ISO 22163 ieviešanai nav viena visām organizācijām piemērojama termiņa. Sagatavošanās ilgumu nosaka sertifikācijas tvērums, esošās vadības sistēmas briedums, procesu stabilitāte un to darbību apliecinošo pierakstu kvalitāte. Grafiku var uzskatīt par reālistisku tikai pēc neatbilstību analīzes, atbildību sadales un laika novērtējuma, kas vajadzīgs ne vien prasību noteikšanai, bet arī to praktiskai piemērošanai, iekšējo auditu veikšanai un korektīvo darbību efektivitātes apstiprināšanai. Auditā tiek vērtēta funkcionējoša sistēma, nevis sagatavoto procedūru kopums.
IRIS kā operatīvas pārmaiņas projekts
ISO 22163 ieviešana jāuztver kā dzelzceļa nozares darbības pārvaldības modeļa pilnveide, nevis dokumentācijas sagatavošana auditam. Standarts nosaka prasības dzelzceļa nozares kvalitātes vadības sistēmai, savukārt IRIS ir organizācijas novērtēšanas un sertifikācijas shēma. Vadības sistēma ir uzņēmumā faktiski funkcionējošs procesu, atbildību, datu un lēmumu kopums. Sertifikāts apliecina šīs sistēmas novērtējuma rezultātu, taču neaizstāj pašu sistēmu. Uzsākot projektu un publicējot informāciju, vienmēr jāpārbauda standarta aktuālā redakcija un spēkā esošie IRIS shēmas noteikumi.
Latvijas uzņēmumi ieviešanu visbiežāk sāk klienta prasību, plānotas iesaistes dzelzceļa piegādes ķēdē, iepirkuma nosacījumu, darbības paplašināšanas vai nepieciešamības sakārtot procesu atbildības dēļ. Neatkarīgi no iemesla vadībai vispirms jānosaka sistēmas robežas: sertifikācijā iekļautās juridiskās vienības un atrašanās vietas, produktu un pakalpojumu grupas, projektēšanas loma un ārpakalpojumā nodotie procesi. Bez šiem lēmumiem grafiks ir tikai formāls, jo nav skaidrs, kur jāveido atbilstības pierādījumi un kas atbild par to ticamību.
Projektu nedrīkst uzticēt tikai kvalitātes struktūrvienībai. Vadības sistēmas pārstāvis var koordinēt neatbilstību analīzi, dokumentāciju un sagatavošanos auditiem, taču būtiskākie pierādījumi rodas pārdošanas, projektēšanas, iepirkumu, ražošanas, infrastruktūras un aprīkojuma uzturēšanas, kā arī reklamāciju apstrādes procesos. Ar paziņojumu, ka klienta prasības tiek kontrolētas, nepietiek, ja pārdošanas komanda nereģistrē vienošanos izmaiņas, projektēšanā nav nodrošināta verifikācijas izsekojamība un iepirkumos netiek vērtēta piegādātāja ietekme uz produkta atbilstību. Projekta īpašniekam jābūt vadības pārstāvim ar pilnvarām risināt domstarpības starp procesiem un piešķirt nepieciešamos resursus.
Esoša LVS EN ISO 9001 sistēma var saīsināt sagatavošanās laiku tikai tad, ja tā darbojas praksē un nodrošina konsekventus pierakstus, rādītājus un uzraudzības rezultātus. LVS EN ISO 9001 sertifikāts pats par sevi neapliecina gatavību nozares specifiskajām prasībām. Tādēļ materiālā Kā sagatavot uzņēmumu LVS EN ISO 9001 sertifikācijai 90, 180 un 270 dienās — reālistiski scenāriji aprakstītos scenārijus nevar automātiski attiecināt uz dzelzceļa nozares projektu. Nozares prasību raksturojums un to saistība ar sertifikācijas shēmu ir izklāstīta materiālā IRIS (ISO/TS 22163) — kvalitātes vadības sistēma dzelzceļa nozarē.
Kas patiesībā nosaka ieviešanas termiņu
Ieviešanas laiks jāiedala divos periodos. Pirmais ietver neatbilstību analīzi, procesu projektēšanu, atbildību noteikšanu un darbības principu papildināšanu. Otrais sākas ar apstiprināto risinājumu faktisku piemērošanu: tiek veidoti pieraksti, rādītāji atspoguļo rezultātus, notiek iekšējie auditi un vadības pārskati, kā arī iespējams novērtēt korektīvo darbību efektivitāti. Ātra dokumentācijas izstrāde automātiski nesaīsina laiku, kas vajadzīgs, lai pierādītu sistēmas darbību.
