EcoVadis-arviointi: asiakirjojen ja näyttöjen järjestäminen ennen kyselyä

EcoVadis-arviointiin valmistautumisessa ei ole kyse mahdollisimman suuren politiikka-, raportti- ja rekisterimäärän kokoamisesta. Organisaation on osoitettava arvioinnin rajauksen, sitoumusten, käytännön toiminnan, toteutuksen todentavien tallenteiden ja tulosten välinen johdonmukaisuus. Jos asiakirjat koskevat muita yhtiöitä, tiedot eri raportointijaksoja ja prosessien omistajat tulkitsevat samoja mittareita eri tavoin, laajakaan liiteaineisto ei anna uskottavaa kuvaa käytännön toiminnasta. Valmistelu kannattaa siksi aloittaa vahvistamalla arvioitava organisaatio ja vastuunjako. Tämän jälkeen rakennetaan näyttöketju ja aineistorekisteri, ja vasta lopuksi täytetään kysely.

Rajaus ensin, asiakirjat vasta sen jälkeen

EcoVadis arvioi yrityksen käytäntöjä tietyn arviointirajauksen perusteella toimitettujen tietojen ja näyttöjen pohjalta. Ensimmäiseksi on tarkistettava alustalle merkitty oikeushenkilö sekä vahvistettava arviointiin kuuluvat toimipaikat, toiminnot, henkilöstömäärä, omistusrakenne ja organisatoriset yhteydet. Konserni-, toimipaikka- ja paikallistason aineistoja ei voi käyttää toistensa korvikkeina osoittamatta, että ne koskevat arvioitavaa yksikköä ja vastaavat sen todellista toimintaa.

Keskeinen valmistelupäätös on arvioinnin organisatoristen rajojen määrittäminen: koskeeko arviointi koko konsernia, tiettyä yhtiötä vai yhtä toimipaikkaa. Samalla on selvitettävä konsernijohdon asiakirjojen suhde paikallisen yksikön toimintatapaan, mukaan lukien paikallisjohdon toimivalta ja vastuu sitoumusten toteuttamisesta. Organisaation profiili vaikuttaa yksittäisten kysymysten merkitykseen. Toisesta yhtiöstä tai edellisestä arvioinnista kopioitu näyttöaineisto voi siksi jättää olennaisia aukkoja tai aiheuttaa ristiriitoja ilmoitettujen tietojen ja toiminnan todellisen laajuuden välillä.

Valmistelu kannattaa käynnistää lyhyellä kokouksella, johon osallistuvat johdon edustaja sekä ympäristöasioiden, työelämän ja ihmisoikeuksien, etiikan ja vastuullisten hankintojen vastuuhenkilöt. Kokouksessa tulee:

• hyväksyä arvioinnin organisatorinen rajaus,
• nimetä valmistelun koordinaattori,
• määrittää vastuut vastauksista ja näytöistä,
• sopia aineiston lopullisesta tarkastustavasta.

Koordinaattori vastaa aikataulusta ja kokonaisuuden johdonmukaisuudesta, mutta ei korvaa prosessien omistajia tosiasioiden vahvistamisessa. Kunkin osa-alueen omistajan on ratkaistava, onko kuvattu käytäntö todella käytössä ja todentaako esitetty aineisto sen asianmukaisesti.

Konsernitason politiikka voi määrittää ympäristötoiminnan suunnan asianmukaisesti, mutta se ei yksin osoita toteutusta paikallisessa yhtiössä. Yksikön on pystyttävä osoittamaan, että asiakirja koskee sitä, siitä on viestitty, sille on nimetty paikallinen omistaja ja se johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin sekä mitattaviin tuloksiin. Vasta sitoumuksen, vastuun, toteutuksen, mittarin ja näytön muodostama yhtenäinen ketju erottaa asianmukaisen dokumentaation muodollisesta liitteestä, joka ei todenna käytännön toimintaa.

Työmäärä syntyy toimintojen rajapinnoissa

Suurin ongelma ei yleensä ole asiakirjojen puuttuminen vaan niiden hajautuminen henkilöstöhallinnon, työsuojelun, ympäristötoimintojen, hankinnan, talouden, laadun, vaatimustenmukaisuustoimintojen ja johdon kesken. Työmäärä kasvaa, jos ei tiedetä, kuka vastaa toiminnasta, kuka hallinnoi tietoja ja kuka voi vahvistaa niiden oikeellisuuden. Lisähaasteita aiheuttavat toisistaan poikkeavat raportointijaksot ja mittarimääritelmät, päiväämättömät tai hyväksymättömät asiakirjat, vain työntekijöiden sähköposteissa säilytettävä aineisto sekä politiikan ja operatiivisen käytännön väliset ristiriidat.

