Za uvođenje sustava prema ISO 22163 ne postoji jedan pouzdan rok primjenjiv na svaku organizaciju. Trajanje pripreme ovisi o opsegu certifikacije, zrelosti postojećeg sustava upravljanja, stabilnosti procesa i kvaliteti zapisa koji potvrđuju njihovu provedbu. Plan se može smatrati realnim tek nakon analize odstupanja, dodjele odgovornosti i procjene vremena potrebnog ne samo za uspostavljanje pravila nego i za njihovu praktičnu primjenu, provedbu internih audita te potvrđivanje učinkovitosti korektivnih radnji. Na auditu se ocjenjuje sustav koji stvarno funkcionira, a ne samo komplet pripremljenih postupaka.
IRIS kao operativni projekt
Uvođenje sustava prema ISO 22163 treba promatrati kao promjenu načina upravljanja poslovanjem u željezničkom sektoru, a ne kao zadatak izrade dokumentacije za audit. Norma utvrđuje zahtjeve za sustav upravljanja kvalitetom u željezničkom sektoru, dok je IRIS sustav ocjenjivanja organizacija i provedbe certifikacije. Sustav upravljanja stvarna je mreža procesa, odgovornosti, podataka i odluka koja funkcionira u poduzeću. Certifikat potvrđuje rezultat ocjene tog sustava, ali ga ne može zamijeniti. Aktualno izdanje norme i važeća pravila IRIS sustava potrebno je svaki put provjeriti na dan pokretanja projekta i objave informacija.
Hrvatska poduzeća uvođenje najčešće pokreću zbog zahtjeva kupca, planiranog ulaska u željeznički opskrbni lanac, uvjeta natječaja, proširenja poslovanja ili potrebe za jasnijim uređenjem procesnih odgovornosti. Neovisno o razlogu, uprava najprije treba odrediti granice sustava: pravne subjekte i lokacije obuhvaćene certifikacijom, skupine proizvoda i usluga, uključenost projektiranja te eksternalizirane procese. Bez tih odluka plan je samo prividan jer nije jasno gdje trebaju nastajati dokazi o sukladnosti ni tko odgovara za njihovu vjerodostojnost.
Projekt se ne smije prepustiti isključivo odjelu kvalitete. Predstavnik ili koordinator sustava može voditi analizu odstupanja, dokumentaciju i pripremu audita, ali ključni dokazi nastaju u prodaji, projektiranju, nabavi, proizvodnji, održavanju infrastrukture i opreme te obradi reklamacija. Izjava da se zahtjevi kupaca nadziru nije dovoljna ako prodaja ne evidentira promjene dogovora, projektiranje ne osigurava sljedivost verifikacije, a nabava ne procjenjuje utjecaj dobavljača na sukladnost proizvoda. Vlasnik projekta treba biti član uprave ili rukovodstva ovlašten za rješavanje sporova između procesa i dodjelu resursa.
Postojeći sustav HRN EN ISO 9001 može skratiti pripremu, ali samo ako se stvarno primjenjuje i osigurava dosljedne zapise, pokazatelje i rezultate nadzora. Sam certifikat HRN EN ISO 9001 ne potvrđuje spremnost za sektorske zahtjeve. Scenariji opisani u materijalu Kako pripremiti tvrtku za certifikaciju prema HRN EN ISO 9001 u 90, 180 i 270 dana – realni scenariji zato se ne mogu automatski prenijeti na projekt u željezničkom sektoru. Značajke sektorskih zahtjeva i njihov odnos prema certifikacijskom sustavu prikazane su u materijalu IRIS (ISO/TS 22163) – sustav upravljanja kvalitetom u željezničkom sektoru.
Što doista određuje rok
Razdoblje uvođenja treba podijeliti u dvije faze. Prva obuhvaća analizu odstupanja, projektiranje procesa, utvrđivanje odgovornosti i dopunu pravila postupanja. Druga počinje stvarnom primjenom usvojenih rješenja: nastaju zapisi, pokazatelji prikazuju rezultate, provode se interni auditi i upravine ocjene, a učinkovitost korektivnih radnji može se ocijeniti. Brza izrada dokumentacije ne skraćuje automatski vrijeme potrebno za dokazivanje da sustav djeluje.
