Η εφαρμογή του ISO 22163 δεν έχει μία ενιαία και αξιόπιστη διάρκεια για κάθε οργανισμό. Ο απαιτούμενος χρόνος εξαρτάται από το πεδίο πιστοποίησης, την ωριμότητα του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης, τη σταθερότητα των διεργασιών και την ποιότητα των τεκμηρίων που αποδεικνύουν την εφαρμογή τους. Ένα χρονοδιάγραμμα γίνεται ρεαλιστικό μόνο μετά την ανάλυση αποκλίσεων, την ανάθεση αρμοδιοτήτων και την εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται όχι μόνο για τον καθορισμό κανόνων, αλλά και για την εφαρμογή τους, τη διενέργεια εσωτερικών επιθεωρήσεων και την επιβεβαίωση της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών ενεργειών. Η επιθεώρηση αξιολογεί ένα σύστημα που λειτουργεί στην πράξη και όχι απλώς ένα πλήρες σύνολο διαδικασιών.
Το IRIS ως επιχειρησιακό έργο
Η εφαρμογή του ISO 22163 πρέπει να αντιμετωπίζεται ως αλλαγή στον τρόπο διοίκησης των δραστηριοτήτων του σιδηροδρομικού κλάδου και όχι ως έργο σύνταξης εγγράφων για την επιθεώρηση. Το πρότυπο καθορίζει απαιτήσεις για το σύστημα διαχείρισης ποιότητας στον σιδηροδρομικό τομέα, ενώ το IRIS αποτελεί το σχήμα αξιολόγησης του οργανισμού και διενέργειας της πιστοποίησης. Το σύστημα διαχείρισης είναι το πραγματικό πλέγμα διεργασιών, αρμοδιοτήτων, δεδομένων και αποφάσεων που λειτουργεί στην επιχείρηση. Το πιστοποιητικό επιβεβαιώνει το αποτέλεσμα της αξιολόγησης αυτού του πλέγματος, αλλά δεν το υποκαθιστά. Η ισχύουσα έκδοση του προτύπου και οι εφαρμοζόμενοι κανόνες του σχήματος IRIS πρέπει να επαληθεύονται κατά την ημερομηνία έναρξης του έργου και δημοσίευσης των σχετικών πληροφοριών.
Οι επιχειρήσεις συνήθως ξεκινούν την εφαρμογή ως απάντηση σε απαίτηση πελάτη, ενόψει εισόδου στη σιδηροδρομική αλυσίδα εφοδιασμού, λόγω όρων διαγωνισμού, επέκτασης δραστηριοτήτων ή ανάγκης σαφέστερης κατανομής της ευθύνης των διεργασιών. Ανεξάρτητα από το κίνητρο, η διοίκηση πρέπει πρώτα να καθορίσει τα όρια του συστήματος: τις νομικές οντότητες και τις εγκαταστάσεις που θα ενταχθούν στην πιστοποίηση, τις ομάδες προϊόντων και υπηρεσιών, τη συμμετοχή του σχεδιασμού και τις εξωτερικά ανατιθέμενες διεργασίες. Χωρίς αυτές τις αποφάσεις, το χρονοδιάγραμμα είναι μόνο θεωρητικό, επειδή δεν είναι σαφές πού πρέπει να δημιουργούνται τα τεκμήρια συμμόρφωσης και ποιος ευθύνεται για την αξιοπιστία τους.
Το έργο δεν πρέπει να ανατίθεται αποκλειστικά στο τμήμα ποιότητας. Ο υπεύθυνος του συστήματος μπορεί να συντονίζει την ανάλυση αποκλίσεων, την τεκμηρίωση και την προετοιμασία των επιθεωρήσεων, όμως τα ουσιώδη τεκμήρια δημιουργούνται στις πωλήσεις, στον σχεδιασμό, στις προμήθειες, στην παραγωγή, στη συντήρηση υποδομών και εξοπλισμού και στη διαχείριση παραπόνων. Η δήλωση ότι οι απαιτήσεις του πελάτη ελέγχονται δεν αρκεί, εάν το εμπορικό τμήμα δεν καταγράφει τις αλλαγές των συμφωνηθέντων, ο σχεδιασμός δεν εξασφαλίζει ιχνηλασιμότητα της επαλήθευσης και οι προμήθειες δεν αξιολογούν την επίδραση του προμηθευτή στη συμμόρφωση του προϊόντος. Ιδιοκτήτης του έργου πρέπει να είναι μέλος της διοίκησης με αρμοδιότητα επίλυσης διαφορών μεταξύ διεργασιών και διάθεσης πόρων.
