ISO 22163 geležinkelių sektoriuje: kiek trunka IRIS diegimas ir kaip pasirengti auditui

Vieno patikimo ISO 22163 diegimo termino, tinkančio kiekvienai organizacijai, nėra. Pasirengimo trukmę lemia sertifikavimo sritis, esamos vadybos sistemos branda, procesų stabilumas ir jų veikimą patvirtinančių įrašų kokybė. Grafiką galima laikyti realiu tik atlikus spragų analizę, paskyrus atsakomybes ir įvertinus, kiek laiko reikės ne tik taisyklėms nustatyti, bet ir praktiškai joms taikyti, vidaus auditams atlikti bei korekcinių veiksmų rezultatyvumui patvirtinti. Audito metu vertinama veikianti sistema, o ne parengtų procedūrų rinkinys.

IRIS kaip veiklos valdymo projektas

ISO 22163 diegimą reikia vertinti kaip geležinkelių sektoriaus veiklos valdymo pokytį, o ne kaip dokumentų rengimo auditui užduotį. Standartas nustato geležinkelių sektoriaus kokybės vadybos sistemos reikalavimus, o IRIS yra organizacijų vertinimo ir sertifikavimo schema. Vadybos sistema – tai realiai įmonėje veikianti procesų, atsakomybių, duomenų ir sprendimų visuma. Sertifikatas patvirtina šios sistemos įvertinimo rezultatą, tačiau pačios sistemos nepakeičia. Projekto pradžios ir informacijos paskelbimo dieną kiekvienu atveju būtina patikrinti aktualią standarto redakciją bei galiojančias IRIS schemos taisykles.

Lietuvos įmonės tokį diegimo projektą dažniausiai pradeda dėl kliento reikalavimo, planuojamo įsitraukimo į geležinkelių sektoriaus tiekimo grandinę, viešojo pirkimo sąlygų, veiklos plėtros arba poreikio aiškiau paskirstyti procesų atsakomybes. Nepriklausomai nuo priežasties, vadovybė pirmiausia turi apibrėžti sistemos ribas: sertifikuojamus juridinius vienetus ir vietas, produktų bei paslaugų grupes, projektavimo apimtį ir išorės tiekėjams perduodamus procesus. Kol šie klausimai neišspręsti, grafikas yra tik tariamas – neaišku, kur turi atsirasti atitikties įrodymai ir kas atsako už jų patikimumą.

Projekto negalima pavesti vien kokybės padaliniui. Vadybos sistemos koordinatorius gali koordinuoti spragų analizę, dokumentavimą ir pasirengimą auditams, tačiau pagrindiniai įrodymai formuojami pardavimo, projektavimo, pirkimo, gamybos, infrastruktūros ir įrangos priežiūros bei skundų ir reklamacijų valdymo procesuose. Deklaracijos, kad kliento reikalavimai valdomi, nepakanka, jeigu pardavimo padalinys neregistruoja susitarimų pakeitimų, projektuojant neužtikrinamas patikrų atsekamumas, o pirkimų procese nevertinama tiekėjo įtaka produkto atitikčiai. Projekto savininkas turėtų būti vadovybės narys, turintis įgaliojimus spręsti procesų tarpusavio nesutarimus ir skirti reikiamus išteklius.

Veikianti LST EN ISO 9001 sistema gali sutrumpinti pasirengimą, tačiau tik tada, kai ji realiai taikoma ir užtikrina nuoseklius įrašus, rodiklius bei priežiūros rezultatus. Vien LST EN ISO 9001 sertifikatas nepatvirtina pasirengimo įvykdyti sektoriaus reikalavimus. Todėl medžiagoje Kaip parengti įmonę LST EN ISO 9001 sertifikavimui per 90, 180 ir 270 dienų – realūs scenarijai aprašytų scenarijų nereikėtų automatiškai perkelti į geležinkelių sektoriaus projektą. Sektoriaus reikalavimai ir jų ryšys su sertifikavimo schema aptariami medžiagoje IRIS (ISO/TS 22163) – kokybės vadybos sistema geležinkelių sektoriuje.

