Η προετοιμασία για διαγωνισμό στον αμυντικό τομέα δεν εξαντλείται στη συγκέντρωση διαδικασιών. Απαιτεί από τον οργανισμό να αποδείξει ότι μπορεί να μετατρέψει τις απαιτήσεις της μελλοντικής σύμβασης σε ελεγχόμενες διεργασίες, σαφείς αρμοδιότητες και αξιόπιστα αρχεία. Πριν από την υποβολή της προσφοράς πρέπει να αποσαφηνιστεί το εύρος των δεσμεύσεων, να αξιολογηθούν οι δυνατότητες του οργανισμού και των προμηθευτών του και να επαληθευτεί η συνέχεια των τεκμηρίων από την απαίτηση έως την αποδέσμευση του προϊόντος ή της υπηρεσίας. Εάν κάποιο από αυτά τα στοιχεία δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί με αξιοπιστία, το ζήτημα πρέπει να επιλυθεί πριν από την υπογραφή της σύμβασης και όχι να μεταφερθεί στη φάση υλοποίησης.
Ο διαγωνισμός ελέγχει την επιχειρησιακή ικανότητα, όχι την ύπαρξη εγγράφων
Η απόφαση συμμετοχής σε διαγωνιστική διαδικασία του αμυντικού τομέα πρέπει να βασίζεται στην αξιολόγηση του μελλοντικού έργου και όχι απλώς στην ανασκόπηση των υφιστάμενων διαδικασιών. Η ανάλυση οφείλει να καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο υλοποίησης: αναγνώριση απαιτήσεων, σχεδιασμό ή προγραμματισμό της εκτέλεσης, προμήθειες, παραγωγή ή παροχή υπηρεσίας, έλεγχο, αποδέσμευση και διαχείριση μη συμμορφώσεων. Μόνο αυτή η συνολική προσέγγιση επιτρέπει τον εντοπισμό απαιτήσεων που συνεπάγονται σημαντικό κόστος, κίνδυνο καθυστέρησης ή εξάρτηση από υπεργολάβους.
Ένα πιστοποιητικό ELOT EN ISO 9001, ιδίως όταν το πεδίο εφαρμογής του δεν καλύπτει τις διεργασίες ή τις εγκαταστάσεις όπου προβλέπεται να εκτελεστεί η σύμβαση, δεν αποτελεί από μόνο του απόδειξη ετοιμότητας. Το ίδιο ισχύει για έναν πλήρη φάκελο διαδικασιών. Η ικανότητα εκτέλεσης της σύμβασης τεκμηριώνεται από τη συνοχή μεταξύ απαιτήσεων, αρμοδιοτήτων, πόρων, αρχείων υλοποίησης και κριτηρίων αποδοχής του προϊόντος ή της υπηρεσίας. Για τον λόγο αυτό, η προσφορά δεν πρέπει να εγκρίνεται μόνο από τις πωλήσεις και τη διοίκηση, αλλά και από τους υπευθύνους ποιότητας, λειτουργιών, προμηθειών και τεχνικών πόρων.
Ένα συνηθισμένο κενό εμφανίζεται μετά την ανάθεση. Η επιχείρηση έχει δηλώσει ότι ικανοποιεί τις απαιτήσεις ποιότητας, αλλά κατά την προετοιμασία της υλοποίησης διαπιστώνει ότι δεν διαθέτει μηχανισμό μεταφοράς των κατάλληλων απαιτήσεων στους υπεργολάβους ούτε δυνατότητα απόδειξης της ιχνηλασιμότητας των παρτίδων. Το πρόβλημα δεν είναι τότε η έλλειψη μιας δήλωσης, αλλά η απόσταση μεταξύ της συμβατικής δέσμευσης και της πραγματικής ικανότητας εκτέλεσης: ασαφή δεδομένα εισόδου για τις προμήθειες, απουσία των απαιτούμενων αρχείων στον προμηθευτή και αδυναμία σύνδεσης του υλικού, των ελέγχων και της αποδέσμευσης με συγκεκριμένη παρτίδα προϊόντος.