Ένα υφιστάμενο σύστημα ELOT EN ISO 9001 μπορεί να συντομεύσει την προετοιμασία, αλλά μόνο εφόσον λειτουργεί ουσιαστικά και παρέχει συνεπείς καταγραφές, δείκτες και αποτελέσματα παρακολούθησης. Το πιστοποιητικό ELOT EN ISO 9001 από μόνο του δεν αποδεικνύει ετοιμότητα για τις κλαδικές απαιτήσεις. Επομένως, τα σενάρια του άρθρου Πώς να προετοιμάσετε την επιχείρηση για πιστοποίηση ELOT EN ISO 9001 σε 90, 180 και 270 ημέρες — ρεαλιστικά σενάρια δεν πρέπει να μεταφέρονται αυτομάτως σε ένα σιδηροδρομικό έργο. Οι κλαδικές απαιτήσεις και η σχέση τους με το σχήμα πιστοποίησης παρουσιάζονται στο άρθρο IRIS (ISO/TS 22163) — Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στον σιδηροδρομικό κλάδο.
Τι καθορίζει πραγματικά τη διάρκεια
Το έργο εφαρμογής πρέπει να διαχωρίζεται σε δύο περιόδους. Η πρώτη περιλαμβάνει την ανάλυση αποκλίσεων, τον σχεδιασμό των διεργασιών, τον καθορισμό αρμοδιοτήτων και τη συμπλήρωση των κανόνων λειτουργίας. Η δεύτερη αρχίζει όταν οι συμφωνημένες λύσεις εφαρμόζονται πραγματικά: δημιουργούνται καταγραφές, οι δείκτες αποτυπώνουν αποτελέσματα, πραγματοποιούνται εσωτερικές επιθεωρήσεις και ανασκοπήσεις από τη διοίκηση και μπορεί να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα των διορθωτικών ενεργειών. Η γρήγορη σύνταξη τεκμηρίωσης δεν μειώνει αυτομάτως τον χρόνο που απαιτείται για να αποδειχθεί ότι το σύστημα λειτουργεί.
Την προετοιμασία επιταχύνουν ένα λειτουργικό σύστημα ELOT EN ISO 9001, σταθερές διεργασίες, αξιόπιστοι δείκτες, σαφώς κατανεμημένες αρμοδιότητες, συστηματικός έλεγχος των απαιτήσεων των πελατών και διαθεσιμότητα της διοίκησης για τη λήψη αποφάσεων. Το χρονοδιάγραμμα επιμηκύνεται από κατακερματισμένη τεκμηρίωση, απουσία ιδιοκτητών διεργασιών, ανεπαρκή ιχνηλασιμότητα, μη ελεγχόμενες αλλαγές, ανώριμη αξιολόγηση προμηθευτών και έλλειψη δεδομένων αποτελεσματικότητας. Σημαντικοί παράγοντες είναι επίσης ο αριθμός των εγκαταστάσεων, ο αριθμός των διεργασιών εντός πεδίου και ο αριθμός των εργαζομένων που εκτελούν δραστηριότητες με επίδραση στην ποιότητα. Καθένας από αυτούς αυξάνει τα σημεία στα οποία πρέπει να επιβεβαιωθεί η συνέπεια της εφαρμογής.
