O sistema já está implementado,
mas requer
organização contínua.
O apoio administrativo a Sistemas de Gestão ajuda a manter a documentação organizada, os procedimentos atualizados e a organização preparada para as próximas auditorias. Destina-se a empresas que não querem correr o risco de ter um sistema formalmente implementado, mas sem aplicação efetiva nos processos diários.
Porque é que um sistema implementado
deixa de funcionar na prática?
A documentação fica rapidamente desatualizada
Após a implementação do sistema, os procedimentos, as instruções e os formulários nem sempre acompanham as alterações organizacionais, as novas responsabilidades e a forma como as equipas trabalham efetivamente.
O responsável pelo sistema e a gestão estão sobrecarregados
A manutenção do sistema exige atividades administrativas regulares. Na operação diária, é frequente faltarem tempo, recursos e continuidade para as executar de forma consistente.
A organização só reage quando a auditoria se aproxima
Em muitas empresas, a revisão do sistema começa apenas quando se aproxima uma auditoria de acompanhamento ou de recertificação. Esta abordagem aumenta a pressão, gera desorganização e pode exigir correções dispendiosas.
O sistema perde coerência entre departamentos
As diferentes áreas da organização evoluem a ritmos distintos. Como resultado, a documentação, as responsabilidades definidas e as práticas operacionais podem deixar de estar alinhadas.
Aumentam as lacunas no controlo do sistema
Sem apoio administrativo contínuo, é fácil não identificar atempadamente os documentos que precisam de atualização, os registos em falta ou as medidas necessárias para preparar uma avaliação externa.
A falta de acompanhamento custa mais do que o apoio regular
Adiar pequenas atualizações pode originar problemas mais significativos antes da auditoria e obrigar a medidas corretivas intensivas num momento em que a organização precisa de estabilidade.
Mantemos o sistema
permanentemente preparado
O apoio administrativo não se limita a organizar documentos à última hora, antes de uma auditoria. Ajudamos a manter o sistema de gestão alinhado com os processos reais, útil para a gestão e sustentado por documentação e evidências adequadas, reduzindo o risco de problemas nas auditorias de acompanhamento e de recertificação.
Âmbito do apoio
- Atualização dos procedimentos, das instruções e dos formulários existentes
- Elaboração de documentação adicional do sistema
- Organização da documentação de acordo com o funcionamento atual da organização
- Apoio à gestão de topo e ao responsável pelo Sistema de Gestão
- Preparação da organização para auditorias de acompanhamento
- Preparação da empresa para a auditoria de recertificação
- Recomendações para apoiar a manutenção e o desenvolvimento do sistema
O que a sua organização ganha
- Um sistema atualizado: a documentação e as regras de funcionamento acompanham as alterações na organização.
- Menos trabalho sob pressão: a empresa não precisa de reorganizar todo o sistema apenas quando a auditoria se aproxima.
- Maior preparação: a organização fica mais bem preparada para as auditorias de acompanhamento e de recertificação.
- Menor sobrecarga da equipa: a gestão e o responsável pelo sistema deixam de ter de assegurar, sem apoio, toda a componente administrativa.
- Maior coerência: a documentação, as responsabilidades e as práticas operacionais passam a formar um sistema estruturado.
- Uma base para a melhoria: o sistema não serve apenas para apoiar a manutenção do certificado, mas também contribui para a melhoria contínua da organização.
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