EcoVadis novērtējums: kā sakārtot dokumentus un pierādījumus pirms anketas aizpildīšanas

Gatavošanās EcoVadis novērtējumam nenozīmē pēc iespējas lielāka politiku, pārskatu un reģistru apjoma apkopošanu. Organizācijai jāspēj pierādīt saskaņotību starp novērtējuma tvērumu, uzņemtajām saistībām, faktisko darbības praksi, izpildi apliecinošajiem ierakstiem un sasniegtajiem rezultātiem. Ja dokumenti attiecas uz citām sabiedrībām, dati aptver atšķirīgus periodus, bet procesu īpašnieki vienus un tos pašus rādītājus interpretē dažādi, pat apjomīgs pielikumu kopums nesniedz ticamu priekšstatu par faktisko praksi. Tādēļ sagatavošanās jāsāk ar novērtējamās juridiskās personas un atbildību sadalījuma apstiprināšanu, pēc tam jāizveido pierādījumu ķēde un materiālu reģistrs, un tikai noslēgumā jāaizpilda anketa.

Vispirms tvērums, pēc tam dokumenti

EcoVadis vērtē uzņēmuma praksi, pamatojoties uz informāciju un pierādījumiem, kas attiecas uz konkrētu novērtējuma tvērumu. Tāpēc pirmais solis ir pārbaudīt platformā norādīto juridisko personu un apstiprināt tajā ietvertās darbības vietas, darbības veidus, darbinieku skaitu, īpašumtiesību struktūru un organizatoriskās saiknes. Grupas, ražotnes un vietējā līmeņa materiālus nevar izmantot savstarpēji aizvietojami, ja nav pierādīts, ka tie ir piemērojami novērtējamajai vienībai un atbilst tās faktiskajai praksei.

Galvenais projekta sākuma lēmums ir noteikt novērtējuma organizatoriskās robežas: vai sagatavošanās attiecas uz visu grupu, konkrētu Polijā reģistrētu sabiedrību vai vienu ražotni. Jānosaka arī saikne starp centrālā biroja dokumentiem un Polijas vienības darbības kārtību, tostarp vietējās vadības pilnvaru apjoms un atbildība par saistību izpildi. Organizācijas profils ietekmē atsevišķu jautājumu nozīmīgumu. Tāpēc citas sabiedrības vai iepriekšējā novērtējuma pierādījumu kopuma pārņemšana var radīt nepilnības vai pretrunas starp deklarēto informāciju un faktisko darbības tvērumu.

Sagatavošanos ieteicams sākt ar īsu sanāksmi, kurā piedalās vadības pārstāvis un par vides, darba un cilvēktiesību, ētikas un ilgtspējīga iepirkuma jomām atbildīgie procesu īpašnieki. Sanāksmē nepieciešams:

• apstiprināt novērtējuma organizatorisko tvērumu,
• iecelt sagatavošanās koordinatoru,
• noteikt atbildību par atbildēm un pierādījumiem,
• vienoties par materiālu galīgās pārbaudes kārtību.

Koordinators atbild par termiņiem un kopējo saskaņotību, taču neaizstāj procesu īpašniekus faktu apstiprināšanā. Tieši attiecīgās jomas īpašniekam jāizvērtē, vai aprakstītā prakse patiešām darbojas un vai iesniegtais materiāls to pienācīgi apliecina.

Grupas politika var korekti noteikt vides pārvaldības virzienu, taču pati par sevi tā vēl neapliecina ieviešanu Polijas sabiedrībā. Vienībai jāspēj pierādīt, ka dokuments uz to attiecas, ir izziņots, tam vietējā līmenī ir noteikts īpašnieks un tas ir pārvērsts konkrētās darbībās un izmērāmos rezultātos. Tikai secīga ķēde — saistības, atbildība, izpilde, rādītājs un pierādījums — ļauj nošķirt atbilstošu dokumentāciju no formāla pielikuma, kas faktisko praksi neapstiprina.