| Σενάριο | Αρχική κατάσταση και περιορισμοί | Προϋπόθεση έναρξης της επιθεώρησης | Κύριος κίνδυνος για το χρονοδιάγραμμα |
|---|---|---|---|
| Επιταχυμένο | Ώριμες και σταθερές διεργασίες με πλήρη δεδομένα· οι αποκλίσεις αφορούν κυρίως τις κλαδικές απαιτήσεις | Διαθέσιμος πλήρης κύκλος καταγραφών και επιβεβαιωμένη αποτελεσματικότητα των μηχανισμών που προστέθηκαν | Κρυφές ασυνέπειες μεταξύ εγκαταστάσεων ή διεργασιών |
| Τυπικό | Λειτουργικό σύστημα ELOT EN ISO 9001, αλλά μέρος της παρακολούθησης, των δεικτών και των αρμοδιοτήτων χρειάζεται ανάπτυξη | Κλεισμένες ουσιώδεις αποκλίσεις, ολοκληρωμένες εσωτερικές επιθεωρήσεις και ανασκόπηση από τη διοίκηση | Υπερεκτίμηση της ωριμότητας ενός πιστοποιημένου συστήματος |
| Διορθωτικό | Οι διεργασίες χρειάζονται ανασχεδιασμό· υπάρχουν εκκρεμείς ενέργειες, ανεπαρκής ιχνηλασιμότητα ή μη ελεγχόμενες αλλαγές | Σταθεροποιημένη πρακτική και τεκμήρια αποτελεσματικότητας των διορθωτικών παρεμβάσεων | Επαναλαμβανόμενες μη συμμορφώσεις και απουσία αποφάσεων της διοίκησης |
Η ένταξη ενός οργανισμού σε συγκεκριμένο σενάριο πρέπει να προκύπτει από την ανάλυση αποκλίσεων και όχι από τη δήλωση του υπευθύνου του συστήματος. Πρέπει να εξεταστούν οι καταγραφές επιθεωρήσεων, ανασκοπήσεων, αξιολόγησης προμηθευτών, διαχείρισης κινδύνων και παρακολούθησης διεργασιών, καθώς και ο αριθμός των ανοικτών μη συμμορφώσεων, παραπόνων και εκπρόθεσμων διορθωτικών ενεργειών. Ένα πρακτικό τεστ είναι η ιχνηλάτηση μιας επιλεγμένης παραγγελίας: από τις απαιτήσεις του πελάτη, τις αλλαγές και τις προμήθειες έως την παραλαβή και την αντίδραση στις αποκλίσεις. Τα κενά σε αυτή την αλληλουχία συνήθως αποκαλύπτουν τον πραγματικό φόρτο του έργου.
Η επικοινωνία με τον φορέα πιστοποίησης μπορεί να προγραμματιστεί νωρίτερα, όμως η δεσμευτική ημερομηνία επιθεώρησης είναι σκόπιμο να οριστεί μόνο μετά την ανάλυση αποκλίσεων και την πρόβλεψη επαρκούς χρόνου για διορθωτικές ενέργειες. Ο σιδηροδρομικός τομέας απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στην ιχνηλασιμότητα, στον έλεγχο αλλαγών, στις απαιτήσεις πελατών και στην αλυσίδα εφοδιασμού. Συνεπώς, συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα μπορούν να θεωρηθούν τεκμηριωμένα μόνο αφού επιβεβαιωθούν το πεδίο, η ωριμότητα των διεργασιών και η ποιότητα των διαθέσιμων αποδεικτικών στοιχείων.
Πού αυξάνονται το κόστος και ο κίνδυνος
Το κόστος εφαρμογής αυξάνεται κυρίως όταν το πεδίο του συστήματος, οι αρμοδιότητες των ιδιοκτητών διεργασιών και οι αλληλεξαρτήσεις μεταξύ πωλήσεων, σχεδιασμού, προμηθειών, παραγωγής, παραλαβών και διαχείρισης μη συμμορφώσεων καθορίζονται καθυστερημένα. Το αποτέλεσμα είναι η επανάληψη εργασιών: νέα χαρτογράφηση διεργασιών, αλλαγές εντύπων, συμπλήρωση δεδομένων και εναρμόνιση αντικρουόμενων κανόνων. Ο μηχανισμός είναι παρόμοιος με εκείνον που εξετάζεται στο άρθρο Πόσο κοστίζει η εφαρμογή των NIS2 και uKSC — πώς διαμορφώνεται ο προϋπολογισμός επιθεώρησης, τεκμηρίωσης, εκπαίδευσης και μέτρων προστασίας χωρίς δαπανηρά λάθη: οι απαιτούμενοι πόροι εξαρτώνται από την αρχική κατάσταση, το πεδίο και τον αριθμό των αλληλεξαρτήσεων, όχι από τον αριθμό των εγγράφων. Αυτό δεν σημαίνει μεταφορά κανονιστικών απαιτήσεων από τον έναν τομέα στον άλλο.
