Um processo não pode
existir apenas
na cabeça das pessoas.
A conceção e modelação de processos traduzem a forma de trabalhar da organização num sistema claro, coerente e preparado para evoluir. A empresa obtém maior transparência operacional e uma ferramenta prática para formação, melhoria contínua, gestão da mudança e maior previsibilidade das operações.
Porque é que as organizações
perdem o controlo dos próprios processos?
Os processos existem na prática, mas não estão identificados nem estruturados
A empresa funciona, as tarefas são executadas e os clientes são atendidos. No entanto, a operação assenta frequentemente em hábitos, acordos informais e conhecimento retido nas equipas, em vez de num modelo de processos conscientemente definido.
Não existem interfaces claras entre áreas e etapas de trabalho
Mesmo uma atividade bem executada pode não produzir o resultado final esperado se a organização não compreender as relações entre entradas, saídas, responsabilidades e o suporte prestado pelas restantes áreas.
O conhecimento dos processos permanece na cabeça das pessoas
Quando um processo não está documentado e visualizado, a integração demora mais, a formação torna-se difícil e cada alteração na equipa aumenta o risco de desorganização, falhas e perda de qualidade na execução.
A documentação operacional não dispõe de uma base sólida
Os procedimentos e as instruções criados sem uma estruturação prévia dos processos tendem a ser incoerentes, pouco úteis e desalinhados com a forma como a organização trabalha na prática.
As mudanças são implementadas sem uma visão partilhada do processo
Sem um modelo bem concebido, a empresa não consegue avaliar com clareza como uma alteração afeta as restantes etapas, os indicadores KPI, as responsabilidades e os processos de suporte.
A ausência de um modelo de processos tem custos pouco visíveis
A organização perde tempo a esclarecer dúvidas, corrigir erros, transmitir conhecimento manualmente e reconstruir uma lógica operacional que poderia ser definida uma vez e aplicada de forma consistente em toda a empresa.
Concebemos processos
preparados para evoluir
Conceber e modelar processos não significa produzir diagramas apelativos para apresentações. Construímos um modelo lógico do funcionamento da organização, com proprietários dos processos, KPI, entradas, saídas, interações e documentação de suporte. Deste modo, o processo deixa de depender da intuição e passa a poder ser gerido, ensinado, monitorizado e melhorado.
Âmbito dos serviços
- Definição de uma estrutura-padrão do processo, ajustada às necessidades da organização
- Definição dos elementos essenciais: objetivo, entradas, saídas, proprietário do processo e KPI
- Identificação das áreas participantes e das interações entre responsabilidades
- Modelação gráfica dos processos
- Desenvolvimento do mapa de processos da organização e das respetivas interações
- Preparação da base para procedimentos, instruções e formulários
- Continuidade após uma auditoria de lacunas ou execução como serviço autónomo
O que a sua organização ganha
- Maior transparência operacional: a organização passa a compreender os processos como um sistema lógico orientado para objetivos, e não apenas como um conjunto de tarefas.
- Melhor integração e formação: a visualização dos processos torna-se uma ferramenta prática para integrar novos colaboradores e estruturar o conhecimento das equipas.
- Maior controlo da mudança: a empresa compreende melhor como uma alteração localizada pode afetar todo o fluxo do processo.
- Uma base para a melhoria: um processo bem concebido facilita a melhoria contínua das operações, dos serviços e dos produtos.
- Documentação mais útil: os procedimentos e as instruções passam a refletir o modelo real de funcionamento, em vez de pressupostos.
- Maior maturidade operacional: a organização evolui de uma gestão intuitiva para uma abordagem por processos consciente e estruturada.
Solicite a conceção
e modelação dos processos
Deixe-nos o seu contacto. O nosso engenheiro de processos entrará em contacto no prazo de 24 horas, fará um breve levantamento e preparará uma proposta de conceção e modelação de processos ajustada à dimensão e às necessidades da sua empresa.