Sagatavošanos paātrina funkcionējoša LVS EN ISO 9001 sistēma, stabili procesi, uzticami rādītāji, nepārprotami sadalītas atbildības, klientu prasību uzraudzība un vadības pieejamība lēmumu pieņemšanai. Grafiku pagarina sadrumstalota dokumentācija, procesu īpašnieku trūkums, vāja izsekojamība, nekontrolētas izmaiņas, nenobriedusi piegādātāju novērtēšana un datu trūkums par efektivitāti. Būtiska ir arī atrašanās vietu un tvērumā iekļauto procesu skaita, kā arī kvalitāti ietekmējošos darbus veicošo darbinieku skaita ietekme. Katrs no šiem faktoriem palielina vietu skaitu, kurās jāapliecina prakses konsekvence.
| Scenārijs | Sākotnējā situācija un ierobežojumi | Nosacījums audita sākšanai | Galvenais termiņa risks |
|---|---|---|---|
| Paātrināts | Nobrieduši, stabili procesi un pilnīgi dati; trūkumi galvenokārt saistīti ar nozares prasībām | Pieejams pilns pierakstu cikls un apstiprināta papildināto mehānismu efektivitāte | Slēptas neatbilstības starp atrašanās vietām vai procesiem |
| Standarta | Funkcionējoša LVS EN ISO 9001 sistēma, taču jāpilnveido daļa uzraudzības mehānismu, rādītāju un atbildību | Novērsti būtiskie trūkumi, veikti iekšējie auditi un vadības pārskats | Ar sertifikātu apliecinātās sistēmas brieduma pārvērtēšana |
| Korektīvs | Procesi jāpārveido; ir neizpildītas darbības, vāja izsekojamība vai nekontrolētas izmaiņas | Stabilizēta prakse un pieejami korektīvo darbību efektivitātes pierādījumi | Atkārtotas neatbilstības un vadības lēmumu trūkums |
Organizācijas attiecināšanai uz konkrētu scenāriju jābalstās neatbilstību analīzē, nevis vadības sistēmas pārstāvja apliecinājumā. Jāpārbauda auditu, vadības pārskatu, piegādātāju novērtēšanas, risku pārvaldības un procesu uzraudzības pieraksti, kā arī atklāto neatbilstību, reklamāciju un kavēto korektīvo darbību skaits. Praktisks tests ir viena izvēlēta pasūtījuma izsekošana no klienta prasībām, izmaiņām un piegādēm līdz pieņemšanai un reakcijai uz novirzēm. Pārrāvumi šajā ķēdē parasti atklāj ieviešanas faktisko darbietilpību.
Pieteikšanos sertifikācijas institūcijā var plānot savlaicīgi, taču saistošu audita datumu ieteicams noteikt tikai pēc neatbilstību analīzes un laika rezerves paredzēšanas korektīvajām darbībām. Dzelzceļa nozarē īpaša uzmanība jāpievērš izsekojamībai, izmaiņu vadībai, klientu prasībām un piegādes ķēdei. Tādēļ konkrētus laika intervālus var pamatoti noteikt tikai pēc tvēruma, procesu brieduma un pieejamo pierādījumu kvalitātes apstiprināšanas.
Kur pieaug izmaksas un risks
Ieviešanas izmaksas visvairāk palielinās, ja sistēmas tvērums, procesu īpašnieku atbildības un savstarpējā saistība starp pārdošanu, projektēšanu, iepirkumiem, ražošanu, pieņemšanu un neatbilstību vadību tiek noteikta pārāk vēlu. Rezultātā jau paveiktais jāatkārto: atkārtoti jākartē procesi, jāmaina veidlapas, jāpapildina dati un jāsaskaņo pretrunīgi noteikumi. Mehānisms ir līdzīgs tam, kas aprakstīts materiālā Cik maksā NIS2 un uKSC ieviešana — kā izveidot audita, dokumentācijas, apmācību un drošības pasākumu budžetu bez dārgām kļūdām: izmaksas nosaka sākotnējā situācija, tvērums un savstarpējo atkarību skaits, nevis dokumentu daudzums. Tas tomēr nenozīmē regulatīvo prasību pārnešanu no vienas jomas uz citu.
