των επιμέρους θεματικών περιοχών, των προσώπων που διενεργούν την επαλήθευση και του προσώπου που εγκρίνει τη δημοσίευση. Ο συντονιστής είναι υπεύθυνος για την πληρότητα και τη συνοχή του ερωτηματολογίου, αλλά δεν πρέπει να συντάσσει απαντήσεις εκ μέρους του ανθρώπινου δυναμικού, της ΥΑΕ, των προμηθειών ή των λειτουργιών. Ο συντονισμός μπορεί να γίνεται κεντρικά, ενώ η επιβεβαίωση των πρακτικών και των δεδομένων πρέπει να παραμένει όσο το δυνατόν εγγύτερα στην αξιολογούμενη εγκατάσταση.

Πριν από τη συλλογή δεδομένων πρέπει να συμφωνηθούν οι κανόνες τεκμηρίωσης. Τα πρωτογενή αρχεία και τα δεδομένα συναλλαγών πρέπει να υπερισχύουν των χειροκίνητων συγκεντρωτικών καταστάσεων, ενώ η πραγματική κατάσταση πρέπει να υπερισχύει μιας δήλωσης πολιτικής. Κάθε εξαίρεση απαιτεί προσδιορισμό του πεδίου και της αιτίας της. Κάθε εκτίμηση πρέπει να συνοδεύεται από τεκμηριωμένη μέθοδο, ιδιοκτήτη και εγκρίνοντα. Η απάντηση «δεν εφαρμόζεται» απαιτεί αιτιολόγηση που προκύπτει από το πεδίο δραστηριότητας. Η απουσία εγγράφου ή δεδομένων δεν αποτελεί τέτοια αιτιολόγηση.

Οι αμφιβολίες πρέπει να καταγράφονται σε μητρώο ανοικτών θεμάτων και αποκλίσεων. Για κάθε ζήτημα, το μητρώο πρέπει να αναφέρει τον υπεύθυνο, την προθεσμία, τα τεκμήρια, την απόφαση και το πρόσωπο που έλαβε την τελική απόφαση. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται συμφωνίες που παραμένουν μόνο σε αλληλογραφία ή προφορικές συζητήσεις. Η έγκριση της διοίκησης είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν η απάντηση επιβεβαιώνει πολιτική, δέσμευση του οργανισμού, ουσιώδη εξαίρεση ή αποδεκτή εκτίμηση. Η μεταβίβαση αυτών των αρχών σε νέους ιδιοκτήτες διεργασιών μπορεί να συνδεθεί με το θέμα Πώς να οργανώσετε την ένταξη ενός νέου μηχανικού ποιότητας ή υπευθύνου ISO.

Χαρτογράφηση δεδομένων και τεκμηρίων

Ο φάκελος πηγών για το SAQ πρέπει να δημιουργείται με αφετηρία τη χαρτογράφηση των ερωτήσεων και όχι τη συγκέντρωση όλων των διαθέσιμων εγγράφων του οργανισμού. Για κάθε ερώτηση πρέπει να ορίζονται η απαιτούμενη πληροφορία, η μονάδα μέτρησης, η κύρια πηγή, ο ιδιοκτήτης των δεδομένων και η ημερομηνία επικαιρότητάς τους. Το μητρώο τεκμηρίων πρέπει να συνδέει τον αναγνωριστικό αριθμό της ερώτησης με την προσχέδια απάντηση, το οργανωτικό πεδίο, την περίοδο αναφοράς, την ημερομηνία επαλήθευσης και κάθε διαπιστωμένο κενό. Έτσι διασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα των πληροφοριών και περιορίζεται η επανειλημμένη μεταφορά των ίδιων τιμών.

Στη χαρτογράφηση πρέπει να διακρίνονται οι πολιτικές, οι διαδικασίες, τα αρχεία υλοποίησης και η παρατηρήσιμη πρακτική. Η πολιτική επιβεβαιώνει την υιοθέτηση μιας αρχής, η διαδικασία περιγράφει τον τρόπο εφαρμογής, το αρχείο αποδεικνύει ότι μια ενέργεια πραγματοποιήθηκε και η πρακτική δείχνει αν η λύση λειτουργεί πραγματικά. Ένα έγγραφο που δηλώνει απαγόρευση, υποχρέωση ή δέσμευση δεν αποδεικνύει από μόνο του την εφαρμογή τους. Ανάλογα με την ερώτηση, τα τεκμήρια μπορεί να περιλαμβάνουν δεδομένα προσωπικού και μισθοδοσίας, αρχεία χρόνου εργασίας, μητρώα ΥΑΕ, εκτιμήσεις κινδύνου, αρχεία εκπαίδευσης, περιβαλλοντικές άδειες και μετρήσεις, μητρώα παραπόνων, διερευνήσεων και ενεργειών παρακολούθησης, καθώς και στοιχεία προμηθευτών.