Το AQAP 2110 πρέπει συνεπώς να εξετάζεται σε συνδυασμό με τα έγγραφα του διαγωνισμού, το σχέδιο σύμβασης, τις τεχνικές προδιαγραφές και τις απαιτήσεις ποιότητας της αναθέτουσας αρχής. Το εύρος των δεσμεύσεων εξαρτάται από τις απαιτήσεις του συγκεκριμένου προϊόντος, της υπηρεσίας και της εφοδιαστικής αλυσίδας. Δεν πρέπει να προκύπτει αποκλειστικά από το κείμενο του προτύπου ή από το υφιστάμενο πεδίο πιστοποίησης. Πριν από την υποβολή της προσφοράς απαιτούνται τεκμηριωμένη ανασκόπηση απαιτήσεων και απόφαση για το εύρος της δηλούμενης συμμόρφωσης. Η διαφορά μεταξύ της κατοχής εγγράφων και της δυνατότητας απόδειξης της λειτουργίας του συστήματος αναλύεται στο άρθρο AQAP 2110 – ποια έγγραφα και ποιες διεργασίες ελέγχουν συχνότερα οι επιθεωρητές στον αμυντικό τομέα;
Ανασκόπηση απαιτήσεων πριν από την προσφορά
Η ανασκόπηση πριν από την υποβολή της προσφοράς πρέπει να οδηγεί σε επίσημη απόφαση αποδοχής των βασικών όρων και περιορισμών της. Δεν αρκεί η επιβεβαίωση των τεχνικών χαρακτηριστικών. Βασικό εργαλείο είναι ένα μητρώο απαιτήσεων που καλύπτει την πρόσκληση ή το αίτημα υποβολής προσφοράς, τα τεχνικά παραρτήματα, το σχέδιο σύμβασης και το προβλεπόμενο περιεχόμενο της προσφοράς του οργανισμού. Σε αυτό πρέπει να καταγράφονται οι απαιτήσεις ποιότητας, τεκμηρίωσης και παραλαβής, καθώς και οι απαιτήσεις για ιχνηλασιμότητα, διαχείριση διαμόρφωσης, έλεγχο υπεργολάβων, πρόσβαση εκπροσώπων της αναθέτουσας αρχής και διαχείριση μη συμμορφώσεων.
Το μητρώο είναι επαρκώς αναλυτικό όταν κάθε δέσμευση μπορεί να αντιστοιχιστεί σε συγκεκριμένη διεργασία, υπεύθυνο, τρόπο υλοποίησης και αναμενόμενο τεκμήριο. Πρέπει επίσης να αποτυπώνει τον σχετικό κίνδυνο και την κατάσταση λήψης απόφασης, ώστε ασαφείς ή μη υλοποιήσιμες απαιτήσεις να μην θεωρηθούν σιωπηρά αποδεκτές.
