Systemet er implementeret,
men kræver
løbende struktur.
Administrativ support til ledelsessystemer hjælper med at holde dokumentationen struktureret, procedurerne ajour og organisationen forberedt på kommende audit. Ydelsen er relevant for virksomheder, der vil undgå, at systemet kun fungerer formelt og gradvist mister sin værdi i den daglige drift.
Hvorfor mister et implementeret system
sin effekt i praksis?
Dokumentationen bliver hurtigt forældet
Efter implementeringen følger procedurer, instruktioner og formularer ofte ikke med organisatoriske ændringer, nye ansvarsområder og den måde, medarbejderne faktisk udfører arbejdet på.
Den systemansvarlige og ledelsen er overbelastede
Vedligeholdelse af systemet kræver regelmæssig administration og opfølgning. I den daglige drift mangler der ofte tid, ressourcer og et fast ejerskab til opgaven.
Organisationen reagerer først op til audit
I mange virksomheder begynder oprydningen i systemet først, når en overvågnings- eller recertificeringsaudit nærmer sig. Det skaber tidspres, uoverskuelige arbejdsforløb og unødigt omfattende rettelser.
Systemet mister sammenhæng på tværs af afdelinger
Organisationens forskellige områder udvikler sig ikke altid i samme tempo. Derfor kan dokumentation, ansvar og faktisk arbejdspraksis gradvist komme ud af trit med hinanden.
Der opstår flere huller i systemstyringen
Uden løbende administrativ support er det let at overse områder, der kræver ajourføring, nye registreringer eller yderligere aktiviteter før en ekstern vurdering.
Forsømmelser koster mere end løbende support
Når mindre opdateringer udskydes, vokser problemerne frem mod audit. Det kan medføre et intensivt korrigerende arbejde på et tidspunkt, hvor organisationen har brug for stabil drift.
Vi vedligeholder systemet,
så det forbliver auditklart
Administrativ support handler ikke om en midlertidig oprydning i dokumenterne lige før audit. Vi hjælper virksomheden med at holde ledelsessystemet i overensstemmelse med de faktiske processer, give ledelsen et bedre beslutningsgrundlag og reducere risikoen for mangler ved overvågnings- og recertificeringsaudit.
Supportens omfang
- Ajourføring af eksisterende procedurer, instruktioner og formularer
- Udarbejdelse af supplerende systemdokumentation
- Strukturering af dokumentationen efter organisationens aktuelle processer og arbejdsmetoder
- Support til den øverste ledelse og den systemansvarlige
- Forberedelse af organisationen til overvågningsaudit
- Forberedelse af virksomheden til recertificeringsaudit
- Anbefalinger til aktiviteter, der understøtter vedligeholdelse og udvikling af systemet
Det får I ud af indsatsen
- Et ajourført system: Dokumentation og arbejdsprincipper følger ændringerne i organisationen.
- Mindre arbejde under tidspres: Virksomheden behøver ikke at bringe hele systemet i orden umiddelbart før audit.
- Bedre auditberedskab: Organisationen er bedre forberedt på overvågnings- og recertificeringsaudit.
- Aflastning af organisationen: Ledelsen og den systemansvarlige behøver ikke selv at håndtere hele den administrative del af systemet.
- Større sammenhæng: Dokumentation, ansvar og den faktiske arbejdspraksis udgør ét struktureret system.
- Et grundlag for videre udvikling: Systemet understøtter ikke alene opretholdelsen af certifikatet, men også organisationens fortsatte forbedringer.
Få et gratis
tilbud på administrativ support
Send os dine kontaktoplysninger. Vores procesingeniør ringer tilbage inden for 24 timer, gennemfører en kort indledende afklaring og udarbejder et tilbud på administrativ support til ledelsessystemet, tilpasset virksomhedens størrelse.