Πριν από την ενοποίηση δεδομένων πρέπει να συμφωνηθούν οι ορισμοί. Ο «αριθμός εργαζομένων» μπορεί να σημαίνει τον αριθμό προσώπων σε συγκεκριμένη ημερομηνία, τον μέσο όρο μιας περιόδου ή τον αριθμό ισοδύναμων θέσεων πλήρους απασχόλησης. Ο «εξωτερικός εργαζόμενος» μπορεί να περιλαμβάνει προσωρινά απασχολούμενους, προσωπικό υπεργολάβων ή μόνο άτομα με σταθερή παρουσία στην εγκατάσταση. Το ανθρώπινο δυναμικό, η ΥΑΕ και οι λειτουργίες ενδέχεται επίσης να ταξινομούν διαφορετικά ένα ατύχημα, ένα παράπονο ή μια ολοκληρωμένη εκπαίδευση. Ο αριθμός των εκπαιδευμένων εργαζομένων δεν είναι αξιόπιστος αν ένα τμήμα θεωρεί επαρκή την απλή παρουσία στην εκπαίδευση, ενώ άλλο απαιτεί επιβεβαιωμένο αποτέλεσμα ή απόκτηση της προβλεπόμενης εξουσιοδότησης. Ο ορισμός, η ημερομηνία αναφοράς και ο κανόνας ένταξης πρέπει να καταγράφονται πριν από την εξαγωγή των δεδομένων.

Όταν οι πηγές συγκρούονται, πρέπει να δίνεται προτεραιότητα στην κύρια πηγή που τηρείται ελεγχόμενα και βρίσκεται πλησιέστερα στο συμβάν. Οι αποκλίσεις μεταξύ του συστήματος ανθρώπινου δυναμικού, ενός τοπικού καταλόγου και μιας χειροκίνητης κατάστασης απαιτούν διερεύνηση και όχι υπολογισμό μέσου όρου. Εκτιμώμενα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο όταν το επιτρέπουν η φόρμα και η φύση της ερώτησης. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να διατηρούνται η μέθοδος υπολογισμού, οι παραδοχές και η έγκριση. Τα κενά είναι σκόπιμο να αντιμετωπίζονται ως προβλήματα που απαιτούν προσδιορισμό αιτίας και ενέργεια, σύμφωνα με τη λογική που παρουσιάζεται στο άρθρο A3 problem solving – πώς να δημιουργήσετε ένα φύλλο που καθοδηγεί την ομάδα προς τη λύση.

Επαρκές τεκμήριο δεν σημαίνει υποχρεωτικά πλήρες αντίγραφο ατομικών φακέλων, μισθοδοσίας ή αρχείων διερεύνησης. Για το SAQ πρέπει να προετοιμάζεται μόνο το αναγκαίο υλικό που επιβεβαιώνει την απάντηση, με ελεγχόμενη πρόσβαση και ανωνυμοποίηση προσωπικών και ευαίσθητων δεδομένων όπου δεν απαιτείται ταυτοποίηση προσώπων. Το μητρώο πρέπει να αναφέρει τον τόπο φύλαξης και τους κανόνες διατήρησης των αρχείων, χωρίς να δημιουργεί αντίγραφα των πρωτογενών συνόλων δεδομένων. Πριν από τη διάθεση εγγράφων πρέπει να ελέγχεται ότι η ανωνυμοποίηση δεν αφαιρεί πληροφορίες απαραίτητες για την αξιολόγηση της ημερομηνίας, της εγκατάστασης, της εκτέλεσης της ενέργειας ή του αποτελέσματός της.

Έλεγχος συνέπειας των απαντήσεων

Ο έλεγχος του SAQ πρέπει να καλύπτει τέσσερις διαστάσεις: τη λογική συνοχή μεταξύ των απαντήσεων, τη συμφωνία των τιμών με τα πρωτογενή έγγραφα, τη συνέχεια των δεδομένων μεταξύ διαδοχικών περιόδων και τη συμφωνία των δηλώσεων με την πρακτική της εγκατάστασης. Ο απλός έλεγχος συμπλήρωσης όλων των πεδίων δεν επαρκεί. Μια απάντηση μπορεί να έχει καταχωριστεί αλλά να έρχεται σε αντίθεση με άλλο τμήμα του ερωτηματολογίου, να είναι παρωχημένη ή να ισχύει μόνο για μέρος του οργανισμού. Οι σοβαρότερες αποκλίσεις αφορούν το πεδίο, τις κατηγορίες προσώπων που καλύπτει η διεργασία και το στάδιο εφαρμογής, επειδή επηρεάζουν ταυτόχρονα το νόημα πολλών απαντήσεων.