Roolit on erotettava tietoisesti. Toiminnan omistaja vastaa prosessin toteutustavasta, tiedon omistaja lähteestä, kattavuudesta ja laskentamenetelmästä, asiakirjan laatija sen valmistelusta ja vastauksen hyväksyjä siitä, että ilmoitus ja näyttö vastaavat arvioinnin rajausta. Sama henkilö voi hoitaa useita rooleja, mutta tätä ei pidä olettaa automaattisesti. Poikkitoiminnalliset kysymykset edellyttävät määräajoista ja johdonmukaisuudesta vastaavaa keskitettyä koordinaattoria. Joissakin tapauksissa tarvitaan lisäksi monialainen tiimi, jos ratkaisu riippuu usean prosessinomistajan tiedoista.

Vastuumatriisin tulee kattaa jokainen kysymys tai yhtenäinen aihekokonaisuus, aineiston toimitusaika, laadunvarmistus ja päätös näytön käyttämisestä. Jos yksi aineisto koskee useita osa-alueita, se pysyy yhden tiedon omistajan hallinnassa, mutta kunkin toiminnon omistaja vahvistaa sen soveltuvuuden omaan kysymykseensä. Mittarin määritelmää, tietojen ajanjaksoa tai lähteen luotettavuutta koskevat erimielisyydet ratkaisee nimetty hyväksyjä, ei liitteitä kokoava henkilö.

Tällainen vastuunjako tukee myös dokumentoidun tiedon hallintaa: sen avulla voidaan määrittää ajantasainen versio, katkaisupäivä, soveltamisala ja hyväksyntätila. Poikkitoiminnallisia vastuita käsitellään laajemmin artikkelissa Kuinka vastuut järjestetään, kun laatu riippuu usean toiminnon yhteistyöstä. EcoVadis-valmistelussa käytännön hyötynä ovat lyhyempi hyväksyntäketju ja pienempi riski esittää muodollisesti oikeita mutta keskenään ristiriitaisia tietoja.

Rakenna todennettava näyttöketju

Jokainen aineisto on arvioitava osana nelitasoista näyttöketjua: politiikkaan kirjattu sitoumus, prosessissa määritetty toteutustapa, toteutuksen todentava tallenne sekä mittarilla seurattu tulos. Politiikka osoittaa suunnan, mutta ei todenna toimeenpanoa. Menettely, ohje, päätöksentekokriteeri tai valvontamekanismi osoittaa, miten sitoumus on muutettu toiminnaksi. Rekisterit, pöytäkirjat, raportit, koulutustulokset, toimittaja-arvioinnit ja ympäristötiedot todentavat mekanismin käytön. Mittarilla puolestaan arvioidaan toiminnan laajuutta, jatkuvuutta ja tulosta.

Näytöstä on tarkistettava yhteys tiettyyn kysymykseen, oikea organisaatio sekä vastauksen kattama ajanjakso. Huomiota on kiinnitettävä myös lähteen jäljitettävyyteen, julkaisu- tai tarkastuspäivään, hyväksyntään, luettavuuteen ja asiakirjan sisällön yhdenmukaisuuteen kyselyvastauksen kanssa. Tulostiedoista tulee ilmetä ajanjakso, lähde ja koostamistapa, ja tallenneotosten on vastattava prosessin laajuutta ja toteutustiheyttä.

Osittain soveltuvaa asiakirjaa saa käyttää vain siltä osin kuin se tosiasiallisesti todentaa väitteen. Sen merkitystä ei pidä laajentaa vastauksen sanamuodolla. Sama asiakirja voi tukea useita vastauksia, jos sen rajaus on kunkin vastauksen osalta asianmukainen ja todennettava toiminta on yksilöity selvästi.