Pripremu ubrzavaju funkcionalan sustav HRN EN ISO 9001, stabilni procesi, vjerodostojni pokazatelji, jasno dodijeljene odgovornosti, nadzor nad zahtjevima kupaca i dostupnost rukovodstva za donošenje odluka. Plan produljuju raspršena dokumentacija, nepostojanje vlasnika procesa, slaba sljedivost, nekontrolirane promjene, nezrela procjena dobavljača i nedostatak podataka o učinkovitosti. Važni su i broj lokacija, broj procesa obuhvaćenih sustavom te broj zaposlenika koji obavljaju poslove s utjecajem na kvalitetu. Svaki od tih elemenata povećava broj mjesta na kojima treba potvrditi dosljednost prakse.
| Scenarij | Početno stanje i ograničenja | Uvjet za početak audita | Glavni rizik za rok |
|---|---|---|---|
| Ubrzani | Zreli i stabilni procesi te potpuni podaci; odstupanja se uglavnom odnose na sektorske zahtjeve | Dostupan je puni ciklus zapisa i potvrđena je učinkovitost uvedenih mehanizama | Skrivene nedosljednosti između lokacija ili procesa |
| Standardni | Sustav HRN EN ISO 9001 funkcionira, ali dio nadzora, pokazatelja i odgovornosti treba dodatno razviti | Značajna odstupanja su otklonjena, a interni auditi i upravina ocjena provedeni | Precjenjivanje zrelosti sustava na temelju postojećeg certifikata |
| Korektivni | Procese treba preoblikovati; postoje zaostale aktivnosti, slaba sljedivost ili nekontrolirane promjene | Praksa je stabilizirana i postoje dokazi o učinkovitosti korektivnih mjera | Ponavljanje nesukladnosti i izostanak odluka rukovodstva |
Razvrstavanje organizacije u određeni scenarij treba proizaći iz analize odstupanja, a ne iz procjene predstavnika sustava. Potrebno je pregledati zapise s audita i upravinih ocjena, ocjenjivanje dobavljača, upravljanje rizicima i praćenje procesa, kao i broj otvorenih nesukladnosti, reklamacija i dospjelih korektivnih radnji. Praktičan test sastoji se od praćenja odabrane narudžbe: od zahtjeva kupca, preko promjena i isporuka, do prihvata i reakcije na odstupanja. Praznine u tom slijedu obično otkrivaju stvarni opseg posla potreban za uvođenje sustava.
Kontakt s certifikacijskim tijelom može se planirati ranije, ali obvezujući datum audita preporučljivo je dogovoriti tek nakon analize odstupanja i osiguranja vremenske rezerve za korektivne radnje. Željeznički sektor zahtijeva posebnu pozornost u pogledu sljedivosti, upravljanja promjenama, zahtjeva kupaca i opskrbnog lanca. Konkretni rokovi stoga su opravdani tek nakon potvrde opsega, zrelosti procesa i kvalitete raspoloživih dokaza.
Gdje rastu troškovi i rizici
Trošak uvođenja prije svega raste kada se opseg sustava, odgovornosti vlasnika procesa i veze između prodaje, projektiranja, nabave, proizvodnje, prihvata i postupanja s nesukladnostima utvrde prekasno. Posljedica je ponavljanje već obavljenog posla: ponovno mapiranje procesa, izmjena obrazaca, dopunjavanje podataka i usklađivanje proturječnih pravila. Mehanizam je sličan onome pri utvrđivanju troškova uvođenja NIS2 i uKSC-a te izrade proračuna za audit, dokumentaciju, osposobljavanje i zaštitne mjere bez skupih pogrešaka: potrebne resurse određuju početno stanje, opseg i broj međuovisnosti, a ne broj dokumenata. To, međutim, ne znači da se regulatorni zahtjevi jednog područja prenose u drugo.