Kas iš tikrųjų lemia terminą

Diegimo laikotarpį tikslinga skirstyti į du etapus. Pirmasis apima spragų analizę, procesų suprojektavimą, atsakomybių nustatymą ir veiklos taisyklių papildymą. Antrasis prasideda realiai taikant priimtus sprendimus: kaupiami įrašai, rodikliai pradeda rodyti rezultatus, atliekami vidaus auditai ir vadovybinės vertinamosios analizės, galima įvertinti korekcinių veiksmų rezultatyvumą. Greitai parengti dokumentai savaime nesutrumpina laikotarpio, būtino sistemos veikimui įrodyti.

Pasirengimą spartina veikianti LST EN ISO 9001 sistema, stabilūs procesai, patikimi rodikliai, aiškiai paskirstytos atsakomybės, valdoma kliento reikalavimų informacija ir vadovybės pasirengimas operatyviai priimti sprendimus. Grafiką ilgina išskaidyta dokumentacija, procesų savininkų nebuvimas, silpnas atsekamumas, nevaldomi pakeitimai, nebrandi tiekėjų vertinimo praktika ir duomenų apie rezultatyvumą trūkumas. Taip pat svarbūs vietų ir į sertifikavimo sritį patenkančių procesų skaičiai bei darbuotojų, atliekančių kokybei įtaką darančias užduotis, skaičius. Kiekvienas toks veiksnys didina taškų, kuriuose reikia patvirtinti nuoseklią praktiką, skaičių.

Organizacija konkrečiam scenarijui turi būti priskirta pagal spragų analizės rezultatus, o ne sistemos koordinatoriaus deklaraciją. Būtina peržiūrėti auditų, vadovybinių vertinamųjų analizių, tiekėjų vertinimo, rizikų valdymo ir procesų stebėsenos įrašus, taip pat įvertinti neuždarytų neatitikčių, reklamacijų ir vėluojančių korekcinių veiksmų skaičių. Praktiškas testas – atsekti pasirinktą užsakymą nuo kliento reikalavimų, pakeitimų ir tiekimo iki priėmimo bei reagavimo į nukrypimus. Šios grandinės spragos paprastai atskleidžia tikrąją diegimo darbų apimtį.

Kreipimąsi į sertifikavimo įstaigą galima planuoti anksčiau, tačiau įpareigojančią audito datą verta nustatyti tik atlikus spragų analizę ir numačius laiko rezervą korekciniams veiksmams. Geležinkelių sektoriuje ypač svarbūs atsekamumas, pakeitimų valdymas, klientų reikalavimai ir tiekimo grandinės priežiūra. Todėl konkretūs terminai pagrįsti tik patvirtinus sertifikavimo sritį, procesų brandą ir turimų įrodymų kokybę.

Kur didėja sąnaudos ir rizika

Diegimo sąnaudos pirmiausia didėja tada, kai per vėlai apibrėžiama sistemos sritis, procesų savininkų atsakomybės ir pardavimo, projektavimo, pirkimo, gamybos, priėmimo bei neatitikčių valdymo sąsajos. Dėl to tenka kartoti jau atliktus darbus: iš naujo modeliuoti procesus, keisti formas, papildyti duomenis ir derinti prieštaringas taisykles. Veikimo principas panašus į aprašytą medžiagoje Kiek kainuoja NIS2 ir uKSC įgyvendinimas – kaip suplanuoti audito, dokumentacijos, mokymų ir saugumo priemonių biudžetą be brangiai kainuojančių klaidų: sąnaudas lemia pradinė būklė, apimtis ir tarpusavio priklausomybių skaičius, o ne dokumentų kiekis. Tai nereiškia, kad vienos srities reguliavimo reikalavimus galima perkelti į kitą.

Prieš rengiant procedūras reikia pašalinti spragas, susijusias su procesų eiga, sprendimų priėmimo įgaliojimais, informacijos perdavimo taškais ir duomenų šaltiniais. Parengtų dokumentų kopijavimas dažniausiai tik paslepia šias problemas. Procedūra gali būti formaliai tinkama, tačiau neatitikti faktinio užsakymo srauto arba projekto, tiekėjo, priėmimo ar nuokrypio tvirtinimo praktikos.