Toimittajien eettiset toimintaohjeet osoittavat, että odotukset on määritetty, mutta eivät vielä todenna vastuullisen hankinnan toimivuutta. Lisäksi voidaan tarvita ympäristö-, työelämä- tai eettisiin riskeihin liittyviä hyväksyntäkriteereitä, arviointituloksia, hankintapäätösten tallenteita sekä toimenpiteitä, joita on tehty havaittujen poikkeamien tai kohonneiden riskien perusteella. Toimittajan hyväksyntäprosessi tarjouspyynnöstä hyväksyntään – hankintariskien hallinta tulisi dokumentoida niin, että vaatimus, arviointi, päätös ja jatkoseuranta voidaan yhdistää toisiinsa. Pelkkä arviointilomake ei riitä, jos siitä ei ilmene, mitä toimittajaa se koskee, milloin sitä käytettiin ja miten se vaikutti päätökseen.

Näyttöjä ei pidä tuottaa vain kyselyä varten. Jos tarkastuksessa havaitaan todellinen puute, on suunniteltava toteutusmekanismi, nimettävä vastuuhenkilö ja aloitettava käytännön toiminnasta syntyvien tallenteiden kerääminen. Uusi politiikka ilman toimeenpanoa on pelkkä ilmoitus, ja jälkikäteen laadittu asiakirja heikentää koko aineiston uskottavuutta.

Arkaluonteiset tiedot voidaan anonymisoida, kunhan samalla ei poisteta organisaation, päivämäärän, toiminnan kulun tai tuloksen todentamisen kannalta välttämättömiä tietoja. Aineiston arvo perustuu ennen kaikkea johdonmukaiseen dokumentaatiohierarkiaan ja tallenteiden jäljitettävyyteen, ei liitteiden määrään.

Hallittu tietovaranto irrallisten liitteiden sijaan

EcoVadis-arvioinnin aineistoa tulee hallita näyttörekisterin avulla, ei pelkästään kansioihin tallennettuina tiedostoina. Rekisteri yhdistää yksittäisen kysymyksen ja vastausluonnoksen asiakirjaan, omistajaan, ajanjaksoon, soveltamisalaan ja tarkastustilaan. Se osoittaa, mitkä väitteet on todennettu, missä on puutteita ja kuka vastaa niiden selvittämisestä. Pelkkä tiedostokansio ei mahdollista vastaavaa jäljitettävyyttä, vaikka sen rakenne olisi yksityiskohtainen.

Rekisterin jokaisessa kohdassa tulee olla vähintään asiakirjan nimi, aihealue, organisaatio ja toimipaikka, versionumero, hyväksymispäivä, voimassaolo- tai tietojakso, omistaja, salassapitotaso ja kieli. Kentät on sovitettava organisaation monimutkaisuuteen, mutta niitä ei saa karsia niin, ettei aineiston ajantasaisuutta ja soveltuvuutta voida arvioida.

Lähdeversio kannattaa erottaa liitettäväksi valmistellusta kopiosta erityisesti silloin, kun aineisto on anonymisoitava, käännettävä, rajattava tietyille sivuille tai kun olennaiset kohdat on merkittävä. Näin alkuperäisen aineiston eheys säilyy ja arviointiin toimitetaan vain vastauksen todentamiseen tarvittava sisältö.

Asiakirjan tilan tulee perustua sen käyttökelpoisuuden arviointiin, ei pelkästään siihen, että tiedosto on löydetty. Käytännöllinen luokittelu on:

• valmis,
• tarkastettava,
• soveltumaton,
• vanhentunut,
• näyttö puuttuu,
• korjaava toimenpide käynnissä.

Ympäristöraportti voi olla ajantasainen ja hyväksytty mutta silti soveltumaton, jos se koskee toista yhtiötä tai toimipaikkaa. Eri tilaluokkien kohdemäärät ja metatietojen kattavuus auttavat seuraamaan sisäisen valmistelun etenemistä, mutta niiden perusteella ei voi ennustaa arvioinnin tulosta.

Tietovarannolle on määritettävä yksi säilytyspaikka sekä versionhallinta- ja käyttöoikeusperiaatteet. Kaksoiskappaleet, luonnokset sekä skannaukset, joista puuttuu päivämäärä, omistaja tai lähdetunniste, on poistettava tai merkittävä yksiselitteisesti. Ennen aineiston luovuttamista on tarkistettava, sisältääkö se henkilötietoja, liikesalaisuuksia tai sopimuksella suojattuja tietoja. Anonymisoinnin tulee suojata nämä tiedot, mutta säilyttää näytön arvioimiseksi tarvittavat elementit. Lähdeversioiden käyttöoikeudet voivat olla liittämistä varten valmisteltujen kopioiden oikeuksia suppeammat.