Lielākais resurss tiek patērēts funkciju saskares punktos

Visbiežāk galvenā problēma nav dokumentācijas trūkums, bet tās izkliedētība starp personāla vadību, darba aizsardzību, vides pārvaldību, iepirkumu, finansēm, kvalitāti, atbilstības funkciju un vadību. Darba apjoms palielinās, ja nav skaidrs, kurš atbild par darbību, kura rīcībā ir dati un kurš drīkst apstiprināt to pareizību. Papildu sarežģījumus rada atšķirīgi pārskata periodi un rādītāju definīcijas, dokumenti bez datuma vai apstiprinājuma, tikai darbinieku e-pastā glabāti materiāli un neatbilstības starp politiku un operatīvo praksi.

Lomas jānodala apzināti. Darbības īpašnieks atbild par procesa izpildes kārtību, datu īpašnieks — par avotu, pilnīgumu un aprēķina metodi, dokumenta autors — par tā sagatavošanu, savukārt atbildes apstiprinātājs pieņem lēmumu, vai deklarācija un pierādījums atbilst novērtējuma tvērumam. Viena persona var pildīt vairākas lomas, tomēr to nedrīkst pieņemt kā pašsaprotamu. Starpfunkcionāliem jautājumiem nepieciešams centrālais koordinators, kurš uzrauga termiņus un saskaņotību, bet atsevišķos gadījumos arī starpdisciplināra darba grupa, ja lēmumam vajadzīgas vairāku procesu īpašnieku zināšanas.

Atbildību matricai jāaptver katrs jautājums vai loģiski vienota tematiskā jautājumu grupa, materiālu iesniegšanas termiņš, kvalitātes pārbaude un lēmums par pierādījuma izmantošanu. Ja viens materiāls attiecas uz vairākām jomām, tas paliek viena datu īpašnieka pārraudzībā, bet katras darbības īpašnieks apstiprina tā atbilstību konkrētajai atbildei. Strīdi par rādītāja definīciju, datu periodu vai avota ticamību jāizšķir norādītajam apstiprinātājam, nevis personai, kura apkopo pielikumus.

Šāds lomu sadalījums stiprina arī dokumentētās informācijas vadību: tas ļauj noteikt aktuālo versiju, robeždatumu, piemērošanas tvērumu un apstiprinājuma statusu. Starpfunkcionālo atbildību principi plašāk aplūkoti materiālā Kā sakārtot atbildības uzņēmumā, ja kvalitāte vienlaikus ir atkarīga no vairākām struktūrvienībām. Gatavojoties EcoVadis novērtējumam, praktiskais ieguvums ir īsāks saskaņošanas ceļš un mazāks risks iesniegt formāli korektus, bet savstarpēji nesaskaņotus datus.

Izveidojiet pierādījumu ķēdi

Katrs materiāls jāvērtē kā četrpakāpju ķēdes elements: politikā noteiktās saistības, procesā definētais izpildes veids, izpildi apliecinošais ieraksts un ar rādītāju izmērītais rezultāts. Politika nosaka virzienu, bet nepierāda ieviešanu. Procedūra, instrukcija, lēmumu pieņemšanas kritēriji vai kontroles mehānisms parāda, kā saistības pārvērstas darbībā. Reģistri, protokoli, pārskati, mācību rezultāti, piegādātāju novērtējumi un vides dati apliecina mehānisma piemērošanu. Savukārt rādītājs ļauj novērtēt darbības mērogu, nepārtrauktību un rezultātu.

Pierādījums jāpārbauda attiecībā pret konkrēto jautājumu, pareizo juridisko personu un atbildē norādīto periodu. Būtiska ir arī avota izsekojamība, izdošanas vai pārskatīšanas datums, apstiprinājums, salasāmība un dokumenta satura atbilstība anketā sniegtajai deklarācijai. Rezultātu datiem jānorāda periods, avots un apkopošanas metode, savukārt ierakstu izlasei jāatbilst procesa tvērumam un izpildes biežumam.

Daļēji atbilstošu dokumentu drīkst izmantot tikai tādā apjomā, kādā tas faktiski kaut ko apliecina. Tā nozīmi nedrīkst mākslīgi paplašināt ar atbildes formulējumu. Viens dokuments var pamatot vairākas atbildes, ja katrā gadījumā tiek saglabāts pareizais tvērums un ir nepārprotami norādīta apliecinātā darbība.