| Πηγή | Περιεχόμενο απαίτησης | Διεργασία και ιδιοκτήτης | Τρόπος ικανοποίησης | Τεκμήριο | Κίνδυνος | Κατάσταση απόφασης |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Τεχνικό παράρτημα | Ιχνηλασιμότητα παρτίδας υλικού | Προμήθειες και παραγωγή — ορισμένοι ιδιοκτήτες | Μεταφορά των σημάνσεων στην τεκμηρίωση παραγωγής | Πιστοποιητικό υλικού, αρχείο παραλαβής, δελτίο παρτίδας | Απώλεια της σύνδεσης μετά τον διαχωρισμό του υλικού | Απαιτεί ενέργεια |
| Σχέδιο σύμβασης | Παραλαβή στις εγκαταστάσεις του υπεργολάβου | Προμήθειες και ποιότητα — ορισμένοι ιδιοκτήτες | Ενσωμάτωση του δικαιώματος πρόσβασης και του σημείου παραλαβής στην εντολή αγοράς | Εντολή αγοράς, σχέδιο ελέγχου, πρωτόκολλο παραλαβής | Άρνηση ή μη διαθεσιμότητα του υπεργολάβου | Ασαφές |
Ο πίνακας συμμόρφωσης της προσφοράς πρέπει να αναδεικνύει τις αποκλίσεις μεταξύ των εγγράφων και όχι να τις συγχωνεύει σε μία βολική ερμηνεία. Κάθε απαίτηση πρέπει να χαρακτηρίζεται ως: ικανοποιημένη, απαιτεί ενέργεια, ασαφής ή μη αποδεκτή χωρίς διευκρίνιση ή τροποποίηση. Μια εμπορική παραδοχή δεν υποκαθιστά την τεκμηριωμένη ερμηνεία της απαίτησης. Πριν από την υποβολή της προσφοράς πρέπει να διευκρινίζονται όλα τα ζητήματα που επηρεάζουν την τιμή, την προθεσμία, το εύρος ευθύνης, τα κριτήρια παραλαβής ή τη δυνατότητα απόδειξης της συμμόρφωσης. Επιμέρους θέματα υλοποίησης μπορούν να παραμείνουν ανοικτά έως πριν από την έναρξη εκτέλεσης μόνο όταν δεν μεταβάλλουν τη δέσμευση και διαθέτουν ορισμένο υπεύθυνο και προθεσμία επίλυσης.
Μια προθεσμία μπορεί να φαίνεται εφικτή για την εσωτερική παραγωγή, αλλά να καθίσταται ανεφάρμοστη όταν συνυπολογιστούν η πιστοποίηση του υλικού, η παραλαβή στις εγκαταστάσεις του υπεργολάβου και ο χρόνος έγκρισης του σχεδίου ποιότητας. Η διαθεσιμότητα μηχανημάτων δεν αποδεικνύει από μόνη της ικανότητα έγκαιρης παράδοσης. Η απαιτούμενη προθεσμία πρέπει να συγκρίνεται με τις επιβεβαιωμένες δυνατότητες των διεργασιών και των προμηθευτών, λαμβάνοντας υπόψη τις εξαρτήσεις και τα χρονικά και οικονομικά περιθώρια ασφαλείας. Χρήσιμοι δείκτες είναι ο αριθμός απαιτήσεων χωρίς ιδιοκτήτη ή χωρίς προβλεπόμενο τεκμήριο συμμόρφωσης, καθώς και ο αριθμός ανοικτών ερωτημάτων προς την αναθέτουσα αρχή μαζί με τις προθεσμίες κλεισίματός τους.
Μετά την αξιολόγηση της ικανότητας των διεργασιών, των πόρων και των αβεβαιοτήτων, η διοίκηση πρέπει να εγκρίνει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
- υποβολή προσφοράς με τους καθορισμένους όρους·
- υποβολή αιτήματος διευκρίνισης των απαιτήσεων·
- ενσωμάτωση του κόστους πρόσθετων μέτρων ελέγχου·
- μη συμμετοχή στη διαγωνιστική διαδικασία.
Η έγκριση πρέπει να καταγράφει τις παραδοχές που έγιναν αποδεκτές, τους κινδύνους που παραμένουν ανοικτοί και τους υπευθύνους των σχετικών ενεργειών. Το AQAP 2110 δεν υποκαθιστά αυτή την απόφαση. Παρέχει όμως τη δομή για να αποδειχθεί ότι οι συμβατικές απαιτήσεις μετατράπηκαν σε ελεγχόμενες διεργασίες και αρχεία. Αντίστοιχη λογική πληρότητας των αποδεικτικών στοιχείων παρουσιάζει το άρθρο Τεκμηρίωση NIS2 και KSC πριν από έλεγχο: ποιες πολιτικές, ποια μητρώα και ποια τεκμήρια απαιτούνται πραγματικά, παρότι το εύρος των υποχρεώσεων και οι βάσεις συμμόρφωσης είναι διαφορετικά.