Tietovarannon johdonmukaisuus edellyttää myös prosessien, roolien ja mittareiden yhtenäistä nimeämistä. Samaa mittaria ei pidä käyttää eri nimillä, jos se vaikeuttaa ajanjaksojen vertailua tai lähteen tunnistamista. Artikkelissa Kuinka yrityksen laatukäsitteet yhtenäistetään niin, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla kuvatut periaatteet auttavat vähentämään vastausten, dokumentaation ja operatiivisten tallenteiden välisiä eroja.

Valmiuskatselmus ennen kyselyn täyttämistä

Ennen alustalla työskentelyn aloittamista tulee tehdä kysymyskohtainen valmiuskatselmus. Jokainen vastaus ja siihen liitetyt näytöt tulisi antaa sellaisen henkilön arvioitavaksi, joka ei ole valmistellut kyseistä aineistoa. Arvioija voi olla toisen toiminnon edustaja, sisäinen auditoija tai riippumaton ulkopuolinen asiantuntija. Valinta riippuu organisaation monimutkaisuudesta, käytettävissä olevasta osaamisesta ja sisäisesti saavutettavasta puolueettomuudesta.

Arvioijan tehtävänä ei ole korjata tyyliä vaan kyseenalaistaa laatijan oletukset ja tarkistaa, onko sitoumuksen, toiminnan, mittarin ja näytön muodostama ketju ymmärrettävissä ilman yrityksen henkilöstön hallussa olevaa taustatietoa.

Jokaiselle vastaukselle tulee tehdä viisi tarkastusta:

• koskeeko se oikeaa organisaatiota ja arviointirajausta,
• todentaako liitetty asiakirja todella ilmoitetun toiminnan,
• vastaako tietojen ajanjakso vastauksessa ilmoitettua ajanjaksoa,
• sisältävätkö muut vastaukset tai aineistot ristiriitaisia tietoja,
• ymmärtääkö ulkopuolinen näytön merkityksen ilman suullisia lisäselityksiä.

Katselmuksen tuloksena tulee olla vastausten, asiakirjojen ja tietolähteiden välisten ristiriitojen rekisteri, ei pelkkä yleinen valmiusarvio. Lisäksi kannattaa tarkastaa sisäisesti määritettyjen kriteerien perusteella valittu otos asiakirjoista ja tallenteista niin, että otos kattaa eri ajanjaksoja, toimipaikkoja tai toimintotyyppejä.

Numeeriset tiedot edellyttävät erityistä tarkastusta. Henkilöstöä, resurssien kulutusta, päästöjä, tapaturmia tai hankintoja koskevat luvut voivat esiintyä samanaikaisesti ympäristö-, henkilöstö-, talous- ja konserniraporteissa, mutta koskea eri ajanjaksoja, yksiköitä tai yhtiöitä. Ennen tietojen käyttöä arvo on vahvistettava tiedon omistajan kanssa, ja lähde, laskentamenetelmä sekä konsolidoinnin rajaus on dokumentoitava.

Henkilöstöhallinnon vuoden lopussa ilmoittama henkilöstömäärä ei välttämättä vastaa konserniraportoinnissa käytettyä keskimääräistä henkilöstömäärää. Pelkkä mittarien samankaltainen nimi ei siten osoita tietojen vertailukelpoisuutta.

Havaittua puutetta ei saa peittää väitteellä käytännöstä, jota organisaatio ei pysty todentamaan. Puutteelle on määritettävä riski, toimenpiteen omistaja ja määräaika. Sen jälkeen ratkaistaan, estääkö puute kyselyn lähettämisen vai voidaanko se sisällyttää kehittämissuunnitelmaan. Ratkaisuperusteena on puutteen merkitys vastausten luotettavuudelle, ei se, kuinka helposti uusi asiakirja voidaan tuottaa. Organisaation toiminnan kehittäminen on samalla pidettävä erillään kyselyn teknisestä täyttämisestä.

Näin toteutettu valmiuskatselmus muistuttaa menetelmällisesti artikkelissa SFS-EN ISO 9001 -esiselvitysauditointi – organisaation valmiuden luotettava arviointi ilman tarpeettomia kustannuksia kuvattua lähestymistapaa, vaikka arviointien laajuus ja kriteerit ovat erilaiset.