Prije izrade postupaka treba ukloniti nedostatke koji se odnose na tijek procesa, ovlasti za donošenje odluka, točke predaje informacija i izvore podataka. Preuzimanje gotove dokumentacije obično samo prikriva te nedostatke. Postupak može biti formalno ispravan, ali ne mora odgovarati stvarnom tijeku narudžbe ni načinu odobravanja projekta, dobavljača, prihvata ili odstupanja.
Uprava u proračunu treba odvojeno prikazati trošak savjetovanja, radne sate vlasnika procesa i projektnog tima, osposobljavanje, promjene alata, interne audite, certifikacijski audit i samu certifikaciju. Trošak certifikacijskog audita zahtijeva pojedinačnu ponudu izrađenu prema aktualnim pravilima za određivanje trajanja audita.
Tipičan problem nastaje kada postupak formalno predviđa procjenu rizika i upravljanje promjenama, ali se proizvodni nalog mijenja e-poštom, konstrukcijsko odstupanje nema nedvosmisleno odobrenje, a novi dobavljač započinje realizaciju prije dovršetka ocjenjivanja. Pojedinačni zapisi postoje, ali ne čine dosljedan revizijski trag odluka. Nije jasno tko je procijenio utjecaj promjene, koji su zahtjevi kupca provjereni ni je li konfiguracija ažurirana. Takav nedostatak istodobno uzrokuje trošak kvalitete, rizik reklamacije i potrebu za naknadnim rekonstruiranjem dokaza prije audita.
Nedovoljna zrelost upravljanja konfiguracijom, projektima, dobavljačima, rizicima i zahtjevima kupaca često postaje vidljiva tek pri uzorkovanju zapisa. Deklarirani mehanizam funkcionira za jedan proizvod, ali gubi dosljednost kada se odabere druga narudžba, lokacija ili dobavljač. Plan zato treba obuhvatiti radne sate uključenih osoba, broj sustava i registara koje treba uskladiti te vrijeme potrebno za zatvaranje nedostataka u zapisima. Promjena informacijskog sustava opravdana je tek kada postojeći alati ne osiguravaju sljedivost, upravljanje ovlastima ili dosljednost podataka. Slična logika ocjenjivanja dokaza primjenjuje se i pri analizi teme Kako pripremiti tvrtku za audit druge strane kod ključnog dobavljača?
Plan uvođenja utemeljen na dokazima
Plan uvođenja treba početi dijagnostikom postojećeg stanja, a ne pisanjem postupaka. Dijagnostika obuhvaća utvrđivanje opsega sustava, mapiranje procesa, zahtjeve kupaca, postojeće prakse i dokumente, raspoložive zapise te podatke o rezultatima. Rezultat treba biti analiza odstupanja povezana s konkretnim procesima, vlasnicima i rokovima. Napredak se mjeri statusom zatvaranja aktivnosti, a ne brojem izrađenih dokumenata.
Posebno treba razlikovati tri situacije:
- pravilo postupanja nije utvrđeno;
- pravilo je dokumentirano, ali se ne primjenjuje;
- pravilo se primjenjuje, ali ne ostavlja vjerodostojan zapis.
Svaka od tih situacija zahtijeva drukčiji odgovor. U prvom slučaju treba osmisliti rješenje, u drugom ga provesti u praksi, a u trećem osigurati dokaz o izvršenju i odgovarajući nadzor.
Sustav treba oblikovati oko stvarnih tijekova rada i točaka donošenja odluka. Za svaki proces potrebno je odrediti vlasnika, rizike, pokazatelje, kriterije nadzora, obvezne zapise i pravila prijenosa odgovornosti. To je osobito važno na poveznicama između prodaje, projektiranja, nabave i realizacije, gdje najčešće dolazi do gubitka zahtjeva ili nekontroliranih promjena.
Sektorske prakse povezane, među ostalim, s upravljanjem projektima, rizicima, konfiguracijom, promjenama, dobavljačima i nesukladnostima treba ugraditi u odgovarajuće procese u mjeri koja proizlazi iz djelatnosti organizacije. One ne bi trebale postojati kao zasebni prilozi koje održava isključivo odjel kvalitete.