Biudžete vadovybė turėtų atskirai numatyti konsultavimo išlaidas, procesų savininkų ir diegimo grupės darbo valandas, mokymus, priemonių pakeitimus, vidaus auditus, sertifikavimo auditą ir patį sertifikavimą. Sertifikavimo audito kainą galima nustatyti tik gavus individualų pasiūlymą, parengtą pagal aktualias audito trukmės nustatymo taisykles.

Tipinė problema atsiranda tada, kai procedūroje formaliai numatytas rizikos vertinimas ir pakeitimų valdymas, tačiau gamybos užduotis pakeičiama elektroniniu paštu, konstrukcinis nuokrypis neturi vienareikšmio patvirtinimo, o naujas tiekėjas pradeda vykdyti užsakymą dar neužbaigus jo vertinimo. Atskiri įrašai egzistuoja, tačiau nesudaro nuoseklaus sprendimų atsekamumo. Neaišku, kas įvertino pakeitimo poveikį, kokie kliento reikalavimai buvo patikrinti ir ar atnaujinta konfigūracija. Tokia spraga vienu metu didina prastos kokybės sąnaudas, reklamacijų riziką ir poreikį prieš auditą atkurti trūkstamus įrodymus.

Konfigūracijos, projektų, tiekėjų, rizikų ir kliento reikalavimų valdymo nebranda dažnai paaiškėja tik atrinkus įrašų imtį. Deklaruojamas mechanizmas veikia vienam produktui, tačiau pasirinkus kitą užsakymą, vietą ar tiekėją nuoseklumas išnyksta. Todėl plane reikia įvertinti dalyvaujančių asmenų darbo laiką, sistemų ir registrų, kuriuos būtina suderinti, skaičių bei trūkstamiems įrašams sutvarkyti reikalingą laiką. Informacinę sistemą pagrįsta keisti tik tada, kai esamos priemonės neužtikrina atsekamumo, prieigos teisių valdymo arba duomenų vientisumo. Panaši įrodymų vertinimo logika taikoma analizuojant, kaip parengti įmonę antrosios šalies auditui pas pagrindinį tiekėją.

Įrodymais pagrįstas diegimo planas

Diegimo planą reikia pradėti nuo esamos būklės diagnostikos, o ne nuo procedūrų rengimo. Diagnostika apima sistemos srities apibrėžimą, procesų modeliavimą, klientų reikalavimų, taikomos praktikos, galiojančių dokumentų, turimų įrašų ir rezultatų duomenų įvertinimą. Jos rezultatas turėtų būti konkretiems procesams, savininkams ir terminams priskirta spragų analizė. Pažangą reikia matuoti pagal užbaigtų veiksmų būklę, o ne parengtų dokumentų skaičių.

Ypač svarbu atskirti tris situacijas:

• veiklos taisyklė nenustatyta;
• taisyklė aprašyta, tačiau praktiškai netaikoma;
• taisyklė taikoma, tačiau nepaliekama patikimo įrašo.

Kiekvienai situacijai reikalingas kitoks veiksmas. Pirmuoju atveju reikia suprojektuoti sprendimą, antruoju – įdiegti jį praktikoje, trečiuoju – užtikrinti atlikimo įrodymą ir priežiūrą.

Sistemą reikia kurti pagal realius darbo srautus ir sprendimų priėmimo taškus. Kiekvienam procesui būtina nustatyti savininką, rizikas, rodiklius, priežiūros kriterijus, privalomus įrašus ir atsakomybės perdavimo taisykles. Tai ypač svarbu pardavimo, projektavimo, pirkimo ir vykdymo sąsajose, nes jose dažniausiai prarandami reikalavimai arba atliekami nevaldomi pakeitimai.

Sektoriaus praktikas, susijusias, be kita ko, su projektų, rizikų, konfigūracijos, pakeitimų, tiekėjų ir neatitikčių valdymu, reikia integruoti į atitinkamus procesus tiek, kiek tai lemia organizacijos veikla. Jos neturėtų likti atskirais priedais, kuriuos administruoja tik kokybės padalinys.