Πριν από τη σύνταξη διαδικασιών πρέπει να αντιμετωπιστούν τα κενά στη ροή των διεργασιών, στις εξουσίες λήψης αποφάσεων, στα σημεία μεταβίβασης πληροφοριών και στις πηγές δεδομένων. Η αντιγραφή έτοιμης τεκμηρίωσης συνήθως καλύπτει αυτά τα προβλήματα αντί να τα επιλύει. Μια διαδικασία μπορεί να είναι τυπικά ορθή, αλλά να μην ανταποκρίνεται στην πραγματική ροή της παραγγελίας ή στον τρόπο έγκρισης σχεδίου, προμηθευτή, παραλαβής ή απόκλισης.
Η διοίκηση πρέπει να διαχωρίζει στον προϋπολογισμό το κόστος συμβουλευτικής υποστήριξης, τις ανθρωποώρες των ιδιοκτητών διεργασιών και της ομάδας εφαρμογής, την εκπαίδευση, τις αλλαγές σε εργαλεία, τις εσωτερικές επιθεωρήσεις, την επιθεώρηση πιστοποίησης και την ίδια την πιστοποίηση. Το κόστος της επιθεώρησης πιστοποίησης απαιτεί εξατομικευμένη προσφορά, η οποία καταρτίζεται σύμφωνα με τους εκάστοτε ισχύοντες κανόνες προσδιορισμού της διάρκειας επιθεώρησης.
Ένα τυπικό πρόβλημα εμφανίζεται όταν η διαδικασία προβλέπει επισήμως αξιολόγηση κινδύνου και έλεγχο αλλαγών, αλλά η εντολή παραγωγής τροποποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια σχεδιαστική απόκλιση δεν διαθέτει σαφή έγκριση και ένας νέος προμηθευτής ξεκινά την εκτέλεση πριν ολοκληρωθεί η αξιολόγησή του. Υπάρχουν επιμέρους καταγραφές, αλλά δεν συνθέτουν συνεπή διαδρομή αποφάσεων. Δεν είναι σαφές ποιος αξιολόγησε την επίδραση της αλλαγής, ποιες απαιτήσεις του πελάτη ελέγχθηκαν και αν ενημερώθηκε η διαμόρφωση. Το κενό αυτό προκαλεί ταυτόχρονα κόστος ποιότητας, κίνδυνο παραπόνων και ανάγκη ανακατασκευής των τεκμηρίων πριν από την επιθεώρηση.