Βάση της επαλήθευσης αποτελεί η διαδρομή τεκμηρίωσης από το πεδίο του SAQ έως τη συγκεκριμένη πηγή, τον ιδιοκτήτη των δεδομένων και τη μέθοδο υπολογισμού. Για τις αριθμητικές τιμές πρέπει να διατηρείται το αποτέλεσμα της συμφωνίας με το σύστημα προέλευσης, ενώ για τις περιγραφικές απαντήσεις πρέπει να αναφέρεται το σχετικό έγγραφο, αρχείο ή η παρατηρούμενη πρακτική. Ο αριθμός ερωτήσεων χωρίς ιδιοκτήτη, πηγή ή επιβεβαίωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εσωτερικός δείκτης ετοιμότητας. Οι αποκλίσεις πρέπει να καταγράφονται μαζί με την απόφαση, την αιτιολόγηση και τον εγκρίνοντα, αντί να εξαλείφονται μέσω αλλαγής διατύπωσης χωρίς διερεύνηση της αιτίας.

Οι ασυνέπειες συχνά γίνονται ορατές μόνο όταν διασταυρωθούν διαφορετικές περιοχές. Μια πολιτική μπορεί τυπικά να καλύπτει όλους τους εργαζομένους, ενώ τα αρχεία εκπαίδευσης επιβεβαιώνουν ενημέρωση μόνο για μέρος του προσωπικού. Ένας μηχανισμός παραπόνων μπορεί να περιγράφεται σε διαδικασία, αλλά οι εργαζόμενοι να μην γνωρίζουν πού θα τον βρουν ή αν μπορούν να τον χρησιμοποιήσουν εμπιστευτικά. Ο αριθμός των απασχολουμένων μπορεί να μη συμφωνεί με τα στοιχεία χρόνου εργασίας, τις εκπαιδεύσεις ΥΑΕ ή τα εργατικά ατυχήματα, ιδίως όταν έχουν παραλειφθεί προσωρινά απασχολούμενοι ή προσωπικό υπεργολάβων. Οι περιπτώσεις αυτές απαιτούν καθορισμό του ορθού πεδίου της απάντησης και όχι επιλογή της ευνοϊκότερης τιμής.

Το SAQ μπορεί να ελεγχθεί χωρίς τη διενέργεια πλήρους εσωτερικής επιθεώρησης, μέσω διασταυρούμενης ανασκόπησης και σύντομης ελεγκτικής δειγματοληψίας. Ένα πρόσωπο εκτός της περιοχής προέλευσης πρέπει να ακολουθήσει επιλεγμένες απαντήσεις από τη φόρμα έως τα αρχεία, να συγκρίνει δεδομένα από δύο ανεξάρτητες πηγές και να τα αντιπαραβάλει με μικρό δείγμα εγγράφων και εργαζομένων. Η επιλογή του δείγματος πρέπει να λαμβάνει υπόψη διαφορετικές μορφές απασχόλησης, βάρδιες, εγκαταστάσεις και περιόδους αυξημένου κινδύνου. Η ανεξαρτησία του επαληθευτή έχει πρακτική αξία: ο ιδιοκτήτης της διεργασίας γνωρίζει τον σχεδιασμό της, αλλά ενδέχεται να μην αντιλαμβάνεται αποκλίσεις που είναι εμφανείς σε κάποιον εκτός της περιοχής. Αντίστοιχη πειθαρχία στην προετοιμασία της διαδρομής τεκμηρίωσης απαιτείται και στο πεδίο που περιγράφεται στο άρθρο ISO 22163 στον σιδηροδρομικό κλάδο: διάρκεια εφαρμογής IRIS και προετοιμασία της επιχείρησης για επιθεώρηση.

Το τελευταίο στάδιο αφορά τον έλεγχο της γλώσσας. Διατυπώσεις όπως «όλοι», «πάντα» και «σε όλες τις εγκαταστάσεις» δικαιολογούνται μόνο όταν τα τεκμήρια καλύπτουν ολόκληρο το δηλωμένο πεδίο. Αν η διεργασία περιλαμβάνει εξαιρέσεις, η απάντηση πρέπει να τις αποκαλύπτει και να προσδιορίζει τον τρόπο διαχείρισής τους. Ένα εγκεκριμένο σχέδιο, μια εφαρμογή που έχει μόλις αρχίσει ή μια εκπαίδευση που έχει παραγγελθεί δεν πρέπει να παρουσιάζονται ως λύσεις που ήδη λειτουργούν. Η διάκριση μεταξύ επιτευχθείσας κατάστασης και προγραμματισμένης ενέργειας προστατεύει τη συνέπεια του SAQ και επιτρέπει τη μεταγενέστερη επιβεβαίωση της προόδου.