Κρίσιμες διεργασίες για τη σύμβαση
Πριν από την υπογραφή της σύμβασης δεν απαιτείται να ανασχεδιαστεί ολόκληρο το σύστημα διαχείρισης ποιότητας. Πρέπει όμως να σχεδιαστούν και να επαληθευτούν οι διεργασίες από τις οποίες εξαρτάται η εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων. Ο χάρτης της σύμβασης πρέπει να αποτυπώνει τα σημεία μεταβίβασης της ευθύνης: από τις πωλήσεις και την κατάρτιση της προσφοράς έως τον σχεδιασμό, τις προμήθειες, την παραγωγή ή την παροχή υπηρεσίας, τον έλεγχο, την αποθήκευση και τελικά το πρόσωπο που εγκρίνει την αποδέσμευση του προϊόντος.
Για κάθε μετάβαση πρέπει να προσδιορίζονται τα απαιτούμενα δεδομένα εισόδου, το κριτήριο αποδοχής, ο ιδιοκτήτης της διεργασίας, το αρχείο που επιβεβαιώνει την εκτέλεση και ο τρόπος διαχείρισης ελλιπών δεδομένων. Η απουσία ιδιοκτήτη ή κριτηρίων εισόδου και εξόδου αποτελεί κενό διεργασίας, ακόμη και όταν υπάρχει γενική διαδικασία.
Κρίσιμο ζήτημα είναι να αποσαφηνιστεί εάν η ευθύνη του οργανισμού περιλαμβάνει σχεδιασμό και ανάπτυξη. Εάν ναι, πριν από τη σύναψη της σύμβασης πρέπει να καθοριστεί ο τρόπος ελέγχου των δεδομένων εισόδου, των ανασκοπήσεων, της επαλήθευσης, της επικύρωσης, των αλλαγών και της διαμόρφωσης. Αυτό ισχύει και όταν η τεχνική λύση προκύπτει από προσαρμογή υφιστάμενου προϊόντος ή από περαιτέρω εξειδίκευση της τεκμηρίωσης του πελάτη. Η μη εφαρμογή απαιτήσεων σχεδιασμού μπορεί να βασίζεται μόνο στην πραγματική κατανομή ευθυνών και όχι σε λόγους ευκολίας τεκμηρίωσης.
Παράλληλα, το σχέδιο ποιότητας της σύμβασης πρέπει να καθορίζει τα στάδια υλοποίησης, τα κριτήρια αποδοχής, τα σημεία ελέγχου και παραλαβής, τα απαιτούμενα αρχεία, τις αρμοδιότητες, τη διαχείριση μη συμμορφώσεων και τις προϋποθέσεις αποδέσμευσης της παράδοσης. Μπορεί να παραπέμπει σε υφιστάμενα έγγραφα, αλλά το περιεχόμενό του πρέπει να ανταποκρίνεται στη συγκεκριμένη σύμβαση.
Η ετοιμότητα πρέπει να αξιολογείται με βάση ένα σενάριο ροής του προϊόντος και όχι μόνο με την ανάγνωση διαδικασιών. Κάθε απαίτηση πρέπει να ιχνηλατείται από τα έγγραφα του διαγωνισμού έως την αγορά του υλικού, την υλοποίηση, τον έλεγχο, την αποθήκευση και το αρχείο που αποτελεί τη βάση για την αποδέσμευση. Στη διαδρομή αυτή πρέπει να επιβεβαιώνονται η κατάσταση του απαιτούμενου εξοπλισμού μέτρησης, ο έλεγχος υλικών που παρέχονται από τον πελάτη, η ταυτοποίηση του προϊόντος και η σαφής ένδειξη της κατάστασης ελέγχου.