Projekt se može provjeriti odabirom reprezentativnog naloga i njegovim praćenjem od prihvaćanja zahtjeva do konačnog prihvata. Organizacija treba dokazati odobravanje zahtjeva kupca, projektne odluke, procjenu rizika, nadzor dobavljača, konfiguracije i promjena te postupanje s nesukladnostima. Ako se cjelokupan tijek ne može rekonstruirati na temelju zapisa, faza nije završena, čak ni kada je dokumentacija odobrena. Kriterij spremnosti čine dosljedni dokazi iz nekoliko odabranih naloga ili projekata te potvrda da proces funkcionira bez naknadnog dopunjavanja podataka neposredno prije audita.
Kompetencije treba razvijati u skladu s odgovornostima. Uprava treba razumjeti koje odluke zahtijevaju njezino sudjelovanje i kako se provodi upravina ocjena; vlasnici procesa trebaju poznavati načela nadzora rezultata i rizika; interni auditori način ocjenjivanja dokaza; a operativni zaposlenici zahtjeve za obavljanje svojih poslova i vođenje zapisa. Pri tumačenju zahtjeva i određivanju potrebnih kompetencija može pomoći materijal Zahtjevi IRIS-a (ISO/TS 22163) – sustav upravljanja kvalitetom u željezničkom sektoru. Samo osposobljavanje ipak ne dokazuje provedbu. Kompetencije moraju biti vidljive u odlukama, aktivnostima i procesnim zapisima.
Nakon pokretanja sustava upravljački odbor treba periodično ocjenjivati provedbu analize odstupanja, udio procesa s imenovanim vlasnikom, pokazateljima, rizicima i kriterijima nadzora te raspoloživost zapisa iz cijelog tijeka realizacije. Učestalost pregleda treba prilagoditi dinamici promjena i opsegu zaostalih aktivnosti. Završetak faze trebaju odobriti vlasnik rezultata i osoba odgovorna za provedbu, na temelju unaprijed definiranih izlaznih kriterija. Prelazak na interni ili certifikacijski audit opravdan je tek kada je sustav provjeren na stvarnim primjerima, a utvrđeni nedostaci zatvoreni i verificirani.
Generalna proba prije audita
Generalna proba treba ocijeniti djelovanje sustava u uvjetima sličnima certifikacijskom auditu, a ne potpunost registratora. Interni audit treba planirati procesno i na temelju rizika, obuhvaćajući sve bitne procese i lokacije u opsegu sustava. Umjesto odvojenog provjeravanja pojedinih odjela, auditori trebaju pratiti konkretne narudžbe, projekte, promjene, isporuke i nesukladnosti kroz više organizacijskih područja. Uzorak treba uključiti procese sa slabijim rezultatima, značajne promjene, probleme s dobavljačima i mjesta na kojima su prethodno utvrđene nesukladnosti.
Vjerodostojnost ocjene ovisi o neovisnosti auditora i kvaliteti uzorkovanja zapisa. Osoba odgovorna za proces ne bi trebala ocjenjivati vlastiti rad. To se odnosi i na procese kojima upravlja odjel kvalitete, a koje treba provjeriti kompetentan auditor izvan tog područja ili odgovarajuće odabran vanjski auditor. Potpuni interni audit mora se provesti dovoljno rano kako bi ostalo vremena za analizu uzroka, provedbu radnji i ocjenu njihove učinkovitosti. Prekasno provedena proba obično dovodi do administrativnog zatvaranja nalaza bez provjere rezultata.
Reprezentativan uzorak može se oblikovati oko narudžbe koja obuhvaća usuglašavanje zahtjeva, planiranje, nabavu, realizaciju, kontrolu i prihvat, a zatim povezati s tehničkom promjenom, zakašnjelom isporukom ili reklamacijom. Auditor tada ne provjerava samo postojanje dokumenata nego i usklađenost odluka sa zapisima, vjerodostojnost pokazatelja te način reagiranja na odstupanja. Mjerilo spremnosti čine potpuni uzorci koji obuhvaćaju cijeli tijek proizvoda, usluge, narudžbe ili projekta, obuhvaćenost procesa i lokacija programom audita te stvarni status nesukladnosti.
