Το σύστημα λειτουργεί ήδη,
αλλά απαιτεί
συνεχή οργάνωση.
Η διοικητική υποστήριξη Συστημάτων Διαχείρισης συμβάλλει στη συστηματική τήρηση της τεκμηρίωσης, στην επικαιροποίηση των διαδικασιών και στη διαρκή ετοιμότητα του οργανισμού για τις επόμενες επιθεωρήσεις. Απευθύνεται σε επιχειρήσεις που θέλουν να αποτρέψουν ένα σύστημα από το να υφίσταται μόνο τυπικά, χωρίς να εφαρμόζεται αποτελεσματικά στην καθημερινή λειτουργία.
Γιατί ένα εφαρμοσμένο σύστημα
παύει να λειτουργεί στην πράξη;
Η τεκμηρίωση παύει γρήγορα να είναι επίκαιρη
Μετά την εφαρμογή του συστήματος, οι διαδικασίες, οι οδηγίες και τα έντυπα συχνά δεν ακολουθούν τις οργανωτικές αλλαγές, τις νέες αρμοδιότητες και τον πραγματικό τρόπο εργασίας των ομάδων.
Ο Υπεύθυνος του Συστήματος και η διοίκηση επιβαρύνονται υπερβολικά
Η διατήρηση του συστήματος απαιτεί τακτικές διοικητικές ενέργειες. Στην καθημερινή λειτουργία, όμως, συνήθως δεν επαρκούν ο χρόνος, οι πόροι και η συστηματική παρακολούθησή τους.
Ο οργανισμός κινητοποιείται μόνο πριν από την επιθεώρηση
Σε πολλές επιχειρήσεις, η τακτοποίηση του συστήματος αρχίζει μόλις πλησιάσει η επιθεώρηση επιτήρησης ή η επαναπιστοποίηση. Το αποτέλεσμα είναι πίεση, αποδιοργάνωση και δαπανηρές διορθώσεις.
Το σύστημα χάνει τη συνοχή του μεταξύ των τμημάτων
Οι επιμέρους λειτουργίες του οργανισμού εξελίσσονται με διαφορετικό ρυθμό. Έτσι, η τεκμηρίωση, οι αρμοδιότητες και η πραγματική επιχειρησιακή πρακτική παύουν να ευθυγραμμίζονται.
Αυξάνονται τα κενά στον έλεγχο του συστήματος
Χωρίς συνεχή διοικητική υποστήριξη, είναι εύκολο να παραβλεφθούν πεδία που χρειάζονται επικαιροποίηση, νέα αρχεία ή πρόσθετες ενέργειες ενόψει εξωτερικής αξιολόγησης.
Οι παραλείψεις κοστίζουν περισσότερο από την τακτική υποστήριξη
Η αναβολή μικρών επικαιροποιήσεων δημιουργεί μεγαλύτερα προβλήματα πριν από την επιθεώρηση και επιβάλλει εντατικές διορθωτικές ενέργειες σε μια περίοδο κατά την οποία ο οργανισμός χρειάζεται σταθερότητα.
Διατηρούμε το σύστημα
σε διαρκή ετοιμότητα
Η διοικητική υποστήριξη δεν είναι μια έκτακτη «τακτοποίηση εγγράφων» λίγο πριν από την επιθεώρηση. Βοηθάμε την επιχείρηση να διατηρεί ένα σύστημα διαχείρισης που αντανακλά τις πραγματικές διεργασίες, παρέχει στη διοίκηση αξιόπιστα στοιχεία και περιορίζει τον κίνδυνο προβλημάτων κατά τις επιθεωρήσεις επιτήρησης και επαναπιστοποίησης.
Πεδίο υποστήριξης
- Επικαιροποίηση υφιστάμενων διαδικασιών, οδηγιών και εντύπων
- Κατάρτιση πρόσθετης τεκμηρίωσης του συστήματος
- Οργάνωση της τεκμηρίωσης σύμφωνα με τον τρέχοντα τρόπο λειτουργίας του οργανισμού
- Υποστήριξη της Ανώτατης Διοίκησης και του Υπευθύνου του Συστήματος Διαχείρισης
- Προετοιμασία του οργανισμού για επιθεώρηση επιτήρησης
- Προετοιμασία της επιχείρησης για επιθεώρηση επαναπιστοποίησης
- Συστάσεις για ενέργειες που υποστηρίζουν τη διατήρηση και τη βελτίωση του συστήματος
Τι αποκομίζετε
- Επίκαιρο σύστημα: η τεκμηρίωση και οι κανόνες λειτουργίας ακολουθούν τις αλλαγές στον οργανισμό.
- Λιγότερη εργασία υπό πίεση: η επιχείρηση δεν χρειάζεται να τακτοποιεί τα πάντα την τελευταία στιγμή πριν από την επιθεώρηση.
- Μεγαλύτερη ετοιμότητα: ο οργανισμός προετοιμάζεται πιο συστηματικά για την επιθεώρηση επιτήρησης και την επαναπιστοποίηση.
- Αποφόρτιση της ομάδας: η διοίκηση και ο Υπεύθυνος του Συστήματος δεν χρειάζεται να παρακολουθούν μόνοι τους ολόκληρο το διοικητικό σκέλος.
- Καλύτερη συνοχή: η τεκμηρίωση, οι αρμοδιότητες και η επιχειρησιακή πρακτική συγκροτούν ένα ενιαίο και οργανωμένο σύστημα.
- Βάση για περαιτέρω ανάπτυξη: το σύστημα δεν υποστηρίζει μόνο τη διατήρηση του πιστοποιητικού, αλλά και τη συνεχή βελτίωση του οργανισμού.
Ζητήστε δωρεάν
κοστολόγηση διοικητικής υποστήριξης
Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Ο μηχανικός διεργασιών μας θα σας καλέσει εντός 24 ωρών, θα πραγματοποιήσει μια σύντομη διερεύνηση αναγκών και θα καταρτίσει προσφορά για τη διοικητική υποστήριξη των Συστημάτων Διαχείρισης, προσαρμοσμένη στο μέγεθος της επιχείρησής σας.