Pirms procedūru izstrādes jānovērš trūkumi procesu norisē, lēmumu pieņemšanas pilnvarās, informācijas nodošanas punktos un datu avotos. Gatavas dokumentācijas kopēšana šīs nepilnības parasti tikai noslēpj. Procedūra var būt formāli pareiza, bet neatbilst faktiskajai pasūtījuma plūsmai vai projektēšanas rezultātu, piegādātāja, pieņemšanas vai atkāpes apstiprināšanas kārtībai.
Vadībai budžetā atsevišķi jāparedz konsultāciju izmaksas, procesu īpašnieku un ieviešanas komandas darba stundas, apmācības, rīku izmaiņas, iekšējie auditi, sertifikācijas audits un pati sertifikācija. Sertifikācijas audita izmaksām nepieciešams individuāls piedāvājums, kas sagatavots atbilstoši aktuālajiem audita ilguma noteikšanas principiem.
Tipiska problēma rodas, ja procedūra formāli paredz risku novērtēšanu un izmaiņu vadību, taču ražošanas uzdevums tiek mainīts pa e-pastu, konstrukcijas atkāpei nav nepārprotama apstiprinājuma un jauns piegādātājs sāk izpildi pirms novērtējuma pabeigšanas. Atsevišķi pieraksti pastāv, tomēr tie neveido vienotu lēmumu izsekojamības ķēdi. Nav iespējams noteikt, kas novērtēja izmaiņu ietekmi, kuras klienta prasības tika pārbaudītas un vai konfigurācija tika aktualizēta. Šāds trūkums vienlaikus rada kvalitātes izmaksas, reklamāciju risku un nepieciešamību pirms audita rekonstruēt pierādījumus.
Konfigurācijas, projektu, piegādātāju, risku un klientu prasību pārvaldības nepietiekams briedums bieži atklājas tikai pierakstu izlases pārbaudē. Deklarētais mehānisms darbojas vienam produktam, bet zaudē konsekvenci, izvēloties citu pasūtījumu, atrašanās vietu vai piegādātāju. Tādēļ plānā jāiekļauj iesaistīto personu darba stundas, saskaņojamo sistēmu un reģistru skaits un laiks pierakstu trūkumu novēršanai. Informācijas sistēmas maiņa ir pamatota tikai tad, ja esošie rīki nenodrošina izsekojamību, piekļuves tiesību kontroli vai datu konsekvenci. Līdzīga pierādījumu vērtēšanas loģika tiek izmantota materiālā Kā sagatavot uzņēmumu otrās puses auditam pie kritiski svarīga piegādātāja?
Uz pierādījumiem balstīts ieviešanas plāns
Ieviešanas plāns jāsāk ar esošās situācijas diagnostiku, nevis procedūru rakstīšanu. Diagnostika ietver sistēmas tvēruma noteikšanu, procesu kartēšanu, klientu prasību, izmantotās prakses, spēkā esošo dokumentu, pieejamo pierakstu un darbības rezultātu datu izvērtēšanu. Rezultātam jābūt neatbilstību analīzei, kurā katrs trūkums piesaistīts konkrētam procesam, īpašniekam un termiņam. Progress jāmēra pēc darbību faktiskās pabeigšanas, nevis izstrādāto dokumentu skaita.
Īpaši svarīgi nošķirt trīs situācijas:
- nav noteikta darbības kārtība;
- kārtība ir aprakstīta, bet praksē netiek ievērota;
- kārtība tiek ievērota, bet neveidojas ticami pieraksti.
Katrai situācijai nepieciešama atšķirīga rīcība. Pirmajā gadījumā jāizstrādā risinājums, otrajā — tas jāievieš ikdienas praksē, bet trešajā — jānodrošina izpildes un uzraudzības pierādījumi.
Sistēma jāveido ap reālajām darba plūsmām un lēmumu pieņemšanas punktiem. Katram procesam jānosaka īpašnieks, riski, rādītāji, uzraudzības kritēriji, nepieciešamie pieraksti un atbildības nodošanas kārtība. Tas ir īpaši svarīgi pārdošanas, projektēšanas, iepirkumu un izpildes saskares punktos, kuros visbiežāk tiek zaudētas prasības vai notiek nekontrolētas izmaiņas.
Nozares prakse, kas cita starpā saistīta ar projektu, risku, konfigurācijas, izmaiņu, piegādātāju un neatbilstību pārvaldību, jāintegrē attiecīgajos procesos tādā apjomā, kādu nosaka organizācijas darbība. Tai nevajadzētu pastāvēt kā atsevišķiem pielikumiem, kurus uztur tikai kvalitātes struktūrvienība.
