Järjestelmä on jo käytössä,
mutta se edellyttää
jatkuvaa ylläpitoa.
Johtamisjärjestelmien hallinnollinen tuki auttaa pitämään dokumentaation hallittuna, menettelyt ajan tasalla ja organisaation valmiina tuleviin auditointeihin. Palvelu sopii organisaatioille, jotka eivät halua järjestelmän jäävän muodolliseksi kokonaisuudeksi ilman yhteyttä käytännön toimintaan.
Miksi käyttöönotettu järjestelmä
lakkaa toimimasta käytännössä?
Dokumentaatio vanhenee nopeasti
Käyttöönoton jälkeen menettelyohjeet, työohjeet ja lomakkeet eivät useinkaan pysy organisaatiomuutosten, uusien vastuiden ja tiimien todellisten toimintatapojen mukana.
Järjestelmävastaavan ja johdon työkuorma kasvaa
Järjestelmän ylläpito vaatii säännöllisiä hallinnollisia toimia, joihin arjen työssä ei useinkaan riitä aikaa, resursseja tai pitkäjänteisyyttä.
Organisaatio reagoi vasta auditoinnin lähestyessä
Monissa yrityksissä järjestelmää ryhdytään saattamaan kuntoon vasta seuranta- tai uudelleensertifiointiauditoinnin lähestyessä. Tämä lisää kiirettä, epäjärjestystä ja korjaustöiden kustannuksia.
Järjestelmän yhtenäisyys heikkenee toimintojen välillä
Organisaation eri osa-alueet kehittyvät eri tahtiin. Tämän seurauksena dokumentaatio, vastuut ja käytännön toimintatavat eivät enää vastaa toisiaan.
Järjestelmän ohjaukseen syntyy puutteita
Ilman jatkuvaa hallinnollista tukea päivitystä, uusia tallenteita tai ulkoiseen arviointiin valmistavia lisätoimia edellyttävät kohdat voivat jäädä helposti huomaamatta.
Laiminlyöntien korjaaminen maksaa enemmän kuin säännöllinen tuki
Pienten päivitysten lykkääminen kasvattaa auditointia edeltävien ongelmien laajuutta ja pakottaa organisaation tehostettuihin korjaaviin toimiin juuri silloin, kun toiminnalta tarvittaisiin vakautta.
Pidämme järjestelmän
jatkuvasti valmiina
Hallinnollinen tuki ei tarkoita asiakirjojen kiireistä järjestämistä juuri ennen auditointia. Autamme pitämään johtamisjärjestelmän todellisten prosessien mukaisena, johdon päätöksentekoa tukevana ja sellaisessa kunnossa, että seuranta- ja uudelleensertifiointiauditointeihin liittyvät riskit pienenevät.
Tuen sisältö
- Nykyisten menettelyohjeiden, työohjeiden ja lomakkeiden päivittäminen
- Täydentävän järjestelmädokumentaation laatiminen
- Dokumentaation yhdenmukaistaminen organisaation nykyisten toimintatapojen kanssa
- Ylimmän johdon ja johtamisjärjestelmästä vastaavan henkilön tukeminen
- Organisaation valmistaminen seuranta-auditointiin
- Yrityksen valmistaminen uudelleensertifiointiauditointiin
- Suositukset järjestelmän ylläpitoa ja kehittämistä tukevista toimenpiteistä
Palvelun hyödyt
- Ajantasainen järjestelmä: dokumentaatio ja toimintaperiaatteet pysyvät organisaation muutosten mukana.
- Vähemmän kiireessä tehtävää työtä: yrityksen ei tarvitse saattaa kaikkea kuntoon vasta juuri ennen auditointia.
- Parempi auditointivalmius: organisaatio on paremmin valmistautunut seuranta- ja uudelleensertifiointiauditointeihin.
- Pienempi kuormitus omalle henkilöstölle: johdon ja järjestelmävastaavan ei tarvitse huolehtia yksin järjestelmän koko hallinnollisesta kokonaisuudesta.
- Parempi yhtenäisyys: dokumentaatio, vastuut ja käytännön toimintatavat muodostavat yhden hallitun kokonaisuuden.
- Perusta jatkuvalle kehittämiselle: järjestelmä tukee sertifikaatin ylläpidon lisäksi organisaation toiminnan jatkuvaa parantamista.
Pyydä maksuton
tarjous hallinnollisesta tuesta
Jätä yhteystietosi. Prosessi-insinöörimme soittaa 24 tunnin kuluessa, kartoittaa tilanteen lyhyesti ja laatii yrityksesi kokoon sovitetun tarjouksen johtamisjärjestelmien hallinnollisesta tuesta.