Η ανεπαρκής ωριμότητα στη διαχείριση διαμόρφωσης, έργων, προμηθευτών, κινδύνων και απαιτήσεων πελατών συχνά αποκαλύπτεται μόνο κατά τη δειγματοληψία καταγραφών. Ένας δηλωμένος μηχανισμός μπορεί να λειτουργεί για ένα προϊόν, αλλά να χάνει τη συνοχή του όταν επιλέγεται διαφορετική παραγγελία, εγκατάσταση ή προμηθευτής. Το σχέδιο πρέπει επομένως να λαμβάνει υπόψη τις ανθρωποώρες των εμπλεκομένων, τον αριθμό των συστημάτων και μητρώων που χρειάζονται εναρμόνιση και τον χρόνο κάλυψης των ελλείψεων στις καταγραφές. Η αλλαγή πληροφοριακού συστήματος δικαιολογείται μόνο όταν τα υφιστάμενα εργαλεία δεν εξασφαλίζουν ιχνηλασιμότητα, έλεγχο δικαιωμάτων πρόσβασης ή συνέπεια δεδομένων. Παρόμοια λογική αξιολόγησης αποδεικτικών στοιχείων εφαρμόζεται στο άρθρο Πώς προετοιμάζεται μια επιχείρηση για επιθεώρηση δεύτερου μέρους σε κρίσιμο προμηθευτή;
Σχέδιο εφαρμογής βασισμένο σε αποδεικτικά στοιχεία
Το σχέδιο εφαρμογής πρέπει να ξεκινά από τη διάγνωση της υφιστάμενης κατάστασης και όχι από τη σύνταξη διαδικασιών. Η διάγνωση περιλαμβάνει τον καθορισμό του πεδίου του συστήματος, τη χαρτογράφηση διεργασιών, τις απαιτήσεις των πελατών, τις εφαρμοζόμενες πρακτικές, τα ισχύοντα έγγραφα, τις διαθέσιμες καταγραφές και τα δεδομένα επίδοσης. Το αποτέλεσμα πρέπει να είναι μια ανάλυση αποκλίσεων συνδεδεμένη με συγκεκριμένες διεργασίες, ιδιοκτήτες και προθεσμίες. Η πρόοδος πρέπει να μετράται με βάση την ολοκλήρωση των ενεργειών και όχι τον αριθμό των εγγράφων που συντάχθηκαν.
Ιδιαίτερη διάκριση απαιτούν τρεις περιπτώσεις:
- δεν έχει καθοριστεί κανόνας λειτουργίας·
- ο κανόνας έχει περιγραφεί, αλλά δεν εφαρμόζεται·
- ο κανόνας εφαρμόζεται, αλλά δεν αφήνει αξιόπιστη καταγραφή.
Κάθε περίπτωση απαιτεί διαφορετική παρέμβαση. Η πρώτη απαιτεί σχεδιασμό λύσης, η δεύτερη ουσιαστική εφαρμογή και η τρίτη εξασφάλιση αποδεικτικού εκτέλεσης και ελέγχου.
Το σύστημα πρέπει να σχεδιάζεται γύρω από τις πραγματικές ροές εργασίας και τα σημεία λήψης αποφάσεων. Για κάθε διεργασία πρέπει να καθορίζονται ο ιδιοκτήτης, οι κίνδυνοι, οι δείκτες, τα κριτήρια παρακολούθησης, οι απαιτούμενες καταγραφές και οι κανόνες μεταβίβασης της ευθύνης. Αυτό αφορά ιδιαίτερα τις συνδέσεις μεταξύ πωλήσεων, σχεδιασμού, προμηθειών και υλοποίησης, καθώς στα σημεία διεπαφής τους χάνονται συχνότερα απαιτήσεις ή προκύπτουν μη ελεγχόμενες αλλαγές.
Οι κλαδικές πρακτικές που σχετίζονται, μεταξύ άλλων, με τη διαχείριση έργων, κινδύνων, διαμόρφωσης, αλλαγών, προμηθευτών και μη συμμορφώσεων πρέπει να ενσωματώνονται στις αντίστοιχες διεργασίες, στον βαθμό που προκύπτει από τις δραστηριότητες του οργανισμού. Δεν πρέπει να λειτουργούν ως ξεχωριστά παραρτήματα που τηρούνται αποκλειστικά από το τμήμα ποιότητας.
Η καταλληλότητα του σχεδιασμού μπορεί να ελεγχθεί με την επιλογή μιας αντιπροσωπευτικής εντολής και την παρακολούθησή της από την αποδοχή των απαιτήσεων έως την τελική παραλαβή. Ο οργανισμός πρέπει να μπορεί να αποδείξει την έγκριση των απαιτήσεων του πελάτη, τις αποφάσεις σχεδιασμού, την αξιολόγηση κινδύνων, τον έλεγχο προμηθευτών, διαμόρφωσης και αλλαγών, καθώς και τη διαχείριση μη συμμορφώσεων. Εάν η πλήρης διαδρομή δεν μπορεί να ανασυσταθεί από τις καταγραφές, το στάδιο δεν έχει ολοκληρωθεί, ακόμη και αν η τεκμηρίωση έχει εγκριθεί. Κριτήριο ετοιμότητας αποτελούν συνεπή τεκμήρια από περισσότερες επιλεγμένες εντολές ή έργα και η επιβεβαίωση ότι η διεργασία λειτουργεί χωρίς έκτακτη συμπλήρωση δεδομένων πριν από την επιθεώρηση.
