Sistemul este deja funcțional,
dar necesită
o organizare continuă.
Suportul administrativ pentru sistemele de management asigură controlul documentației, actualizarea procedurilor și menținerea organizației într-o stare adecvată de pregătire pentru auditurile următoare. Serviciul se adresează companiilor care doresc să evite situația în care sistemul există doar formal, fără să mai susțină procesele operaționale.
De ce un sistem implementat
își pierde eficacitatea în practică?
Documentația se învechește rapid
După implementarea sistemului, procedurile, instrucțiunile și formularele nu țin întotdeauna pasul cu schimbările organizaționale, noile responsabilități și modul real de lucru al echipelor.
Responsabilul de sistem și conducerea sunt suprasolicitați
Menținerea sistemului presupune activități administrative periodice, însă operațiunile curente lasă adesea prea puțin timp și prea puține resurse pentru realizarea lor consecventă.
Organizația reacționează abia înaintea auditului
În multe companii, revizuirea sistemului începe doar când se apropie auditul de supraveghere sau recertificarea. Rezultatul este presiune suplimentară, lipsă de coordonare și corecții costisitoare.
Sistemul își pierde coerența între departamente
Domeniile organizației evoluează în ritmuri diferite, iar documentația, responsabilitățile și practicile operaționale pot ajunge să nu mai fie corelate.
Apar lacune în controlul sistemului
În lipsa unui suport administrativ continuu, pot fi omise actualizări, înregistrări sau acțiuni necesare pentru menținerea controlului și pregătirea evaluării externe.
Neglijențele costă mai mult decât suportul periodic
Amânarea actualizărilor minore generează probleme mai ample înaintea auditului și impune acțiuni corective intensive tocmai atunci când organizația are nevoie de stabilitate.
Menținem sistemul
într-o stare de pregătire
Suportul administrativ nu înseamnă o simplă „ordonare a documentelor” chiar înaintea auditului. Ajutăm compania să mențină un sistem de management corelat cu procesele reale, util conducerii și capabil să reducă riscul apariției problemelor în timpul auditurilor de supraveghere și recertificare.
Domeniul suportului
- Actualizarea procedurilor, instrucțiunilor și formularelor existente
- Elaborarea documentației suplimentare a sistemului
- Organizarea documentației în funcție de modul actual de operare al organizației
- Sprijin pentru conducerea de la cel mai înalt nivel și reprezentantul responsabil de sistemul de management
- Pregătirea organizației pentru auditul de supraveghere
- Pregătirea companiei pentru auditul de recertificare
- Recomandări pentru menținerea și dezvoltarea sistemului
Beneficiile pentru organizație
- Un sistem actualizat: documentația și regulile operaționale țin pasul cu schimbările din organizație.
- Mai puțină muncă sub presiune: compania nu mai trebuie să revizuiască întregul sistem chiar înaintea auditului.
- Un nivel mai bun de pregătire: organizația abordează mai structurat auditurile de supraveghere și recertificare.
- Reducerea sarcinii echipei: conducerea și responsabilul de sistem nu mai gestionează singuri întreaga componentă administrativă.
- Coerență sporită: documentația, responsabilitățile și practicile operaționale formează un sistem unitar și controlat.
- O bază pentru dezvoltare: sistemul susține atât menținerea certificării, cât și îmbunătățirea continuă a organizației.
Solicitați o ofertă gratuită
pentru suport administrativ
Lăsați-ne datele de contact. Inginerul nostru de procese vă va suna în termen de 24 de ore, va realiza o scurtă analiză inițială și va pregăti o ofertă de suport administrativ pentru sistemele de management, adaptată dimensiunii companiei dumneavoastră.