Lopputarkastuksen tulee kattaa jokaisen liitteen tiedostonimi, organisaatio ja ajanjakso, luettavuus, salassapitotaso, oikea versio sekä yksiselitteinen yhteys vastaukseen. Anonymisoinnin tai sivujen erottamisen jälkeenkin asiakirjassa on säilyttävä tiedot, joiden perusteella sen alkuperä ja merkitys voidaan todeta. Tietojen syöttäminen alustalle tulee aloittaa vasta, kun kriittiset ristiriidat on suljettu ja muut puutteet hyväksytty yhdessä nimettyjen omistajien ja määräaikojen kanssa.

Arviointi osaksi johtamisen vuosikelloa

EcoVadis-valmistelun järjestäminen ei tarkoita uusien politiikkojen, menettelyjen ja yhteenvetojen määrän kasvattamista. Tavoitteena on johdonmukaisuus arvioitavan organisaation rajauksen, vastuiden, todellisen toiminnan, toteutuksen todentavan tallenteen ja saavutetun tuloksen välillä. Kyselyssä tulee käyttää prosesseissa syntyvää tietoa sen sijaan, että se käynnistäisi tilapäisen näytön tuottamisen. Tämä vähentää riskiä siitä, että organisaatio käyttää seuraavalla arviointikerralla erilaisia mittarimääritelmiä, raportointijaksoja tai konsolidointirajauksia.

Näyttöjen katselmointi kannattaa sisällyttää olemassa olevaan johtamisen vuosikelloon. Organisaation tulee määrittää omat tarkastusajankohtansa politiikoille, riskeille, tavoitteille, toimenpiteille, mittareille, koulutuksille ja hankintakäytännöille ottaen huomioon muutosten tiheys ja tietojen saatavuus. Arviointien välillä tulee ylläpitää ennen kaikkea niitä ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen, etiikkaan ja hankintaan liittyviä mittareita, joiden määritelmät, lähteet ja omistajat on yksiselitteisesti sovittu. Kehityssuunta on merkityksellinen vain, jos peräkkäiset arvot ovat vertailukelpoisia.

Tuloksia voidaan käsitellä johdon katselmuksessa tai vastaavassa päätöksentekofoorumissa ilman erillistä, vain EcoVadis-arviointia varten luotua menettelyä. Johto hyväksyy sitoumukset, ratkaisee poikkitoiminnalliset puutteet, varmistaa resurssit ja arvioi tulokset. Koordinaattori ylläpitää aikataulua, näyttörekisteriä ja vastausten johdonmukaisuutta, mutta ei korvaa henkilöstöstä, ympäristöstä, hankinnasta, etiikasta tai vaatimustenmukaisuudesta vastaavia prosessinomistajia.

Toimittajavaatimusten tulee näkyä hyväksyntäkriteereissä, sopimuksissa, määräaikaisarvioinneissa ja korjaavia toimenpiteitä koskevissa päätöksissä. Käytännön lähestymistapaa käsitellään tarkemmin aineistossa Toimittajan hyväksyntäprosessi tarjouspyynnöstä hyväksyntään – hankintariskien hallinta. Korkeamman riskin toimittajien osalta arviointia voidaan täydentää artikkelissa Toimittaja-auditointi ennen sopimuksen allekirjoittamista – laatu- ja toimitusvarmuusriskien hallinta kuvatulla tavalla.

EcoVadis voidaan yhdistää käytössä oleviin johtamisjärjestelmiin, riskikatselmuksiin, vaatimustenmukaisuuden hallintaan, sisäisiin auditointeihin ja toimittaja-arviointeihin. Yhdistäminen vähentää päällekkäisiä tallenteita ja helpottaa toiminnan jatkuvuuden osoittamista. EcoVadis-arviointia ei kuitenkaan pidä rinnastaa johtamisjärjestelmän sertifiointiin tai vaatimustenmukaisuusauditointiin, sillä niiden tarkoitus, kriteerit ja tulosten esittämistapa poikkeavat toisistaan.

Kypsä toimintamalli ei pääty kyselyn lähettämiseen. Sen tulee johtaa puutteita koskeviin päätöksiin, toimenpiteiden päivittämiseen ja uuteen arviointiin siitä, tuottavatko tehdyt sitoumukset mitattavia tuloksia. Tällöin seuraavaan arviointiin valmistautuminen ei edellytä dokumentaation kokoamista alusta, vaan perustuu organisaation päivittäisessä johtamisessa syntyviin näyttöihin.