Piegādātāju rīcības kodekss apliecina prasību noteikšanu, bet vēl nepierāda ilgtspējīga iepirkuma darbību. Var būt nepieciešami kvalifikācijas kritēriji, kuros ņemti vērā vides, darba vai ētikas riski, novērtējumu rezultāti, iepirkuma lēmumu ieraksti, kā arī darbības, kas veiktas konstatēto neatbilstību vai paaugstināta riska gadījumā. Piegādātāja kvalifikācijas procesam no piedāvājuma pieprasījuma līdz apstiprināšanai — kā mazināt iepirkuma risku jāatstāj izsekojams ieraksts, kas sasaista prasību, novērtējumu, lēmumu un turpmāko uzraudzību. Ar novērtējuma veidlapas esamību vien nepietiek, ja nav nosakāms, uz kuru piegādātāju tā attiecās, kad tika izmantota un kā ietekmēja lēmumu.

Pierādījumus nevajadzētu radīt tikai anketas vajadzībām. Ja pārskatā tiek konstatēta faktiska nepilnība, jāplāno izpildes mehānisms, jānosaka atbildība un jāsāk uzkrāt ierakstus, kas rodas reālas darbības rezultātā. Jauna politika bez ieviešanas paliek deklarācija, bet ar atpakaļejošu datumu sagatavots dokuments mazina visa materiālu kopuma ticamību.

Sensitīvu informāciju var anonimizēt, ja vien netiek dzēsti elementi, kas nepieciešami juridiskās personas, datuma, darbības gaitas un rezultāta noteikšanai. Materiāla vērtību galvenokārt nosaka saskaņota dokumentācijas hierarhija un ierakstu izsekojamība, nevis pielikumu skaits.

Dokumentu mapju vietā — pārvaldīts repozitorijs

EcoVadis novērtējumam paredzētie materiāli jāpārvalda ar pierādījumu reģistra palīdzību, nevis tikai jāglabā mapēs. Reģistrs sasaista konkrētu jautājumu un atbildes projektu ar dokumentu, īpašnieku, periodu, piemērošanas tvērumu un pārbaudes statusu. Tas parāda, kuri apgalvojumi ir pamatoti, kur ir nepilnības un kurš atbild par to novēršanu vai skaidrojumu. Vienkāršs failu katalogs šādu izsekojamību nenodrošina pat tad, ja tam ir detalizēta mapju struktūra.

Katrā reģistra ierakstā jānorāda vismaz dokumenta nosaukums, tematiskā joma, juridiskā persona un darbības vieta, versijas numurs, apstiprināšanas datums, spēkā esamības vai datu periods, īpašnieks, konfidencialitātes līmenis un valoda. Lauku apjoms jāpielāgo organizācijas sarežģītībai, taču to nedrīkst samazināt tiktāl, ka materiāla aktualitāti un atbilstību vairs nav iespējams novērtēt.

Avota versiju ieteicams nošķirt no pievienošanai sagatavotās kopijas, īpaši tad, ja nepieciešama anonimizācija, tulkošana, atsevišķu lapu izdalīšana vai būtisko fragmentu atzīmēšana. Tas ļauj saglabāt avota integritāti un vienlaikus iesniegt tikai atbildes pamatošanai nepieciešamo materiālu.

Dokumenta statusam jāizriet no tā izmantojamības novērtējuma, nevis tikai no fakta, ka fails ir atrasts. Praktisks statusu sadalījums:

• gatavs,
• jāpārbauda,
• neatbilstošs,
• novecojis,
• pierādījuma nav,
• korektīvā darbība procesā.

Vides pārskats var būt aktuāls un apstiprināts, taču vienlaikus neatbilstošs, ja tas aptver citu sabiedrību vai ražotni, nevis novērtējamo vienību. Ierakstu skaits katrā statusā un metadatu pilnīgums ļauj mērīt iekšējās sagatavošanās progresu, taču tie nav prognozējamā novērtējuma rezultāta rādītāji.

Repozitorijam jābūt vienai noteiktai glabāšanas vietai ar versiju pārvaldības un piekļuves tiesību noteikumiem. Dublikāti, darba versijas un skenējumi bez datuma, īpašnieka vai avota identifikatora jādzēš vai nepārprotami jāmarķē. Pirms materiāla kopīgošanas jāpārbauda, vai tajā nav personas datu, komercnoslēpuma vai ar līgumu aizsargātas informācijas. Anonimizācijai šī informācija jāaizsargā, vienlaikus saglabājot pierādījuma izvērtēšanai nepieciešamos elementus. Piekļuve avota versijām var būt ierobežotāka nekā pievienošanai sagatavotajām kopijām.