Projekta praktiskai pārbaudei var izvēlēties reprezentatīvu pasūtījumu un izsekot tā norisei no prasību pieņemšanas līdz gala pieņemšanai. Organizācijai jāspēj apliecināt klienta prasību apstiprināšanu, projektēšanas lēmumus, risku novērtēšanu, piegādātāju, konfigurācijas un izmaiņu uzraudzību, kā arī rīcību neatbilstību gadījumā. Ja pilnu norisi nav iespējams rekonstruēt pēc pierakstiem, attiecīgais posms nav pabeigts pat tad, ja dokumentācija ir apstiprināta. Gatavības kritērijs ir savstarpēji saskaņoti pierādījumi no vairākiem izvēlētiem pasūtījumiem vai projektiem un apstiprinājums, ka process darbojas bez datu operatīvas papildināšanas tieši pirms audita.
Kompetences jāattīsta atbilstoši atbildībai. Vadībai jāizprot lēmumi, kuros nepieciešama tās iesaiste, un vadības pārskata veikšanas kārtība; procesu īpašniekiem — rezultātu un risku uzraudzības principi; iekšējiem auditoriem — pierādījumu vērtēšanas metodes; operatīvajiem darbiniekiem — viņu veicamo darbu un pierakstu prasības. Prasību interpretācijai un kompetenču vajadzību noteikšanai var izmantot materiālu IRIS (ISO/TS 22163) prasības — kvalitātes vadības sistēma dzelzceļa nozarē. Tomēr apmācība pati par sevi neapliecina ieviešanu. Kompetencei jābūt redzamai lēmumos, darbībās un procesu pierakstos.
Pēc sistēmas darbības sākšanas vadības komitejai periodiski jāvērtē neatbilstību analīzes izpilde, to procesu īpatsvars, kuriem noteikts īpašnieks, rādītāji, riski un uzraudzības kritēriji, kā arī pilna izpildes cikla pierakstu pieejamība. Pārskatu biežums jāpielāgo pārmaiņu tempam un neizpildīto darbu apjomam. Posma pabeigšana jāapstiprina rezultāta īpašniekam kopā ar par ieviešanu atbildīgo personu, izmantojot iepriekš noteiktus izejas kritērijus. Pāreja uz iekšējo vai sertifikācijas auditu ir pamatota tikai tad, kad sistēma pārbaudīta reālos gadījumos, konstatētie trūkumi novērsti un risinājumu efektivitāte verificēta.
Ģenerālmēģinājums pirms audita
Ģenerālmēģinājuma mērķis ir novērtēt sistēmas darbību apstākļos, kas līdzinās sertifikācijas auditam, nevis pārbaudīt mapju pilnīgumu. Iekšējais audits jāplāno pēc procesu un risku principa, aptverot visus būtiskos procesus un sistēmas tvērumā iekļautās atrašanās vietas. Tā vietā, lai katru struktūrvienību pārbaudītu atsevišķi, auditoriem jāizseko konkrēti pasūtījumi, projekti, izmaiņas, piegādes un neatbilstības vairākās organizācijas jomās. Izlasē jāiekļauj procesi ar vājākiem rezultātiem, būtiskas izmaiņas, piegādātāju problēmas un jomas, kurās iepriekš konstatētas neatbilstības.
Novērtējuma ticamību nosaka auditoru neatkarība un pierakstu izlases kvalitāte. Par procesu atbildīgā persona nedrīkst auditēt pati savu darbu. Tas attiecas arī uz kvalitātes struktūrvienības pārvaldītajiem procesiem, kuri jāpārbauda kompetentam auditoram no citas jomas vai atbilstoši izvēlētam ārējam auditoram. Pilns iekšējais audits jāveic pietiekami savlaicīgi, lai paliktu laiks pamatcēloņu analīzei, darbību ieviešanai un to efektivitātes novērtēšanai. Pārāk vēls audits parasti noved pie konstatējumu administratīvas slēgšanas, nepārbaudot sasniegtos rezultātus.
Reprezentatīvu izlasi var veidot ap pasūtījumu, kas aptver prasību saskaņošanu, plānošanu, iepirkumus, izpildi, kontroli un pieņemšanu, un pēc tam sasaistīt to ar tehnisku izmaiņu, kavētu piegādi vai reklamāciju. Auditors pārbauda ne tikai dokumentu esamību, bet arī lēmumu atbilstību pierakstiem, rādītāju ticamību un reakciju uz novirzēm. Gatavību apliecina pilnīgas izlases, kas aptver visu produkta, pakalpojuma, pasūtījuma vai projekta norisi, procesu un atrašanās vietu iekļaušana auditu programmā un neatbilstību faktiskais statuss.