Συνηθισμένο κενό εμφανίζεται όταν η ιχνηλασιμότητα λειτουργεί στη θέση παραγωγής αλλά χάνεται κατά την επανασυσκευασία, τον διαχωρισμό μιας παρτίδας ή την αποστολή εξαρτημάτων για εξωτερική κατεργασία. Μετά την επιστροφή του, το προϊόν μπορεί να είναι τεχνικά σύμφωνο, αλλά ο οργανισμός να μην μπορεί να αποδείξει τη σύνδεσή του με το υλικό, την εντολή εργασίας, τα αποτελέσματα των ελέγχων ή την εγκεκριμένη διαμόρφωση.
Οι απαιτήσεις του AQAP 2110 πρέπει επομένως να αξιολογούνται με βάση την ικανότητα των διεργασιών να παράγουν αξιόπιστα τεκμήρια και όχι με βάση τον αριθμό των εγκεκριμένων εγγράφων. Η δοκιμαστική ιχνηλάτηση πρέπει να εντοπίζει διεργασίες χωρίς καθορισμένες εισόδους, εξόδους, κριτήρια ή αρμοδιότητες, καθώς και εξοπλισμό μέτρησης που δεν είναι διαθέσιμος ή έτοιμος προς χρήση. Πριν από την προσφορά πρέπει να λειτουργούν οι μηχανισμοί που καθορίζουν εάν η δέσμευση είναι υλοποιήσιμη. Οι λεπτομερείς λύσεις μπορούν να ενεργοποιηθούν μετά την υπογραφή μόνο εφόσον η εφαρμογή τους έχει προγραμματιστεί, έχει οριστεί υπεύθυνος και δεν τίθενται σε κίνδυνο η προθεσμία ή η συμμόρφωση της παράδοσης.
Οι προμηθευτές υπό το ίδιο πλαίσιο ελέγχου
Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικό συνεργάτη δεν μεταφέρει στον υπεργολάβο την ευθύνη για τη συμμόρφωση της παράδοσης. Ήδη κατά την προετοιμασία της προσφοράς πρέπει να προσδιοριστούν οι τεχνικές, ποιοτικές, τεκμηριωτικές απαιτήσεις και οι απαιτήσεις παραλαβής που θα ενσωματωθούν στις εντολές αγοράς. Το περιεχόμενο αυτό πρέπει να περιλαμβάνει την ισχύουσα τεχνική τεκμηρίωση, τα κριτήρια αποδοχής, τα απαιτούμενα πιστοποιητικά και αρχεία, τους κανόνες γνωστοποίησης αλλαγών και μη συμμορφώσεων, καθώς και τα σημεία ελέγχου ή παραλαβής. Ένας πρακτικός δείκτης ετοιμότητας είναι ο αριθμός συμβατικών απαιτήσεων που δεν έχουν ακόμη μεταφερθεί στους όρους προμήθειας.
Η κατηγοριοποίηση των προμηθευτών πρέπει να βασίζεται στην επίδρασή τους στη συμμόρφωση, στη διαμόρφωση και στο χρονοδιάγραμμα της σύμβασης και όχι μόνο στην οικονομική αξία των αγορών. Κρίσιμος μπορεί να είναι ένας μικρός υπεργολάβος που εκτελεί ειδική διεργασία, ένα εργαστήριο που παρέχει αποτέλεσμα απαραίτητο για την αποδέσμευση ή ένας κατασκευαστής μοναδικού εξαρτήματος με μεγάλο χρόνο προμήθειας. Πριν από την ένταξη μιας τέτοιας πηγής στην προσφορά πρέπει να επιβεβαιωθούν οι πόροι, οι ικανότητες, η δυναμικότητα των διεργασιών και οι πραγματικοί χρόνοι παράδοσης. Πρέπει επίσης να εντοπιστούν περιορισμοί δυναμικότητας, απαιτούμενα σημεία παραλαβής και η δυνατότητα αξιοποίησης εναλλακτικής πηγής.