Repozitorija saskaņotība ir atkarīga arī no vienota procesu, lomu un rādītāju nosaukumu lietojuma. Vienam un tam pašam rādītājam nevajadzētu izmantot dažādus nosaukumus, ja tas apgrūtina periodu salīdzināšanu vai avota identificēšanu. Materiālā Kā sakārtot kvalitātes terminu vārdnīcu uzņēmumā, lai visi jēdzienus izprastu vienādi plašāk izklāstītie principi palīdz mazināt neatbilstības starp atbildēm, dokumentāciju un operatīvajiem ierakstiem.

Izmēģinājuma pārbaude pirms anketas aizpildīšanas

Pirms darba sākšanas platformā jāveic izmēģinājuma pārbaude, secīgi izskatot katru jautājumu. Katru atbildi kopā ar tai piesaistītajiem pierādījumiem jānovērtē personai, kura nav sagatavojusi attiecīgo materiālu. Tas var būt citas funkcijas pārstāvis, iekšējais auditors vai neatkarīgs ārējais eksperts. Izvēle ir atkarīga no organizācijas sarežģītības, pieejamajām kompetencēm un tā, cik augstu objektivitātes līmeni iespējams nodrošināt organizācijas iekšienē.

Pārbaudītāja uzdevums nav stilistiski rediģēt tekstu, bet apšaubīt autora pieņēmumus un pārliecināties, vai saistību, darbības, rādītāja un pierādījuma ķēde ir saprotama arī bez uzņēmuma darbinieku rīcībā esošajām konteksta zināšanām.

Katra atbilde jāpakļauj piecām pārbaudēm:

• vai tā attiecas uz pareizo juridisko personu un novērtējuma tvērumu,
• vai pievienotais dokuments faktiski apliecina deklarēto darbību,
• vai datu periods atbilst atbildē norādītajam periodam,
• vai citās atbildēs un materiālos nav pretrunīgas informācijas,
• vai ārēja persona sapratīs pierādījuma nozīmi bez papildu mutiskiem skaidrojumiem.

Pārbaudes rezultātam jābūt konkrētam neatbilstību un pretrunu reģistram starp atbildēm, dokumentiem un datu avotiem, nevis vispārīgam gatavības vērtējumam. Lietderīga ir arī pēc organizācijas iekšēji noteiktiem kritērijiem veidota dokumentu un ierakstu izlase, kas aptver dažādus periodus, darbības vietas vai operāciju veidus.

Īpaši rūpīgi jāpārbauda skaitliskie dati. Informācija par nodarbinātību, resursu patēriņu, emisijām, nelaimes gadījumiem vai iepirkumiem var vienlaikus būt ietverta vides, personāla, finanšu un grupas pārskatos, taču aptvert atšķirīgus periodus, mērvienības vai sabiedrības. Pirms šo datu izmantošanas vērtība jāsaskaņo ar datu īpašnieku un jānorāda avots, aprēķina metode un konsolidācijas tvērums.

Personāla funkcijas norādītais darbinieku skaits gada beigās var neatbilst grupas pārskatos izmantotajam vidējam nodarbināto skaitam. Tādēļ vienāds rādītāja nosaukums pats par sevi vēl nenozīmē, ka dati ir salīdzināmi.

Konstatētu nepilnību nedrīkst aizsegt ar apgalvojumu par praksi, kuru organizācija nespēj pierādīt. Jānosaka risks, darbības īpašnieks un termiņš, pēc tam jāizlemj, vai trūkums liedz iesniegt anketu vai arī to var iekļaut uzlabojumu plānā. Lēmuma kritērijs ir nepilnības ietekme uz atbildes ticamību, nevis iespēja ātri sagatavot dokumentu. Vienlaikus jānodala organizācijas darbības uzlabošana no anketas tehniskas aizpildīšanas.