Pēc izmēģinājuma audita vadībai jāveic pārskats, kura pamatā ir aktuāli dati, nevis tikai sanāksmei sagatavota prezentācija. Pārskatam jārezultējas dokumentētos lēmumos par resursiem, riskiem, procesu rezultātiem, piegādātājiem un uzlabošanas darbībām. Īpaši jāvērtē korektīvo darbību efektivitāte. Apmācības, veidlapas maiņa vai uzdevuma formāla slēgšana neapliecina problēmas cēloņa novēršanu. Nepieciešams apstiprinājums, ka problēma neatkārtojas un mainītā darba kārtība darbojas praksē.
Ģenerālmēģinājumā var izmantot materiālā Kā sagatavot uzņēmumu otrās puses auditam pie kritiski svarīga piegādātāja? aprakstītos principus, jo īpaši procesu īpašnieku sagatavošanu, pierādījumu pieejamību un uz faktiem balstītu atbilžu sniegšanu. Tomēr jāsaglabā atšķirība starp auditu mērķiem: klienta audits parasti koncentrējas uz klienta prasībām, konkrētiem produktiem un piegādes riskiem, savukārt sertifikācijas auditā sistēmiski novērtē organizācijas tvērumu, procesu atbilstību un efektivitāti. Šā novērtējuma atskaites punkts joprojām ir IRIS (ISO/TS 22163) — kvalitātes vadības sistēma dzelzceļa nozarē.
Lēmums par gatavību
Gatavība auditam nozīmē organizācijas spēju uzrādīt savstarpēji saskaņotus sistēmas darbības pierādījumus visā deklarētajā tvērumā. Procedūru rakstīšanas pabeigšana vai dokumentācijas formāla apstiprināšana to neapliecina. Vadībai jāapstiprina, ka procesi tiek piemēroti, to rezultāti ir izsekojami pierakstos un procesu īpašnieki spēj pamatot pieņemtos lēmumus, novirzes un veiktās darbības.
Audita datuma galīgajai apstiprināšanai jānotiek kā formālam lēmuma posmam. Organizāciju var virzīt uz auditu, ja ir izpildīti šādi nosacījumi:
- apstiprināts sistēmas tvērums;
- ieviesti tvērumā iekļautie procesi;
- pieejami reprezentatīvi pieraksti;
- veikti iekšējie auditi;
- veikts vadības pārskats;
- apstiprināta pabeigto korektīvo darbību efektivitāte.
Neatrisināti trūkumi var palikt tikai tad, ja ir novērtēta to ietekme, noteikti atbildīgie, reakcijas termiņi un uzraudzības kārtība un vadība ir apzināti akceptējusi atlikušo risku.
Audita datums jāpārceļ, ja pieraksti neaptver tipisku pasūtījuma vai projekta norisi, atbildības ir neskaidras, saglabājas neatrisinātas sistēmiskas problēmas vai nav apstiprināta korektīvo darbību efektivitāte. Tāds pats lēmums ir pamatots, ja pastāv būtiskas atšķirības starp dokumentāciju un praksi. Izmaiņu vadības procedūra nav gatavības pierādījums, ja faktiskās tehniskās izmaiņas tika apstiprinātas ārpus noteiktās kārtības vai bez to ietekmes novērtēšanas.
Vadībai iesniedzamajā lēmuma kartē katra kritērija statuss jānorāda kā „izpildīts”, „izpildīts ar nosacījumiem” vai „nav izpildīts”, kā arī jāuzrāda neatrisinātie sistēmiskie riski, darbību īpašnieki un reakcijas termiņi. Secinājumam jābūt nepārprotamam: „virzīt uz auditu”, „virzīt ar nosacījumiem” vai „pārcelt”. Formālo lēmumu pieņem par tvērumu un resursiem atbildīgā vadība, nevis tikai vadības sistēmas pārstāvis.
Uzticams grafiks tiek izveidots pēc trūkumu diagnosticēšanas un resursu piešķiršanas, nevis skaitot laiku atpakaļ no vēlamā sertifikāta saņemšanas datuma. Galīgajā novērtējumā jāņem vērā gatavības auditam kritēriji un materiālā IRIS (ISO/TS 22163) prasības — kvalitātes vadības sistēma dzelzceļa nozarē izklāstītās prasības.
Masz pytania? Porozmawiajmy.
Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań.