Projekto tinkamumą galima patikrinti pasirinkus reprezentatyvų užsakymą ir atsekus jį nuo reikalavimų priėmimo iki galutinio priėmimo. Organizacija turėtų parodyti kliento reikalavimų patvirtinimą, projektavimo sprendimus, rizikos vertinimą, tiekėjų, konfigūracijos ir pakeitimų priežiūrą bei neatitikčių valdymą. Jeigu pagal įrašus neįmanoma atkurti visos eigos, etapas nėra baigtas, net jei dokumentai jau patvirtinti. Pasirengimą patvirtina nuoseklūs kelių pasirinktų užsakymų ar projektų įrodymai ir faktas, kad procesas veikia be skubaus duomenų papildymo prieš auditą.

Kompetencijas reikia ugdyti pagal atsakomybes. Vadovybė turi suprasti, kokiems sprendimams būtinas jos dalyvavimas ir kaip atliekama vadovybinė vertinamoji analizė; procesų savininkai – kaip valdyti rezultatus ir rizikas; vidaus auditoriai – kaip vertinti įrodymus; operacijų darbuotojai – jų atliekamų veiksmų ir įrašų reikalavimus. Interpretuojant reikalavimus ir nustatant kompetencijos poreikius gali būti naudinga medžiaga IRIS (ISO/TS 22163) reikalavimai – kokybės vadybos sistema geležinkelių sektoriuje. Tačiau vien mokymai nepatvirtina įdiegimo. Kompetencija turi atsispindėti procesų sprendimuose, veiksmuose ir įrašuose.

Sistemai pradėjus veikti, valdymo komitetas turėtų periodiškai vertinti spragų analizės veiksmų vykdymą, procesų, kuriems paskirti savininkai, rodikliai, rizikos ir priežiūros kriterijai, dalį bei visos veiklos eigos įrašų prieinamumą. Peržiūrų dažnumą reikia derinti prie pokyčių tempo ir susikaupusių darbų masto. Etapo užbaigimą, remdamiesi iš anksto nustatytais užbaigimo kriterijais, turėtų patvirtinti rezultato savininkas ir už diegimą atsakingas asmuo. Pereiti prie vidaus ar sertifikavimo audito pagrįsta tik tada, kai sistema patikrinta realiais atvejais, o nustatytos spragos pašalintos ir patikrintos.

Generalinė repeticija prieš auditą

Generalinės repeticijos tikslas – įvertinti sistemos veikimą sąlygomis, panašiomis į sertifikavimo auditą, o ne patikrinti segtuvų pilnumą. Vidaus auditas turi būti planuojamas pagal procesus ir riziką, įtraukiant visus svarbius sistemos srities procesus bei vietas. Užuot atskirai tikrinę padalinius, auditoriai turėtų sekti konkrečius užsakymus, projektus, pakeitimus, tiekimus ir neatitiktis per skirtingas organizacijos sritis. Imtis turėtų apimti prasčiau veikiančius procesus, reikšmingus pakeitimus, tiekėjų problemas ir vietas, kuriose anksčiau nustatyta neatitikčių.

Vertinimo patikimumą lemia auditorių nepriklausomumas ir tinkama įrašų atranka. Už procesą atsakingas asmuo neturėtų vertinti savo darbo. Tai taikoma ir kokybės padalinio valdomiems procesams: juos turėtų audituoti kompetentingas auditorius iš kitos srities arba tinkamai parinktas išorės auditorius. Visą vidaus auditą reikia atlikti pakankamai anksti, kad liktų laiko priežastims išanalizuoti, veiksmams įgyvendinti ir jų rezultatyvumui įvertinti. Per vėlai atlikta repeticija paprastai lemia administracinį nustatytų faktų uždarymą, nepatikrinus rezultatų.

Reprezentatyvią imtį galima sudaryti pasirenkant užsakymą, apimantį reikalavimų suderinimą, planavimą, pirkimą, vykdymą, kontrolę ir priėmimą, o tada susieti jį su techniniu pakeitimu, pavėluotu tiekimu arba reklamacija. Auditorius tikrina ne tik dokumentų buvimą, bet ir sprendimų atitiktį įrašams, rodiklių patikimumą bei reagavimą į nukrypimus. Pasirengimą rodo išsamios imtys, apimančios visą produkto, paslaugos, užsakymo ar projekto eigą, procesų ir vietų įtraukimas į audito programą bei faktinė neatitikčių būklė.

