Non avviare l’implementazione
senza un’analisi
accurata dell’organizzazione.
L’audit preliminare consente di valutare in che misura l’organizzazione risponde ai requisiti della norma scelta, prima di avviare l’implementazione o affrontare l’audit di certificazione. Individuiamo lacune, aree di rischio e priorità di intervento, affinché risorse e investimenti siano indirizzati verso le esigenze reali del sistema.
Perché molte aziende
implementano le norme senza una diagnosi iniziale?
Scarsa conoscenza del punto di partenza effettivo
Molte organizzazioni avviano l’implementazione senza aver verificato quali requisiti siano già soddisfatti e dove si trovino le lacune più rilevanti. Diventa così difficile definire correttamente l’ambito, le priorità e il budget del progetto.
Costi di implementazione non necessari
Senza una valutazione iniziale, tempo e risorse possono essere destinati ad attività che non affrontano le criticità principali e non migliorano concretamente la preparazione alla certificazione.
Valutazione non realistica del livello di preparazione
L’organizzazione può ritenersi prossima alla conformità, mentre nella pratica possono mancare elementi fondamentali del sistema, adeguati controlli operativi o le registrazioni richieste.
Carenze nella documentazione e nelle evidenze
Anche quando alcune attività sono svolte correttamente, spesso mancano evidenze documentate, registrazioni, criteri di controllo o responsabilità chiaramente definite in relazione ai requisiti della norma.
Disallineamenti tra funzioni aziendali
Le diverse aree dell’azienda possono operare secondo regole e prassi non uniformi. In queste condizioni è difficile dimostrare l’esistenza di un sistema di gestione coerente e pronto per una valutazione esterna.
Ritardi prima della certificazione
In assenza di un audit preliminare, le criticità possono emergere soltanto durante l’implementazione o poco prima dell’audit dell’organismo di certificazione, prolungando il percorso e aumentando la pressione sul team.
Prima verifichiamo,
poi pianifichiamo gli interventi
L’audit preliminare fornisce una rappresentazione obiettiva della situazione prima dell’implementazione del sistema o dell’avvio del percorso di certificazione. Esaminiamo i requisiti della norma, lo stato attuale dell’organizzazione e le evidenze relative al funzionamento dei processi. Su questa base elaboriamo un rapporto con le lacune riscontrate, il livello di preparazione e le indicazioni per le attività successive.
Ambito dell’audit
- Definizione dell’obiettivo dell’audit e della norma utilizzata come criterio di riferimento
- Valutazione dello stato attuale dell’organizzazione rispetto ai requisiti della norma
- Esame dei processi principali, delle responsabilità e delle modalità operative aziendali
- Verifica della documentazione, delle registrazioni e delle evidenze di funzionamento del sistema
- Identificazione di lacune, non conformità e aree di rischio
- Individuazione delle opportunità di miglioramento e delle priorità di intervento
- Elaborazione di un rapporto riepilogativo sul livello di preparazione dell’organizzazione
I vantaggi per l’organizzazione
- Un punto di partenza chiaro: conosci la posizione effettiva dell’organizzazione rispetto ai requisiti della norma.
- Una pianificazione più accurata: puoi definire con maggiore precisione l’ambito dell’implementazione, il calendario e il budget realistico delle attività successive.
- Una minore esposizione al rischio: individui le lacune prima che diventino criticità durante l’implementazione o l’audit di certificazione.
- Un percorso di certificazione più efficiente: il team conosce gli aspetti da completare prima dell’intervento dell’organismo di certificazione.
- Indicazioni operative concrete: ricevi un rapporto con le lacune rilevate, la valutazione della preparazione e le indicazioni per il prosieguo dei lavori.
- Un migliore controllo dei costi: concentri gli investimenti sugli interventi che contribuiscono realmente alla conformità del sistema.
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