Οι ικανότητες πρέπει να αναπτύσσονται σύμφωνα με τις ανατεθειμένες ευθύνες. Η διοίκηση οφείλει να κατανοεί ποιες αποφάσεις απαιτούν τη συμμετοχή της και πώς διενεργείται η ανασκόπηση, οι ιδιοκτήτες διεργασιών τους κανόνες παρακολούθησης αποτελεσμάτων και κινδύνων, οι εσωτερικοί επιθεωρητές τον τρόπο αξιολόγησης τεκμηρίων και το επιχειρησιακό προσωπικό τις απαιτήσεις για τις εργασίες και τις καταγραφές του. Για την ερμηνεία των απαιτήσεων και τον προσδιορισμό των αναγκών επάρκειας είναι χρήσιμο το υλικό Απαιτήσεις IRIS (ISO/TS 22163) — Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στον σιδηροδρομικό κλάδο. Η εκπαίδευση από μόνη της δεν αποδεικνύει την εφαρμογή. Η επάρκεια πρέπει να είναι ορατή στις αποφάσεις, στις ενέργειες και στις καταγραφές των διεργασιών.
Μετά την έναρξη λειτουργίας του συστήματος, η συντονιστική επιτροπή πρέπει να αξιολογεί περιοδικά την υλοποίηση της ανάλυσης αποκλίσεων, το ποσοστό των διεργασιών που διαθέτουν ιδιοκτήτη, δείκτες, κινδύνους και κριτήρια παρακολούθησης, καθώς και τη διαθεσιμότητα καταγραφών από ολόκληρη τη ροή εκτέλεσης. Η συχνότητα των ανασκοπήσεων πρέπει να προσαρμόζεται στον ρυθμό των αλλαγών και στην έκταση των εκκρεμοτήτων. Η ολοκλήρωση κάθε σταδίου πρέπει να εγκρίνεται από τον ιδιοκτήτη του αποτελέσματος μαζί με τον υπεύθυνο εφαρμογής, βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων εξόδου. Η μετάβαση σε εσωτερική επιθεώρηση ή επιθεώρηση πιστοποίησης δικαιολογείται μόνο όταν το σύστημα έχει ελεγχθεί σε πραγματικές περιπτώσεις και τα ευρήματα έχουν κλείσει και επαληθευτεί.
Γενική δοκιμή πριν από την επιθεώρηση
Η γενική δοκιμή πρέπει να αξιολογεί τη λειτουργία του συστήματος σε συνθήκες παρόμοιες με εκείνες της επιθεώρησης πιστοποίησης και όχι την πληρότητα των φακέλων. Η εσωτερική επιθεώρηση πρέπει να σχεδιάζεται με διεργασιακή προσέγγιση και βάσει κινδύνου, καλύπτοντας όλες τις ουσιώδεις διεργασίες και εγκαταστάσεις που περιλαμβάνονται στο πεδίο. Αντί να εξετάζουν κάθε τμήμα μεμονωμένα, οι επιθεωρητές πρέπει να παρακολουθούν συγκεκριμένες παραγγελίες, έργα, αλλαγές, προμήθειες και μη συμμορφώσεις διαμέσου των διαδοχικών περιοχών του οργανισμού. Το δείγμα πρέπει να περιλαμβάνει διεργασίες με χαμηλότερες επιδόσεις, σημαντικές αλλαγές, προβλήματα με προμηθευτές και σημεία στα οποία είχαν εντοπιστεί μη συμμορφώσεις.