Η προσυμβατική αξιολόγηση δεν μπορεί να περιορίζεται σε ένα ερωτηματολόγιο και μια δήλωση συμμόρφωσης. Πρέπει να εξετάζει την ιχνηλασιμότητα, τον έλεγχο αλλαγών, τη διαχείριση μη συμμορφούμενων προϊόντων και την ικανότητα διάθεσης των τεκμηρίων που απαιτούνται από τον οργανισμό, τον πελάτη ή τις αρμόδιες λειτουργίες εποπτείας. Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση προμηθευτή που δηλώνει ότι κατασκευάζει το προϊόν σύμφωνα με το σχέδιο, αλλά δεν μπορεί να διατηρήσει τη σύνδεση μεταξύ του εισερχόμενου υλικού, των παραμέτρων της διεργασίας, των αποτελεσμάτων ελέγχου και της παρτίδας που αποστέλλεται στον πελάτη. Το προϊόν μπορεί να ανταποκρίνεται στις διαστασιολογικές απαιτήσεις, αλλά η ασυνέχεια των αρχείων δεν επιτρέπει αξιόπιστη απόδειξη της συμμόρφωσης.
Πριν από την προσφορά πρέπει να καταρτιστεί κατάλογος κρίσιμων προμηθευτών με την τεκμηρίωση της βάσης αξιολόγησής τους και να καθοριστεί ποιοι χρειάζονται επιτόπιο έλεγχο. Επιθεώρηση προμηθευτή ενδείκνυται ιδίως όταν εκτελεί διεργασία που καθορίζει τις ιδιότητες του προϊόντος, αποτελεί μοναδική πηγή ή όταν τα αρχεία του θα χρησιμοποιηθούν ως βάση παραλαβής. Η σχετική μεθοδολογία παρουσιάζεται στο άρθρο Επιθεώρηση προμηθευτή πριν από την υπογραφή της σύμβασης – πώς περιορίζεται ο κίνδυνος ποιότητας και καθυστερήσεων.
Εάν ο προμηθευτής αρνείται να κοινοποιήσει αρχεία διεργασιών, πρέπει να συμφωνηθεί ασφαλής τρόπος εξέτασής τους ή να εξασφαλιστούν άλλα αντικειμενικά τεκμήρια. Η αδυναμία επιβεβαίωσης της ικανότητας αποτελεί κίνδυνο της προσφοράς και όχι εκκρεμότητα που πρέπει να καλυφθεί μετά την υπογραφή. Αυτή η προσέγγιση στον έλεγχο συνάδει με το AQAP 2110 – kvalitātes nodrošināšanas sistēma militārajiem piegādātājiem.
Τεκμήρια αντί δηλώσεων
Η ετοιμότητα εκτέλεσης της σύμβασης επιβεβαιώνεται με αντικειμενικά τεκμήρια επιθεώρησης και όχι με τον αριθμό των εγκεκριμένων διαδικασιών. Κάθε τεκμήριο πρέπει να αποτυπώνει την ενέργεια που εκτελέστηκε και το αποτέλεσμά της, τον υπεύθυνο, την ημερομηνία και τη σύνδεση με συγκεκριμένη απαίτηση, προϊόν, παρτίδα ή αλλαγή. Ένα κενό έντυπο δείχνει μόνο ότι έχει προβλεφθεί θέση για καταγραφή, ενώ μια διαδικασία περιγράφει τον τρόπο εργασίας. Κανένα από αυτά δεν επιβεβαιώνει από μόνο του ότι η διεργασία λειτουργεί αποτελεσματικά.
Ο βασικός φάκελος τεκμηρίωσης της ετοιμότητας πρέπει να περιλαμβάνει:
- αποτελέσματα της ανασκόπησης απαιτήσεων·
- πίνακα αρμοδιοτήτων·
- αξιολόγηση κινδύνων της σύμβασης·
- χάρτη της ροής υλοποίησης·
- κριτήρια ελέγχου και αποδέσμευσης·
- αποτελέσματα αξιολόγησης και έγκρισης προμηθευτών·
- αρχεία ελέγχου ικανοτήτων·
- τεκμηρίωση της δοκιμαστικής εκτέλεσης.