Šādi organizēta gatavības pārbaude metodiski līdzinās pieejai, kas aprakstīta materiālā Sākotnējais audits pirms LVS EN ISO 9001 — kā objektīvi novērtēt organizācijas gatavību bez pārmērīgām izmaksām, lai gan novērtējuma tvērums un kritēriji ir atšķirīgi.

Noslēguma kontrolei jāaptver katrs pielikums: faila nosaukums, juridiskās personas un perioda norāde, salasāmība, konfidencialitātes līmenis, pareizā versija un nepārprotama sasaiste ar atbildi. Pēc anonimizācijas vai atsevišķu lapu izdalīšanas dokumentā joprojām jāsaglabā pazīmes, kas ļauj noteikt tā izcelsmi un nozīmi. Lēmums sākt informācijas ievadīšanu platformā jāpieņem pēc kritisko neatbilstību novēršanas un atlikušo nepilnību apstiprināšanas, nosakot tām īpašniekus un termiņus.

Novērtējums kā vadības cikls

Sistemātiska sagatavošanās EcoVadis novērtējumam nenozīmē lielāka politiku, procedūru un pārskatu skaita radīšanu. Mērķis ir saskaņot novērtējamās organizācijas tvērumu, atbildību, faktisko darbību, izpildi apliecinošo ierakstu un sasniegto rezultātu. Anketā jāizmanto procesos dabiski radusies informācija, nevis tās vajadzībām steidzami jāveido pierādījumi. Tas samazina risku, ka nākamajā novērtējumā organizācija izmantos citas rādītāju definīcijas, pārskata periodus vai konsolidācijas tvērumus.

Pierādījumu pārskatīšanu ieteicams integrēt esošajā vadības kalendārā. Organizācijai jānosaka savi politiku, risku, mērķu, darbību, rādītāju, mācību un iepirkuma prakses pārskatīšanas termiņi, ņemot vērā izmaiņu biežumu un datu pieejamību. Starp novērtējumiem galvenokārt jāuztur tie vides, sociālie, ētikas un iepirkuma rādītāji, kuriem ir skaidri noteiktas definīcijas, avoti un īpašnieki. Tendencei ir nozīme tikai tad, ja secīgās vērtības ir savstarpēji salīdzināmas.

Rezultātus var izskatīt vadības pārskatā vai līdzvērtīgā lēmumu pieņemšanas forumā, neveidojot atsevišķu aprites kārtību tikai EcoVadis vajadzībām. Vadība apstiprina saistības, pieņem lēmumus par starpfunkcionālām nepilnībām, nodrošina resursus un pārskata rezultātus. Koordinators uztur darba grafiku, pierādījumu reģistru un atbilžu saskaņotību, taču neaizstāj procesu īpašniekus, kuri atbild par personāla, vides, iepirkuma, ētikas vai atbilstības jomām.

Prasībām pret piegādātājiem jābūt atspoguļotām kvalifikācijas kritērijos, līgumos, periodiskajos novērtējumos un lēmumos par korektīvajām darbībām. Šīs pieejas praktisks izvērsums sniegts materiālā Piegādātāja kvalifikācijas process no piedāvājuma pieprasījuma līdz apstiprināšanai — kā mazināt iepirkuma risku. Paaugstināta riska piegādātājiem papildus var izmantot pieeju, kas aprakstīta materiālā Piegādātāja audits pirms līguma parakstīšanas — kā mazināt kvalitātes un termiņu riskus.

EcoVadis var sasaistīt ar esošajām vadības sistēmām, risku pārskatīšanu, atbilstības uzraudzību, iekšējiem auditiem un piegādātāju novērtēšanu. Šāda integrācija samazina ierakstu dublēšanu un palīdz pierādīt darbību nepārtrauktību. Tomēr EcoVadis novērtējumu nedrīkst pielīdzināt vadības sistēmas sertifikācijai vai atbilstības auditam, jo atšķiras to mērķi, kritēriji un rezultātu formulēšanas veids.

Nobriedis vadības cikls nebeidzas ar anketas iesniegšanu. Tam jānodrošina lēmumi par nepilnībām, darbību aktualizēšana un atkārtota pārbaude, vai uzņemtās saistības rada izmērāmus rezultātus. Tad nākamajam novērtējumam dokumentācija nav jāveido no jauna — to pamato pierādījumi, kas rodas organizācijas ikdienas vadības procesos.