Η αξιοπιστία της αξιολόγησης εξαρτάται από την ανεξαρτησία των επιθεωρητών και την ποιότητα της δειγματοληψίας. Ο υπεύθυνος μιας διεργασίας δεν πρέπει να αξιολογεί τη δική του εργασία. Αυτό ισχύει και για τις διεργασίες που διαχειρίζεται το τμήμα ποιότητας, οι οποίες πρέπει να εξετάζονται από αρμόδιο επιθεωρητή εκτός του συγκεκριμένου πεδίου ή από κατάλληλα επιλεγμένο εξωτερικό επιθεωρητή. Η πλήρης εσωτερική επιθεώρηση πρέπει να πραγματοποιείται αρκετά νωρίς, ώστε να υπάρχει χρόνος για ανάλυση αιτίων, εφαρμογή ενεργειών και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητάς τους. Μια καθυστερημένη δοκιμή οδηγεί συνήθως σε διοικητικό κλείσιμο των ευρημάτων χωρίς έλεγχο των αποτελεσμάτων.
Ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα μπορεί να οργανωθεί γύρω από παραγγελία που περιλαμβάνει συμφωνία απαιτήσεων, προγραμματισμό, προμήθειες, εκτέλεση, έλεγχο και παραλαβή και στη συνέχεια να συνδεθεί με τεχνική αλλαγή, καθυστερημένη παράδοση ή παράπονο. Ο επιθεωρητής εξετάζει τότε όχι μόνο την ύπαρξη εγγράφων, αλλά και τη συμφωνία των αποφάσεων με τις καταγραφές, την αξιοπιστία των δεικτών και τον τρόπο αντίδρασης στις αποκλίσεις. Μέτρο ετοιμότητας αποτελούν τα πλήρη δείγματα που καλύπτουν ολόκληρη τη διαδρομή προϊόντος, υπηρεσίας, παραγγελίας ή έργου, η κάλυψη των διεργασιών και εγκαταστάσεων από το πρόγραμμα επιθεωρήσεων και η πραγματική κατάσταση των μη συμμορφώσεων.
Μετά τη δοκιμαστική επιθεώρηση, η διοίκηση πρέπει να πραγματοποιήσει ανασκόπηση βασισμένη σε επικαιροποιημένα δεδομένα και όχι σε παρουσίαση που δημιουργήθηκε μόνο για τη συνεδρίαση. Η ανασκόπηση πρέπει να οδηγεί σε τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με πόρους, κινδύνους, επιδόσεις διεργασιών, προμηθευτές και ενέργειες βελτίωσης. Ιδιαίτερη αξιολόγηση απαιτεί η αποτελεσματικότητα των διορθωτικών ενεργειών. Η εκπαίδευση, η αλλαγή ενός εντύπου ή το τυπικό κλείσιμο μιας εργασίας δεν αποδεικνύουν ότι εξαλείφθηκε η αιτία του προβλήματος. Απαιτείται επιβεβαίωση ότι το πρόβλημα δεν επανεμφανίζεται και ότι ο τροποποιημένος τρόπος εργασίας λειτουργεί στην πράξη.
Κατά τη γενική δοκιμή είναι χρήσιμο να εφαρμοστούν οι αρχές του άρθρου Πώς προετοιμάζεται μια επιχείρηση για επιθεώρηση δεύτερου μέρους σε κρίσιμο προμηθευτή;, ιδίως ως προς την προετοιμασία των ιδιοκτητών διεργασιών, τη διαθεσιμότητα τεκμηρίων και την παροχή απαντήσεων βάσει πραγματικών στοιχείων. Πρέπει, ωστόσο, να διατηρείται η διαφορά σκοπού: η επιθεώρηση πελάτη συνήθως εστιάζει στις δικές του απαιτήσεις, σε συγκεκριμένα προϊόντα και στον κίνδυνο εφοδιασμού, ενώ η επιθεώρηση πιστοποίησης αξιολογεί συστηματικά το πεδίο του οργανισμού, τη συμμόρφωση και την αποτελεσματικότητα των διεργασιών. Σημείο αναφοράς για την αξιολόγηση αυτή παραμένει το IRIS (ISO/TS 22163) — Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στον σιδηροδρομικό κλάδο.
