Prosessi ei voi
olla vain
ihmisten muistissa.
Prosessien suunnittelu ja mallintaminen muuttaa organisaation toimintatavat selkeäksi, yhtenäiseksi ja kehitettäväksi toimintajärjestelmäksi. Yritys saa prosesseistaan paremman kokonaiskuvan sekä käytännöllisen välineen perehdytykseen, jatkuvaan parantamiseen, muutosten hallintaan ja toiminnan ennakoitavuuden vahvistamiseen.
Miksi organisaatiot
menettävät prosessiensa hallinnan?
Prosessit toimivat käytännössä, mutta niitä ei ole nimetty tai jäsennetty
Yritys toimii, tehtävät hoidetaan ja asiakkaita palvellaan. Toimintatavat perustuvat kuitenkin usein totuttuihin käytäntöihin, paikallisiin sopimuksiin ja tiimeissä olevaan hiljaiseen tietoon tietoisen prosessimallin sijasta.
Osastojen ja työvaiheiden väliset yhteydet eivät ole selkeitä
Yksittäinen työvaihe voidaan toteuttaa hyvin, mutta lopputulos voi silti jäädä heikoksi, jos organisaatio ei tunnista syötteiden, tuotosten, vastuiden ja muiden toimintojen tarjoaman tuen välisiä riippuvuuksia.
Prosessitieto jää ihmisten muistin varaan
Kun prosessia ei ole kuvattu ja havainnollistettu, perehdytys kestää pidempään ja henkilöstön kouluttaminen vaikeutuu. Jokainen henkilöstömuutos kasvattaa epäselvyyksien ja työn laadun vaihtelun riskiä.
Toimintaohjeistukselta puuttuu kestävä perusta
Menettely- ja työohjeet jäävät helposti ristiriitaisiksi tai vaikeasti sovellettaviksi, jos ne laaditaan ennen prosessin jäsentämistä. Tällöin dokumentaatio ei välttämättä vastaa organisaation todellista toimintatapaa.
Muutoksia ja parannuksia toteutetaan ilman yhteistä prosessikuvaa
Ilman asianmukaisesti suunniteltua mallia organisaation on vaikea arvioida, miten yhdessä kohdassa tehtävä muutos vaikuttaa prosessin muihin vaiheisiin, KPI-mittareihin, vastuisiin ja tukiprosesseihin.
Prosessimallin puuttumisen kustannukset eivät näy heti
Aikaa kuluu epäselvyyksien selvittämiseen, virheiden korjaamiseen, tiedon manuaaliseen siirtämiseen ja toimintalogiikan uudelleen rakentamiseen. Hyvin suunniteltu ja ylläpidetty prosessimalli vähentää tätä toistuvaa työtä.
Suunnittelemme prosesseja,
joita voidaan kehittää
Prosessien suunnittelu ja mallintaminen ei tarkoita näyttävien esityskaavioiden laatimista. Rakennamme organisaation toiminnasta loogisen mallin, jossa on määritetty prosessien omistajat, KPI-mittarit, syötteet, tuotokset, riippuvuudet ja toimintaa tukeva dokumentaatio. Näin prosessi ei enää perustu pelkkään käytännön tuntumaan, vaan sitä voidaan johtaa, käyttää perehdytyksessä ja kehittää järjestelmällisesti.
Palvelun sisältö
- Organisaation tarpeisiin soveltuvan prosessirakenteen ja rajauksen standardin määrittäminen
- Prosessin perustietojen määrittäminen: tarkoitus, syötteet, tuotokset, omistaja ja KPI-mittarit
- Prosessiin osallistuvien osastojen sekä niiden välisten yhteyksien tunnistaminen
- Prosessien graafinen mallintaminen
- Organisaation prosessikartan ja prosessien välisten suhteiden laatiminen
- Perustan luominen menettelyohjeiden, työohjeiden ja lomakkeiden laatimiselle
- Palvelu voidaan toteuttaa puuteanalyysin jatkona tai itsenäisenä toimeksiantona
Mitä organisaatio hyötyy
- Toiminnan läpinäkyvyys: organisaatio näkee prosessit yksittäisten tehtävien sijasta loogisena kokonaisuutena, jolla tavoitteet saavutetaan.
- Sujuvampi perehdytys ja koulutus: prosessin visualisointi toimii käytännön työkaluna uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja organisaation tiedon jäsentämisessä.
- Hallitumpi muutos: organisaatio ymmärtää paremmin, miten yhdessä kohdassa tehtävät muutokset vaikuttavat prosessin koko kulkuun.
- Perusta jatkuvalle parantamiselle: hyvin suunniteltu prosessi tukee liiketoiminnan, palvelujen ja tuotteiden järjestelmällistä kehittämistä.
- Tarkoituksenmukaisempi dokumentaatio: menettely- ja työohjeet perustuvat todelliseen toimintamalliin oletusten sijasta.
- Parempi operatiivinen kypsyys: organisaatio siirtyy intuitiivisista toimintatavoista tietoiseen ja johdettuun prosessitoimintaan.
Tilaa prosessien suunnittelu
ja mallintaminen
Jätä yhteystietosi. Prosessi-insinöörimme soittaa 24 tunnin kuluessa, tekee lyhyen alkukartoituksen ja valmistelee yrityksesi kokoon ja tarpeisiin sovitetun tarjouksen prosessien suunnittelusta ja mallintamisesta.