Po bandomojo audito vadovybė turėtų atlikti aktualiais duomenimis, o ne vien susitikimui parengta prezentacija pagrįstą vertinamąją analizę. Jos rezultatas – dokumentuoti sprendimai dėl išteklių, rizikų, procesų rezultatų, tiekėjų ir gerinimo veiksmų. Ypač svarbu įvertinti korekcinių veiksmų rezultatyvumą. Mokymai, formos pakeitimas ar formalus užduoties uždarymas neįrodo, kad problemos priežastis pašalinta. Reikia patvirtinti, kad problema nepasikartoja, o pakeistas darbo būdas veikia praktiškai.

Per generalinę repeticiją verta taikyti medžiagoje „Kaip parengti įmonę antrosios šalies auditui pas pagrindinį tiekėją?“ aprašytus principus, ypač dėl procesų savininkų pasirengimo, įrodymų prieinamumo ir faktais pagrįstų atsakymų. Vis dėlto audito tikslai skiriasi: kliento auditas paprastai orientuojamas į jo reikalavimus, konkrečius produktus ir tiekimo riziką, o sertifikavimo audito metu sistemiškai vertinama organizacijos sritis bei procesų atitiktis ir rezultatyvumas. Šio vertinimo atskaitos taškas išlieka IRIS (ISO/TS 22163) – kokybės vadybos sistema geležinkelių sektoriuje.

Sprendimas dėl pasirengimo

Pasirengimas auditui reiškia organizacijos gebėjimą pateikti nuoseklius sistemos veikimo įrodymus visoje deklaruotoje srityje. Procedūrų parengimas ar formalus dokumentų patvirtinimas savaime to neįrodo. Vadovybė turi patvirtinti, kad procesai taikomi, jų rezultatus galima atsekti įrašuose, o procesų savininkai geba paaiškinti sprendimus, nukrypimus ir atliktus veiksmus.

Galutinis audito datos patvirtinimas turėtų būti formalus sprendimo priėmimo etapas. Organizaciją auditui galima teikti, kai:

• patvirtinta sistemos sritis;
• įdiegti visi į sritį patenkantys procesai;
• yra reprezentatyvių įrašų;
• atlikti vidaus auditai;
• atlikta vadovybinė vertinamoji analizė;
• patvirtintas užbaigtų korekcinių veiksmų rezultatyvumas.

Neuždarytos spragos gali likti tik tada, kai įvertintas jų poveikis, paskirti veiksmų savininkai, nustatyti reagavimo terminai ir priežiūros būdas, o vadovybė sąmoningai prisiėmė likutinę riziką.

Audito datą reikia perkelti, jeigu įrašai neapima tipinės užsakymo ar projekto eigos, atsakomybės neaiškios, lieka neišspręstų sisteminių problemų arba nepatvirtintas korekcinių veiksmų rezultatyvumas. Toks pat sprendimas pagrįstas, kai dokumentacija reikšmingai skiriasi nuo faktinės praktikos. Pakeitimų valdymo procedūra nėra pasirengimo įrodymas, jeigu realūs techniniai pakeitimai tvirtinti ne pagal nustatytą tvarką arba neįvertinus jų poveikio.

Vadovybei teikiamoje sprendimo kortelėje kiekvienas kriterijus turėtų būti pažymėtas kaip „įvykdytas“, „įvykdytas su sąlyga“ arba „neįvykdytas“, taip pat turėtų būti nurodytos neišspręstos sisteminės rizikos, veiksmų savininkai ir reagavimo terminai. Išvada turi būti vienareikšmė: „pradėti auditą“, „pradėti auditą su sąlyga“ arba „atidėti“. Formalų sprendimą priima už sistemos sritį ir išteklius atsakinga vadovybė, o ne vien vadybos sistemos koordinatorius.

Patikimas grafikas sudaromas atlikus spragų diagnostiką ir paskyrus išteklius, o ne skaičiuojant laiką atgal nuo pageidaujamos sertifikato datos. Galutiniame vertinime reikia atsižvelgti į pasirengimo auditui kriterijus ir medžiagoje IRIS (ISO/TS 22163) reikalavimai – kokybės vadybos sistema geležinkelių pramonėje pateiktus reikalavimus.