Η απόφαση ετοιμότητας
Ετοιμότητα για επιθεώρηση σημαίνει ότι ο οργανισμός μπορεί να παρουσιάσει συνεπή τεκμήρια λειτουργίας του συστήματος σε ολόκληρο το δηλωμένο πεδίο. Δεν σημαίνει ολοκλήρωση της σύνταξης διαδικασιών ούτε τυπική έγκριση της τεκμηρίωσης. Η διοίκηση πρέπει να επιβεβαιώσει ότι οι διεργασίες εφαρμόζονται, τα αποτελέσματά τους είναι ιχνηλάσιμα στις καταγραφές και οι ιδιοκτήτες μπορούν να εξηγήσουν τις αποφάσεις, τις αποκλίσεις και τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν.
Η τελική επιβεβαίωση της ημερομηνίας επιθεώρησης πρέπει να λειτουργεί ως πύλη απόφασης. Προϋποθέσεις για να προχωρήσει ο οργανισμός στην επιθεώρηση είναι:
- εγκεκριμένο πεδίο του συστήματος·
- εφαρμογή των διεργασιών που περιλαμβάνονται στο πεδίο·
- διαθεσιμότητα αντιπροσωπευτικών καταγραφών·
- ολοκλήρωση των εσωτερικών επιθεωρήσεων·
- ολοκλήρωση της ανασκόπησης από τη διοίκηση·
- επιβεβαίωση της αποτελεσματικότητας των ολοκληρωμένων διορθωτικών ενεργειών.
Ανοικτές αποκλίσεις μπορούν να παραμένουν μόνο εφόσον έχουν καθοριστεί η επίδρασή τους, οι ιδιοκτήτες τους, οι προθεσμίες αντίδρασης και ο τρόπος παρακολούθησης και η διοίκηση έχει αποδεχθεί συνειδητά τον υπολειπόμενο κίνδυνο.
Η ημερομηνία πρέπει να μετατίθεται εάν οι καταγραφές δεν καλύπτουν την τυπική ροή μιας παραγγελίας ή ενός έργου, οι αρμοδιότητες είναι ασαφείς, παραμένουν ανοικτά συστημικά προβλήματα ή δεν έχει επιβεβαιωθεί η αποτελεσματικότητα των διορθωτικών ενεργειών. Η ίδια απόφαση δικαιολογείται όταν υπάρχει ουσιώδης απόκλιση μεταξύ τεκμηρίωσης και πράξης. Μια διαδικασία ελέγχου αλλαγών δεν αποτελεί απόδειξη ετοιμότητας, εάν οι πραγματικές τεχνικές αλλαγές εγκρίνονταν εκτός του καθορισμένου μηχανισμού ή χωρίς αξιολόγηση της επίδρασής τους.
Το δελτίο απόφασης που υποβάλλεται στη διοίκηση πρέπει να χαρακτηρίζει κάθε κριτήριο ως «εκπληρωμένο», «εκπληρωμένο υπό όρους» ή «μη εκπληρωμένο» και να αναφέρει τους ανεπίλυτους συστημικούς κινδύνους, τους ιδιοκτήτες ενεργειών και τις προθεσμίες αντίδρασης. Το συμπέρασμα πρέπει να είναι σαφές: «να προχωρήσει», «να προχωρήσει υπό όρους» ή «να μετατεθεί». Η επίσημη απόφαση λαμβάνεται από τη διοίκηση που είναι υπεύθυνη για το πεδίο και τους πόρους, όχι μόνο από τον υπεύθυνο του συστήματος.
Ένα αξιόπιστο χρονοδιάγραμμα διαμορφώνεται μετά τη διάγνωση των αποκλίσεων και την κατανομή πόρων και όχι με αντίστροφη μέτρηση από την επιθυμητή ημερομηνία έκδοσης του πιστοποιητικού. Η τελική αξιολόγηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα κριτήρια ετοιμότητας για επιθεώρηση και τις απαιτήσεις που παρουσιάζονται στο υλικό Απαιτήσεις IRIS (ISO/TS 22163) — Σύστημα διαχείρισης ποιότητας στη σιδηροδρομική βιομηχανία.
Masz pytania? Porozmawiajmy.
Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań.