Κενά, κίνδυνοι και απαντήσεις υπό προϋποθέσεις

Κάθε κενό που εντοπίζεται κατά την ανασκόπηση του SAQ απαιτεί ταξινόμηση, καθώς δεν έχουν όλες οι ελλείψεις την ίδια σημασία. Πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ:

• έλλειψης δεδομένων,
• ασυνέπειας αρχείων,
• τυπικά θεσπισμένου αλλά μη εφαρμοσμένου κανόνα,
• πραγματικής λειτουργικής μη συμμόρφωσης,
• ζητήματος που απαιτεί νομική ή συμβατική ερμηνεία.

Το μητρώο του κενού πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία διαπίστωσης, το πεδίο των προσώπων, διεργασιών ή εγκαταστάσεων που επηρεάζονται, τον υπεύθυνο, την προθεσμία ενέργειας και το απαιτούμενο τεκμήριο ολοκλήρωσης. Όταν η απόφαση εξαρτάται από το εφαρμοστέο δίκαιο, τους όρους απασχόλησης ή συμβατικές δεσμεύσεις έναντι πελάτη, απαιτείται νομική ή συμβατική γνωμοδότηση και όχι μια εσωτερική συμφωνία επί της βολικότερης ερμηνείας.

Η προτεραιότητα πρέπει να καθορίζεται βάσει της πιθανής επίπτωσης στους ανθρώπους, στο περιβάλλον, στη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις και στην αξιοπιστία του οργανισμού έναντι του πελάτη. Η ευκολία διόρθωσης μπορεί να επηρεάζει τον προγραμματισμό, αλλά δεν πρέπει να καθορίζει τη σοβαρότητα του προβλήματος. Ένα κενό πρέπει να αναστέλλει την υποβολή του SAQ όταν δεν επιτρέπει την αξιόπιστη διατύπωση της απάντησης, αφορά σημαντικό κίνδυνο ή καθιστά τη δήλωση παραπλανητική. Στις υπόλοιπες περιπτώσεις, η διοίκηση μπορεί να αποδεχθεί προσωρινά τον κίνδυνο, με την προϋπόθεση ότι τεκμηριώνονται με διαφάνεια η βάση της απόφασης και οι περιορισμοί της απάντησης.

Μια μη ολοκληρωμένη κατάσταση πρέπει να παρουσιάζεται όπως πραγματικά ισχύει κατά την ημερομηνία έγκρισης του ερωτηματολογίου. Η προγραμματισμένη ή ήδη αρχισμένη ενέργεια περιγράφεται χωριστά, με αναφορά στον υπεύθυνο, την προθεσμία και τον τρόπο επιβεβαίωσης της αποτελεσματικότητας. Η κατάσταση πρέπει να διακρίνει τα στάδια: προγραμματισμένη, σε εξέλιξη, εφαρμοσμένη και επαληθευμένη. Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση της διαδρομής τεκμηρίωσης με αναδρομικά δημιουργημένα έγγραφα ούτε η θεμελίωση μιας απάντησης αποκλειστικά στη διαβεβαίωση του προϊσταμένου ότι η πρακτική εφαρμόζεται. Η έλλειψη τεκμηρίου παραμένει εύρημα που απαιτεί επίλυση και όχι συντακτικό πρόβλημα. Η προσέγγιση αυτή ακολουθεί τη λογική των διορθωτικών ενεργειών και συνδέεται με το θέμα Πώς να συνδέσετε δεδομένα από παράπονα, επιθεωρήσεις, SPC και FMEA σε ένα ενιαίο πλαίσιο βελτίωσης.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση δηλώνει ότι το κανάλι παραπόνων είναι διαθέσιμο σε όλους όσοι παρέχουν εργασία. Η ανασκόπηση επιβεβαιώνει την ύπαρξη διαδικασίας, αλλά δεν αποδεικνύει ότι οι εργαζόμενοι μέσω πρακτορείου έχουν ενημερωθεί για τον τρόπο υποβολής αναφοράς, την εμπιστευτικότητα και την προστασία από αντίποινα. Σε αυτή την περίπτωση δεν πρέπει να διατηρηθεί η δήλωση περί καθολικής πρόσβασης. Η απάντηση στο SAQ πρέπει να διορθωθεί, οι παραλειφθείσες κατηγορίες εργαζομένων να ενημερωθούν και, μέσω συνεντεύξεων ή δειγματοληψίας αρχείων, να επαληθευτεί ότι ο μηχανισμός είναι πράγματι προσβάσιμος και κατανοητός. Το κενό θεωρείται ότι έχει κλείσει μόνο μετά την επιβεβαίωση της αποτελεσματικότητας και όχι με τη δημοσίευση της σχετικής ανακοίνωσης.