Ο χώρος αποθήκευσης των αρχείων, τα δικαιώματα πρόσβασης, οι κανόνες έγκρισης και οι χρόνοι διατήρησης πρέπει να καθοριστούν σύμφωνα με τις απαιτήσεις της διαγωνιστικής διαδικασίας, της μελλοντικής σύμβασης και της εφαρμοστέας νομοθεσίας. Ως εσωτερικός δείκτης πληρότητας μπορεί να χρησιμοποιείται το ποσοστό απαιτήσεων για τις οποίες, κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης ανασκόπησης, είναι διαθέσιμο τεκμήριο συμμόρφωσης.
Η πλέον αντιπροσωπευτική δοκιμή είναι μια πιλοτική σύμβαση ή η προσομοίωση αντιπροσωπευτικής παραγγελίας. Η ομάδα πρέπει να ακολουθήσει ένα επιλεγμένο προϊόν ή μια παρτίδα από την απαίτηση του πελάτη, μέσω του προγραμματισμού, των προμηθειών και της εκτέλεσης, έως το αρχείο ελέγχου, την απόφαση αποδέσμευσης και την αρχειοθέτηση. Η προσομοίωση δεν υποκαθιστά τα αρχεία πραγματικής σύμβασης όταν ο πελάτης απαιτεί τεκμήρια από πραγματική υλοποίηση. Πριν από την υπογραφή, όμως, επιτρέπει την αξιολόγηση της ικανότητας της διεργασίας και της συνέχειας της ιχνηλασιμότητας. Αξίζει να μετρώνται ο αριθμός των διακοπών αυτής της συνέχειας και ο χρόνος που απαιτείται για την ανάκτηση πλήρους συνόλου αρχείων για συγκεκριμένη παρτίδα ή εντολή.
Εάν κατά τη δοκιμή δεν μπορεί να συνδεθεί το πιστοποιητικό υλικού με την παρτίδα, το αποτέλεσμα ελέγχου με τη σωστή έκδοση της τεκμηρίωσης ή η απόφαση αποδέσμευσης με εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, η διοίκηση αποκτά σαφή εικόνα για ένα πραγματικό κενό. Η διορθωτική ενέργεια πρέπει να εξαλείψει την αιτία της αστοχίας του ελέγχου — για παράδειγμα, ασαφείς σημάνσεις, μη εκχωρημένη αρμοδιότητα ή ακατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης στο αποθετήριο αρχείων — και όχι να περιοριστεί στη συμπλήρωση ενός εντύπου. Το πεδίο της επιθεώρησης ετοιμότητας πρέπει επομένως να οργανώνεται γύρω από τη ροή των τεκμηρίων και όχι μόνο γύρω από την παρουσία εγγράφων.
Η προσέγγιση αυτή ανταποκρίνεται στη λογική του AQAP 2110 -vaatimukset – puolustussektorin toimittajien johtamisjärjestelmä: οι απαιτήσεις πρέπει να μετατρέπονται σε ελεγχόμενες ενέργειες και σε αποτελέσματα που μπορούν να αποδειχθούν. Η συνοχή των τεκμηρίων αποτελεί κοινή αρχή σε διαφορετικά πεδία συμμόρφωσης. Ως συμπληρωματικό σημείο αναφοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί το άρθρο Τεκμηρίωση NIS2 και KSC πριν από έλεγχο: ποιες πολιτικές, ποια μητρώα και ποια τεκμήρια απαιτούνται πραγματικά, όπου επίσης έχει σημασία η δυνατότητα σύνδεσης της απαίτησης, της αρμοδιότητας, της ενέργειας και του αρχείου.