Nakon probnog audita uprava treba provesti ocjenu utemeljenu na aktualnim podacima, a ne na prezentaciji pripremljenoj samo za sastanak. Ocjena treba rezultirati dokumentiranim odlukama o resursima, rizicima, rezultatima procesa, dobavljačima i poboljšanjima. Posebno treba ocijeniti učinkovitost korektivnih radnji. Osposobljavanje, promjena obrasca ili formalno zatvaranje zadatka ne dokazuju uklanjanje uzroka problema. Potrebna je potvrda da se problem ne ponavlja i da izmijenjeni način rada funkcionira u praksi.
Tijekom generalne probe korisno je primijeniti načela opisana u materijalu Kako pripremiti tvrtku za audit druge strane kod ključnog dobavljača?, posebno u pogledu pripreme vlasnika procesa, dostupnosti dokaza i davanja odgovora utemeljenih na činjenicama. Ipak, treba sačuvati razliku u svrsi: audit kupca obično je usmjeren na njegove zahtjeve, određene proizvode i rizik isporuke, dok certifikacijski audit sustavno ocjenjuje prijavljeni opseg organizacije te sukladnost i učinkovitost procesa. Referentni okvir za tu ocjenu ostaje IRIS (ISO/TS 22163) – sustav upravljanja kvalitetom u željezničkom sektoru.
Odluka o spremnosti
Spremnost za audit znači sposobnost organizacije da pruži dosljedne dokaze o djelovanju sustava u cjelokupnom prijavljenom opsegu. Završetak pisanja postupaka ili formalno odobrenje dokumentacije nisu dokaz spremnosti. Uprava treba potvrditi da se procesi primjenjuju, da se njihovi rezultati mogu pratiti u zapisima te da vlasnici procesa mogu objasniti odluke, odstupanja i poduzete radnje.
Konačna potvrda termina audita treba biti formalna točka odlučivanja. Uvjeti za upućivanje organizacije na audit jesu:
- odobren opseg sustava;
- provedeni procesi obuhvaćeni opsegom;
- raspoloživost reprezentativnih zapisa;
- provedeni interni auditi;
- provedena upravina ocjena;
- potvrđena učinkovitost dovršenih korektivnih radnji.
Otvorena odstupanja mogu ostati samo ako su utvrđeni njihov utjecaj, vlasnici, rokovi reagiranja i način nadzora te ako je uprava svjesno prihvatila preostali rizik.
Termin treba odgoditi ako zapisi ne obuhvaćaju tipičan tijek narudžbe ili projekta, odgovornosti nisu jasne, postoje otvoreni sustavni problemi ili učinkovitost korektivnih radnji nije potvrđena. Jednaku odluku opravdava značajno odstupanje između dokumentacije i prakse. Postupak upravljanja promjenama nije dokaz spremnosti ako su stvarne tehničke promjene odobravane izvan propisanog načina rada ili bez procjene njihova utjecaja.
Dokument za donošenje odluke koji se dostavlja upravi treba za svaki kriterij navesti status „ispunjeno”, „uvjetno ispunjeno” ili „nije ispunjeno” te prikazati neriješene sustavne rizike, vlasnike radnji i rokove reagiranja. Zaključak mora biti nedvosmislen: „pristupiti”, „pristupiti uvjetno” ili „odgoditi”. Formalnu odluku donosi rukovodstvo odgovorno za opseg i resurse, a ne sam predstavnik sustava.
Vjerodostojan plan nastaje nakon dijagnostike odstupanja i dodjele resursa, a ne odbrojavanjem od željenog datuma certifikata. Konačna ocjena treba uzeti u obzir kriterije spremnosti za audit i zahtjeve prikazane u materijalu Zahtjevi IRIS-a (ISO/TS 22163) – sustav upravljanja kvalitetom u željezničkoj industriji.
Masz pytania? Porozmawiajmy.
Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań.