Έγκριση και διατήρηση του SAQ

Πριν από τη δημοσίευση του SAQ πρέπει να προηγείται επίσημη ανασκόπηση της πληρότητας και επικαιρότητας των απαντήσεων, της μεταξύ τους συνοχής, της διευθέτησης των εξαιρέσεων και της συμφωνίας τους με το οργανωτικό και πληροφοριακό πεδίο που απαιτεί ο πελάτης. Πρέπει επίσης να ελέγχεται αν τα γνωστοποιούμενα δεδομένα υπόκεινται σε περιορισμούς σχετικούς με την προστασία πληροφοριών, προσωπικών δεδομένων ή συμβατικών δεσμεύσεων. Η έγκριση της διοίκησης δεν μπορεί να περιορίζεται σε συγκατάθεση για την τεχνική υποβολή της φόρμας. Το πρόσωπο που εγκρίνει πρέπει να γνωρίζει τα σημαντικά κενά, τους αποδεκτούς κινδύνους και τις ενέργειες που παραμένουν ανοικτές.

Μετά τη δημοσίευση πρέπει να διατηρούνται η εγκεκριμένη έκδοση των απαντήσεων, το μητρώο των πηγών που χρησιμοποιήθηκαν, η ημερομηνία έγκρισης και η βάση των κρίσιμων υπολογισμών. Το αρχείο πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τον αριθμό έκδοσης, την επόμενη ημερομηνία ανασκόπησης και τον κατάλογο των ανοικτών ενεργειών, μαζί με την κατάστασή τους και το αναμενόμενο τεκμήριο αποτελεσματικότητας. Αυτή η διαδρομή επιτρέπει την ανασύσταση της βάσης των δηλώσεων κατά τη διάρκεια ελέγχου και περιορίζει τον κίνδυνο να υπολογιστούν τα δεδομένα με διαφορετικές παραδοχές στην επόμενη επικαιροποίηση.

Ο υπεύθυνος διατήρησης του SAQ πρέπει να τηρεί μητρώο των αλλαγών που επηρεάζουν τις δημοσιευμένες απαντήσεις. Η περιοδική ανασκόπηση δεν επαρκεί όταν στο μεταξύ αλλάζουν το προφίλ δραστηριότητας, η διάρθρωση της απασχόλησης, η εγκατάσταση, μια ουσιώδης απαίτηση πελάτη ή το πεδίο των αδειών, ή όταν συμβαίνει σοβαρό λειτουργικό περιστατικό. Η έναρξη λειτουργίας νέου εργοστασίου ή η σημαντική αύξηση του ποσοστού εργαζομένων μέσω πρακτορείου απαιτεί νέα επαλήθευση του πεδίου των δεδομένων και των δηλωμένων πρακτικών, ακόμη και αν δεν έχει φτάσει ακόμη η προγραμματισμένη ημερομηνία ανασκόπησης.

Τα κενά που αναδεικνύονται μέσω του SAQ πρέπει να εντάσσονται στο υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης αλλαγών, διορθωτικών ενεργειών και ανασκόπησης από τη διοίκηση, αντί να τηρείται χωριστός κατάλογος αποκλειστικά για τις ανάγκες του Sedex. Οι προτεραιότητες πρέπει να καθορίζονται βάσει κινδύνου, ενώ η ολοκλήρωση μιας ενέργειας απαιτεί επιβεβαίωση της αποτελεσματικότητάς της και όχι μόνο εκτέλεση της εργασίας. Μια χρήσιμη δομή προγραμματισμού παρουσιάζεται στο θέμα Πώς να καταρτίσετε σχέδιο βελτίωσης ποιότητας για 3, 6 και 12 μήνες; Με αυτόν τον τρόπο, το ερωτηματολόγιο παραμένει ελεγχόμενο αρχείο της κατάστασης του οργανισμού και όχι μια ιστορική αποτύπωση που ήταν επίκαιρη μόνο την ημέρα της υποβολής.