Πύλη απόφασης πριν από την υπογραφή
Πριν από την υπογραφή πρέπει να πραγματοποιείται επίσημη ανασκόπηση συμβατικής ετοιμότητας, με συμμετοχή των λειτουργιών πωλήσεων, ποιότητας, τεχνικής υποστήριξης, προμηθειών, παραγωγής και οικονομικής διαχείρισης. Καμία από αυτές δεν καλύπτει αυτοτελώς ολόκληρο το φάσμα κινδύνων. Οι απαιτήσεις ποιότητας μπορεί να επηρεάζουν την τεχνολογία, τις προμήθειες, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος και τη δυνατότητα απόδειξης της συμμόρφωσης. Η ανασκόπηση πρέπει να καταλήγει σε σαφή απόφαση: έγκριση, έγκριση υπό όρους ή μη έγκριση, μαζί με μητρώο των αποδεκτών κινδύνων και προσδιορισμό του προσώπου που έχει την εξουσία να τους αποδεχθεί.
Η έγκριση προϋποθέτει ότι έχουν κλείσει οι κρίσιμες απαιτήσεις, έχει επιβεβαιωθεί η διαθεσιμότητα πόρων και ικανοτήτων κατά την προγραμματισμένη περίοδο υλοποίησης, έχουν αξιολογηθεί και εγκριθεί οι πηγές προμήθειας και έχουν επαληθευτεί οι μηχανισμοί ιχνηλασιμότητας. Πρέπει επίσης να συμφωνηθεί ποια τεκμήρια θα παράγονται, ποιος θα τα εγκρίνει, πού θα καταγράφονται και για πόσο χρόνο θα διατηρούνται. Η κατάσταση κάθε προϋπόθεσης πρέπει να χαρακτηρίζεται ως κλειστή, υπό όρους ή ανοικτή.
Η έγκριση υπό όρους δικαιολογείται μόνο όταν η σχετική ενέργεια έχει υπεύθυνο, προθεσμία, εξασφαλισμένους πόρους και καθορισμένο τρόπο κλιμάκωσης, ενώ η μη ολοκλήρωσή της δεν αναιρεί τη δήλωση που υποβλήθηκε στον διαγωνισμό ούτε τη συμβατική δέσμευση. Για παράδειγμα, η απουσία της τελικής μορφής μιας αναφοράς μπορεί να παραμείνει ανοικτή ενέργεια, εφόσον έχουν ήδη καθοριστεί το απαιτούμενο εύρος δεδομένων, η αρμοδιότητα και η προθεσμία έγκρισης.
Διαφορετικά πρέπει να αντιμετωπίζονται η έλλειψη επιβεβαιωμένης κρίσιμης διεργασίας, η μη διαθεσιμότητα απαιτούμενων ικανοτήτων ή η μη επαληθευμένη δυνατότητα βασικού προμηθευτή. Τέτοια κενά πρέπει να αναστέλλουν την υπογραφή της σύμβασης και να οδηγούν σε επαναδιαπραγμάτευση των όρων ποιότητας, αλλαγή του χρονοδιαγράμματος ή εξασφάλιση πρόσθετων πόρων.
Ο τελικός κατάλογος ελέγχου δεν έχει σκοπό να παράγει περισσότερα έγγραφα, αλλά να απαντήσει αν ο οργανισμός μπορεί να αναλάβει υπεύθυνα τη δέσμευση. Η ανασκόπηση κινδύνων της σύμβασης πρέπει να καταλήγει σε μία από τις ακόλουθες αποφάσεις: υπογράφουμε, επαναδιαπραγματευόμαστε, ενισχύουμε την ικανότητα πριν από την υπογραφή ή αποχωρούμε. Το σχέδιο υλοποίησης της σύμβασης πρέπει να ενεργοποιείται μόνο μετά την έγκριση. Σε σχέση με το AQAP 2110 – Kokybės užtikrinimo sistema kariuomenės tiekėjams, το βασικό κριτήριο παραμένει η αποδεδειγμένη ικανότητα εκπλήρωσης των απαιτήσεων και όχι απλώς η πληρότητα των διαδικασιών.
Masz pytania? Porozmawiajmy.
Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań.
